Skvělé momenty v práci se systémem Microsoftu

Nová verze kancelářského balíku společnosti Microsoft je na trhu a její ambice nejsou nijak malé. Novinek je více ne


Nová verze kancelářského balíku společnosti Microsoft je na trhu a její ambice
nejsou nijak malé. Novinek je více než dost a zástupci firmy nešetří
optimismem. Společným jmenovatelem uváděných produktů, které jsou součástí celé
sady, je přitom pojem produktivita práce. Podívejme se blíže na detaily
provázející uvedení Office System 2003 a na novinky, které kancelářský balík
přináší.
"Great Moments At Work" neboli volně přeloženo "Úžasné chvíle při práci" pod
tímto heslem proběhlo 21. října v New Yorku oficiální uvedení balíku Microsoft
Office 2003 na trh. Klíčovými tématy bylo především zvyšování produktivity a
efektivity práce a hlavní slovo měl Chief Software Architect Microsoftu Bill
Gates. "Někdo se mi zmínil o tom, že se vlastně jedná o první velkou vlnu
nových produktů od doby, kdy jsem se před třemi lety stal hlavním softwarovým
architektem. Doufám, že se nám povede uživatele přesvědčit, že široká škála
toho, co jsme vytvořili, i způsob, jakým je vše propojeno dohromady, tvoří
systém, jenž je založen na jednotném přístupu k architektuře s jasnou vizí, jak
mají jednotlivé produkty spolupracovat. Přístup využívající webových služeb
přitom zajišťuje, že jsme integraci posunuli na další úroveň."
Od 18. listopadu, tedy necelý měsíc poté, je k dispozici česká verze
kancelářského systému. Lokalizace přitom probíhala 9 měsíců, tedy souběžně s
vývojem aplikací, a náklady na ni činí přibližně 10 milionů korun. Slovenská
verze má být dostupná od 4. ledna příštího roku.

Kancelář jako systém
Office už dnes není tím, čím býval. Už totiž není sadou jednotlivých
samostatných aplikací, ale celým systémem, jehož stavební kameny tvoří
aplikace, servery, služby a řešení. Na jejich bázi lze vystavět a propojit
celou firemní infrastrukturu.
V čem vidí nejdůležitější inovace Bill Gates? "Podívejme se na ně v několika
základních kategoriích. První z nich je spolupráce, tedy práce několika lidí v
rámci jednoho týmu, dále pak integrace obchodních procesů, tedy propojení s
back-endovými systémy ve firmě či s uživateli v jiných organizacích, a za třetí
jde obecně o zvyšování efektivity práce v mnoha oblastech."
Mezi společné jmenovatele všech elementů kancelářského balíku patří podpora
standardu XML a komunikace prostřednictvím webových služeb. Díky těmto
technologiím je zajištěno i propojení kancelářských nástrojů s back-endovými
systémy.
Pokud jde o první oblast, jedná se především o propojení balíku Office se
službami SharePoint 2003, které jsou součástí serverové platformy Windows 2003.
Jejich prostřednictvím lze vytvářet webové stránky pro jednotlivé projekty,
které obsahují veškeré informace a dokumenty, jež se k nim vztahují, a určit,
kdo k nim má přístup. Současně lze sledovat, kdo je přítomen on-line a
prostřednictvím služby Live Meeting začít v reálném čase komunikovat s
ostatními členy týmu. Při využití nástroje Project 2003 lze informace z něj
vkládat přímo do stránek portálu SharePoint. Také Live Meeting, což je
hostovaná služba, která umožňuje realizovat konference prostřednictvím webového
rozhraní, patří v rámci kancelářského balíku k úplným novinkám.

Procesy automaticky
Office a obchodní procesy, to je podle Gatese další z rozhodujících momentů,
který hraje důležitou úlohu v systému, který ve svém označení nese letopočet
2003. "Historicky šlo vždy o dvě zcela oddělené věci," říká Gates. Například
práce s informacemi z ERP systému a kancelářskými aplikacemi současně tak byla
pro uživatele časově dosti náročná. Office 2003 dnes nabízí několik nástrojů,
které by měly tento stav změnit. Obchodní procesy lze modelovat pomocí aplikace
Visio 2003 a pomocí diagramů znázornit jednotlivé fáze procesu. Prostřednictvím
web services mohou nástroje sady Office komunikovat se serverem BizTalk a ten
podporuje integraci s back-andovými systémy atd. Důležitý článek zde tvoří
modul označovaný jako InfoPath jedná se o aplikaci, která slouží k tvorbě
dynamických formulářů založených na XML, s nimiž lze díky integraci založené na
webových službách podstatně zjednodušit sběr informací a jejich využití v rámci
procesů.

Cesta informací
K nejzajímavějším novinkám celého balíku především s ohledem na jeho nasazení
ve firemním prostředí bezpochyby náleží již zmíněná aplikace InfoPath. Ta
umožňuje definovat nejrůznější formuláře, a to například úpravou těch, které
jsou již hotové jako součást balíku Office, nebo tvorbou zcela nových. S
formuláři pak lze snadno pracovat s tím, že uživatel je pouze vyplňuje, a
informace jsou automaticky reprezentovány pomocí XML.
Nick Stillings, poradce v oblasti obchodní produktivity, který se podílel na
implementaci balíku Office 2003 ve společnosti Fraser Health Authority, při
uvedení nové verze systému prezentoval, jakým způsobem je zde právě InfoPath
využit k podstatnému zlepšení procesů při realizaci projektů. Zde jsou při
realizaci nových projektů vyplňovány předem vytvořené formuláře, což zahrnuje i
provádění analýzy rizik s projektem spojených, která je založena na několika
heuristických metodách. Po odeslání vyplněného formuláře zajistí BizTalk server
jejich vložení do knihovny SharePointu a zodpovědná osoba, která má oprávnění
takto navržený projekt schválit, současně obdrží e-mail, jenž ji upozorní na
existenci požadavku ke schválení nového projektu. Samozřejmostí je pak také
integrace s Project Serverem, který obsahuje i komponentu Project Web Access,
jež umožňuje prohlížení projektů a zjišťování jejich stavu prostřednictvím
webového browseru.
Pro tvorbu výsledné zprávy či smlouvy týkající se projektu ve Fraser Health lze
pak využít inteligentní dokumenty. Předdefinovaná šablona ve Wordu může
obsahovat několik polí popsaných pomocí XML. Prostřednictvím integrace
zajištěné webovými službami lze do polí importovat informace zadané původně do
formuláře aplikace InfoPath. Takto jsou ve Fraser Health kompletně
automatizovány veškeré obchodní procesy.
Samozřejmostí je možnost integrace aplikace InfoPath se kteroukoliv jinou
součástí sady Office 2003.

Uživatel stranou zájmu?
Jedním z bodů, kolem něhož jsou vedeny rozsáhlé polemiky, jsou jako je tomu
ostatně u každé nové verze tohoto kancelářského balíku otázky důvodů k upgradu
pro koncové uživatele. Ti se zcela pochopitelně snaží zhodnotit, zda jsou pro
ně novinky další verze opravdu nezbytné a užitečné, tedy zda investice nebude
zbytečná.
Při podrobnějším pohledu na oblasti, které tvoří jádro nové verze kancelářského
balíku, je zjevné, že největší důraz byl v rámci nejdůležitějších inovací
kladen na firemní nasazení. Zejména tady se nejvíce projeví výhody spojené se
širší podporou týmové práce, provázání s back-endem, integrace celých
obchodních procesů nebo podpora XML. Je třeba říci, že novinek v základních
aplikacích, jako je Word nebo Excel, není málo, ale ty opravdu zásadní novinky
se vztahují zejména k výše uvedeným oblastem. Nicméně například nový Outlook,
který pro nejednoho uživatele znamená jednu z klíčových aplikací, nabízí nových
nástrojů a vylepšení víc než dost.
Mluvíme-li o přínosech pro koncového uživatele, nelze stranou pozornosti
ponechat fakt, že nová verze kancelářské sady přichází také ve speciální edici
označené jako Verze pro studenty a učitele. Jde o variantu totožnou se Standard
Edition, avšak s výrazným cenovým zvýhodněním.
Častým zdrojem témat k diskusím je srovnání dominantního komerčního balíku s
jeho open source konkurenty, především pak argumenty týkající se faktu, že
většina uživatelů prakticky není vůbec schopná využít rozsáhlých a s každou
verzí neustále přibývajících nástrojů, které Office Microsoftu nabízí. "Nedá se
počítat s tím, že každý uživatel bude potřebovat nebo bude schopen využít 100 %
možností, které náš Office obsahuje," tvrdí Raikes. "O to však ani nejde. Pokud
v nabídce nových nástrojů vámi používaných aplikací najdete alespoň několik
takových, které výrazně ovlivní efektivitu a produktivitu vaší práce, pak má
upgrade smysl." Typickým příkladem je podle něj nová verze Outlooku nebo
aplikace OneNote.

Poznámky jedním tahem
Aplikace OneNote je podle Microsoftu nástrojem, který má znamenat zásadní obrat
ve tvorbě poznámek elektronickou cestou. Jeho funkci lze popsat slovy digitální
poznámkový zápisník, s nímž lze poznámky nejen vytvářet, ale také organizovat,
dále s nimi pracovat a rovněž je sdílet. Své využití najde např. při schůzkách
jednáních či přednáškách, kdy je třeba vytvářet větší množství poznámek a
zanášet doplňující informace nejrůznějšího druhu.
Poznámky lze vytvářet kdekoliv na stránce dokumentu, jestliže používáte tablet
a digitální pero, můžete unázorňovat také grafické prvky například zakroužkovat
část textu, ručně načrtnout graf atd. Současně lze pořizovat zvukový záznam,
který je synchronizován s poznámkami, takže při jejich procházení můžete
poslouchat komentář, který jejich tvorbu doprovázel (tedy např. audiozáznam
jednání).
Zřejmě nejzajímavější možností použití OneNote je jeho instalace v tabletovém
PC, a to proto, že podporuje ruční zanášení poznámek prostřednictvím
elektronického pera a dotekového displeje. Umožňuje však pochopitelně také
práci s klávesnicí, takže jeho instalace je smysluplná i na běžném desktopu.
Jednoduchým přetažením myši lze do poznámek vkládat také grafické prvky a
informace z webových stránek.
Důležité jsou však i následné možnosti organizace pořízených záznamů. Pro
pohodlné listování stránkami lze použít záložky stránek, tzv. Příznaky poznámek
ve formě předem definovaných značek pak dávají možnost označovat poznámky podle
jejich významu. Poznámky se automaticky ukládají už v průběhu jejich tvorby a
OneNote umožňuje i jejich snadné prohledávání. Stejně tak je možné je ukládat
ve formátu HTML a publikovat na webu nebo poslat e-mailem přímo z této
aplikace. Přímo prostřednictvím OneNote lze navíc vytvářet úkoly v Outlooku.
Samozřejmostí je také možnost propojení se SharePoint Services, díky čemuž lze
vlastní poznámky sdílet s dalšími uživateli.
Zřejmě jedinou zápornou stránkou, která uvedení OneNote provází, je fakt, že
není prodávána přímo jako součást některé z verzí sady aplikací, ale zvlášť,
což samozřejmě znamená další pořizovací náklady. Českého uživatele pak může
zklamat, že aplikace není lokalizována.

Snazší projekty s portálem
Mezi jedny z prvních českých firem, která se pro implementaci balíku Office
2003 rozhodla, patří Překladatelský servis Skřivánek. "Naše společnost musí
držet krok s vývojem všech formátů ukládaných informací. Abychom mohli
klientovi zajistit překlad v požadovaném výstupu, je třeba mít aplikace v
nejnovějších verzích, jež se obecně používají," říká Roman Pecl, technický
ředitel firmy. Proto jsme jej se zeptali na podrobnosti a zkušenosti, které
nasazení balíku provázejí.

Můžete popsat implementaci balíku Office u vás ve firmě? Které z aplikací
celého balíku jsou pro vaši firmu stěžejní?
Z balíku Office jsou pro nás stěžejní ty aplikace, které jsou nejpoužívanější u
našich klientů, tzn. Word, Excel a PowerPoint.
S novou verzí Office 2003 testujeme i nový portál Microsoft Windows SharePoint
Services, jež je součástí serveru Windows 2003. Provázanost balíku Office 2003
s ním je vskutku vynikající a vzhledem k našim plánům využívat portál pro
vnitrofiremní komunikaci, realizaci projektů a informační nástěnku je tato
provázanost opravdu přínosem a usnadněním práce. Portál nám usnadňuje i
komunikaci s ostatními provozovnami v ČR i zahraničí. Lze zde vytvořit týmový
web, kam mají přístup jen oprávnění uživatelé, kteří pak jednoduše mohou
pracovat se sdílenými dokumenty. Provázanost Office 2003 s portálem pak
umožňuje práci s dokumentem v týmu (zadání úkolu jinému uživateli nad daným
dokumentem, sezvání ostatních účastníku k diskusi nad dokumentem, přehledná
historie verzí).

Můžete konkrétně uvést hlavní výhody, které vám nasazení přineslo?
V případě využití portálu je patrná jasná úspora času při komunikaci s našimi
ostatními provozovnami. Uvedu příklad. Účastníme-li se tendru pro překlady EU,
jsou k tomu zapotřebí různé dokumenty, nabídky. Ty zpracovávají různí lidé z
provozoven. Pokud chceme nabídnout překlad do češtiny a třeba maďarštiny,
vytvoříme si týmový web, kde budou veškeré dokumenty pro daný tendr, a
jednoduše s těmito dokumenty může pracovat zaměstnanec z ČR nebo Budapešti...
Tato komunikace byla dříve jen na bázi e-mailů, časově náročnější, nepřehledná
a složitá na údržbu všech dokumentů a jejich posledních verzí.

Myslíte si, že by většinu kancelářských funkcí bylo možné nahradit pomocí open
source produktu?
Pochopitelně jsme zvažovali variantu použití open source nástrojů, ale
funkčnost a kompatibilita těchto aplikací není vždy stoprocentní. Nemůžeme
odevzdávat překlady zhotovené v těchto nástrojích, pokud si klient žádá výstup
v Excelu a nebude zaručena plná kompatibilita. Navíc spolupráce Office s
portálem je "z jednoho domu", a to těžko jakýkoli jiný nástroj nahradí.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.