Software pro kanceláře, které drží krok s dobou

Na následujících řádcích se pokusíme zhodnotit poslední vývoj a současně naznačit směr, kterým se budou ubírat ...


Na následujících řádcích se pokusíme zhodnotit poslední vývoj a současně
naznačit směr, kterým se budou ubírat softwarové produkty určené především pro
kancelářské aplikace. Středem našeho zájmu přitom budou nejen produkty, které
slouží k samotné tvorbě a úpravě dokumentů v elektronické podobě, ale také, ty,
jež jsou určené pro jejich správu a šíření, a to nejen v rámci určité
organizace či podniku. Hlavní trend projevující se v posledních měsících a
neustále nabývající na významu by se přitom dal shrnout do jediné věty:
Klíčovou roli ve vývoji aplikací pro elektronické kanceláře sehrává expanze
Internetu a spolu s ním ruku v ruce též expanze elektronického obchodování.
Automatizace pohybu dokumentu
K monitorování a zprostředkování toku dokumentu v organizaci slouží tzv.
workflow aplikace. Zajišťují tedy automatickou kontrolu toho, na kterém místě
(pracovišti) se dokument nachází, stejně tak jako kam bude směřovat dále. Ještě
relativně donedávna bylo téměř pravidlem, že tyto nástroje byly takřka výlučně
integrovány pouze v interních systémech pro správu dokumentů podniků.
Jistě vás už nepřekvapí, jestliže budeme konstatovat, že nejvýraznějším znakem
posledního vývoje je jejich spojení s webovými technologiemi. Na lepší úrovni
je však také jejich lepší provázanost s ERP (enterprise resource planning)
aplikacemi. Už se většinou nejedná pouze o samostatné systémy, ale zákazníci
mají pro automatizaci svých obchodních procesů již běžně k dispozici aplikační
balíky včetně workflow enginů.
To má své výhody zejména v tom, že překonfigurovat workflow systém např. při
změně firemní politiky práce s dokumenty se může ukázat jako docela tvrdý
oříšek. Samozřejmě význam tohoto problému závisí na konkrétním produktu u
některých podobná situace nastat nemusí, druhým extrémem pak je nutnost
"restartování" celého podnikového systému, což je ne vždy zcela bezproblémové.
Ideálním se tedy může jevit řešení, kdy je workflow integrován v dané aplikaci,
čímž se eliminuje riziko, kdy produkty mají jinou infrastrukturu a vyžadují
oddělené programovací rozhraní.
Mohou ale nastat i případy, kdy si konkrétní situace vyžádá použití samostatné
workflow technologie. To především tehdy, jestliže jsou obchodní procesy
organizace příliš komplexní, než aby mohly být adaptovány pro určitý softwarový
balík, nebo pokud instituce v dané době už používá více různých aplikací.
Ať jsou už ale workflow nástroje přímou součástí ERP systému nebo ne, dalším z
blízkých horizontů je jazyk XML, tedy jeho podpora. Právě syntaxe XML se
pravděpodobně stane standardem, jenž umožní výměnu informací mezi různorodými
workflow nástroji, a může taktéž zprostředkovat interakci mezi jednotlivými
interními i externími aplikacemi, včetně propojení mezi tradičním Officem a
Internetem. Rozhodně nezanedbatelný je problém bezpečnosti, proto se musí
počítat také s možností digitálního podpisu, který nahradí ruční podpis na
papírových dokumentech.
Již počátkem 90. let můžeme vysledovat, že workflow aplikace přestaly být
doménou produktů pro document imaging a v současné době jsou již nedílnou
součástí klíčových technologií takových společností, jako jsou IBM, Microsoft,
PeopleSoft nebo SAP. Taková jména byste před třemi lety v této oblasti nejspíš
marně hledali.
Kupříkladu IBM integrovala svůj MQSeries Workflow do svých produktů MQSeries.
Její řešení umožňuje práci s daty aplikací na různých platformách od mainframů
(CISC, IMS) až po Microsoft NT. Pozornost zaměřila také na propojení s Webem.
PeopleSoft a SAP rozšířily možnosti workflow nástrojů ve svých ERP aplikacích
pro nové typy dat, ale i pro jiné systémy. Nové aplikace PeopleSoftu jsou
schopny pracovat např. s dokumenty Lotus Notes a webových stránek. SAP nabízí
svůj Business-to-Business Procurement, který v sobě spojuje workflow a webové
klienty. Zákazníci tak mají možnost procházet on-line katalogem a on-line
vytvářet a vyplňovat nákupní objednávky.
Důkazem vzrůstající důležitosti workflow je bezpochyby i razantní vstup
Microsoftu do této oblasti. Jeho produkt s kódovým označením Tahoe je
upgradovaný Site Server 3.0, který zahrnuje document management, workflow,
podporu XML a publikování založené na šablonách. Stejně tak Polar Server,
spojující v sobě klíčové technologie Microsoft SQL a Exchange Server se bez
workflow neobejde. To je ovšem zatím hudba budoucnosti, i když nedaleké, oba
produkty budou pravděpodobně k mání teprve s dostatečným časovým odstupem po
uvedení Windows 2000. Každopádně se jich nedočkáme dříve než v polovině
letošního roku. Už dnes ovšem někteří z analytiků očekávají, že Microsoft
dosáhne i zde silné pozice.
Také JetForm zdokonaluje své produkty, příkladem je InTempo 4.0. Používá Web
pro automatizaci toku informací mezi zákazníky, partnery a zaměstnanci. To
evidentně velmi úzce souvisí s rozvojem aplikací internetového obchodu.
Optické rozpoznávání znaků
Také OCR je nedílnou součástí systémů pro práci s elektronickými dokumenty.
Stojí hned na počátku řetězce, kdy je papírový dokument převáděn na
elektronický. Po několik posledních let měl trh OCR nástrojů pro desktopy dva
hlavní dominantní produkty: OmniPage společnosti Caere a TextBridge výrobce
ScanSoft. Ostatně výběr produktů na trhu byl zúžen zejména po akvizici dalších
dvou hlavních konkurentů společností Caere. Jedná se konkrétně o společnosti
Calera Recognition Systems, která vyvinula WordScan, a společnosti Recognita
(produkt Recognita Plus).
Naštěstí však dopad tohoto "zúžení trhu" nemusí být negativní, důvodem ke koupi
totiž nebylo jen pouhé odstavení konkurence ze hry, jak bychom mohli očekávat.
Caere naopak dokázala z akvizice vytěžit mnohem více, neboť využila některé
prvky technologií jejich produktů ve svém OmniPage Pro 10. Výsledkem je
nástroj, jemuž se, co do přesnosti, každý nevyrovná. Dokonce i TextBridge za
ním v tomto ohledu zaostává, ale srovnává svůj hendikep velmi jednoduchým
uživatelským interfacem, který umožní zejména méně zkušeným začátečníkům velmi
snadnou orientaci. I takové vlastnosti dnes hrají velmi důležitou roli.
Svojí přesností (více než 99 %) dnes tvoří OmniPage mezi dalšími nástroji
standard, ale jeho silnými stránkami jsou také velmi dobrá schopnost zpracování
stránek s degradovanou kvalitou (což např. u faxů není výjimkou) nebo zachování
některých elementů předlohy. To se týká především charakteru a velikosti
původních fontů, layoutu (např. tabulek) a barevnosti. Nabízí tři funkční mody,
a to AutoOCR, manuální a OCR wizard. V automatickém modu používá předdefinované
parametry, zatímco v manuální umožňuje např. zakreslovat jednotlivé zóny a
změnu preferencí kdykoliv v průběhu procesu převodu. To znamená kupříkladu
překreslit zóny a provést převod znova bez nutnosti opětovného skenování
dokumentu. K dispozici máte pět úrovní zvětšení pro komfortnější porovnávání
původního a rozpoznaného textu. V neposlední řadě je součástí balíku také
OmniPage Web nabízí možnost převodu vícestránkového dokumentu (maximálně 10
stran) na WWW stránku (do HTML formátu).
Druhý jmenovaný výrobce, ScanSoft, představil už v červnu svůj produkt
TextBridge Pro 9.0 Business Edition, který je svými charakteristikami
srovnatelný s OmniPage 9.0 (tedy se starší verzí). Co se týče přesnosti, může
se v některých případech vyrovnat i současnému konkurentovi, verzi 10. Jeho
hlavní předností je, jak bylo řečeno, maximální jednoduchost použití od
skenování až po samotné rozpoznávání a export výsledku do jiných aplikací
(prakticky pomocí tří ikon Get Pages, Recognize a Send). Nedojde tedy ke
zbytečnému zmatení náhodného či příležitostného uživatele, ale na druhou stranu
náročný a zkušený uživatel má možnost konfigurace veškerých parametrů. Zajímavé
možnosti poskytuje také pro práci s formátem PDF (Portable Document Format).
Obrazové dokumenty
Ani technologie digital imagingu se nevyhnuly všeobecným trendům a většina
novinek již naplno počítá (nebo bude počítat) s Internetem. Uživatelé budou mít
možnost nejen pracovat s novými aplikacemi, jejichž důležitou charakteristikou
se stává uživatelská příjemnost, ale mohou využít i zcela nových služeb.
Společnost Intel spolu s MGI Software představily novou webovou stránku
GatherRound. com zaměřenou právě na imaging. Poskytuje zájemcům možnost použít
Internet k šíření vlastních obrazků a fotografií (i textových výtvorů).
Uživatelé si mohou vytvářet vlastní obrazová alba, chránit přístup k nim
heslem, mají-li to zapotřebí, stejně tak vytvářet hlavičky a popis jednotlivých
fotografií/obrázků. Navíc je zde možnost přenášet je pomocí e-mailu. Pro
vytvoření takového alba je zapotřebí pouze stažení příslušného softwarového
nástroje MGI z domovské stránky, jehož název překvapivě zní GatherRound Picture
Organizer. Po ukončení editace stačí už jen kliknout a výsledek je na Webu.
Celá služba je dispozici zcela zdarma.
Image Expert 2000 je upgrade k softwaru pro image management firmy Sierra
Imaging. Nástroj poskytuje editační funkce organizační vyhledávací nástroje a
zahrnuje také webové šablony pro vytváření HTML souborů. Navíc integruje
podporu pro některé digitální fotoaparáty. Pozadu nezůstává ani ScanSoft se
svým balíkem PhotoFactory, který obsahuje tři aplikace pro práci digitální
fotografií (editace a úpravy, animace, organizace a šíření, resp. zasílání
e-mailem). Je dostupný jak pro platformu Windows, tak pro Macintosh.
Mezi další novinky patří např. Real Estate Virtual Tour Wizard 2.0 firmy
Interactive Pictures, vyvinutý pro obchodníky s nemovitostmi, kteří si vytvoří
a spravují své vlastní virtuální projížďky. Nepřekvapí nás už možnost výběru z
nabídky šablon a automatická tvorba programového kódu HTML. Nástroj je k
dostání, jak už je dnes poměrně běžné, jako softwarový produkt nebo jako
součást kitu Real Estate Camera. Navíc uživatelé první verze mají možnost
zadarmo upgradeovat namísto koupě verze nové.
Správa dokumentů
Jednou z největších společností na poli systémů pro správu dokumentů je
nepochybně PC Docs Group, nyní náležející pod Hummingbird Communications. Ta
dosti podstatně upgradeovala balík svých aplikací a výsledkem je systém PC Docs
verze 3.0. Pozornost je soustředěna především na podstatné zjednodušení
přístupu k samotným dokumentům, možnost práce off-line a zvýšenou přesnost
vyhledávání dokumentů v archivech.
Ústředním produktem je nová verze PC Docs Fusion, tedy serverová aplikace,
která a to je největší novinkou, umožňuje běh současně na několika serverech,
což je technika využívaná v technologiích pro správu sítí. Účelem je ochrana
uživatelů před pádem systému nebo před zpomalením při jeho přetížení. Pokud
nastane jakýkoliv problém, probíhající transakce by měla být plynule dokončena
na jiném stroji.
Updatovaná verze PowerDocs, software pro tenké klienty založený na Windows,
používá replikační techniky podobné těm, které jsou používány v groupwarových
balících. Ty umožňují uživatelům pracovat off-line a po ukončení práce
natáhnout nové informace do serveru. Nová funkce se nachází pod označením Solo
a poskytuje možnost práce s kompletním systémem na desktopu nebo na notebooku.
Kontrola verze a přístupů k dokumentu by v moderním systému měla být už
samozřejmostí.
Podle odhadů některých statistiků není dodnes výjimkou, že cca 80 %
elektronických dokumentů organizace tvoří naprosto nestrukturovaný chaos. Ať
jde o nejrůznější poznámky, prezentace či reporty apod. Různé dokumenty, často
vytvářené různými aplikacemi, jsou nesystematicky šířeny v podnikovém systému,
což má negativní dopad na produktivitu práce. Účinným nástrojem v boji proti
těmto zmatkům je řešení pomocí webového portálu, jako je tomu např. u knowledge
management aplikace Docs/Fulcrum 3.0, tedy třetí důležité části celého balíku.
Ta poskytuje jednoduchý přístup k informacím pro všechny zaměstnance pomocí
indexovaných intranetových a internetových stránek, což poskytuje mnohem větší
rychlost oproti vyhledávání indexovaných souborů. Výsledkem je velmi silný
nástroj pro kategorizaci a správu intelektuálních hodnot.
Uvedený Docs/Fulcrum navíc umožňuje indexaci a navigaci informací v množství
různých formátů (databáze Lotus Notes, Microsoft Exchange Server, ODBC
databáze...). Tyto zdroje jsou shromážděny ve společném informačním modelu,
označovaném jako Knowledge Map, který prezentuje vaše informační zdroje jako
jednotnou a logickou hierarchickou strukturu. Uživatelé přistupují k potřebné
složce a nemusejí se starat o to, kde se hledaná informace fyzicky nachází.
Navíc je zde možnost tvorby vlastní Knowledge Map pomocí vlastních složek.
Vyhledávání dokumentů lze provádět prostřednictvím standardního webového
browseru.
Také další významná společnost v oblasti document managementu, FileNet,
provedla výraznou revizi své integrované platformy pro správu dokumentů s
označením Panagon. Nová verze Panagon 2000 se může pochlubit webovou aplikací,
jejíž funkcí je podobně jako v předchozím případě integrace jednotlivých
používaných aplikací a přístup a správa různých druhů dat z jedné lokality. Z
dalších nových vlastností můžeme jmenovat schopnost správy složených a
relačních dokumentů, reportů, integrace workflow nebo podporu formátu PDF.
Stranou tohoto dění nechce zůstat ani společnost Lotus Development, jejíž balík
pro knowledge management s kódovým označením Raven se objeví pravděpodobně v
polovině roku. Důležitou část tvoří firemní portál, který představuje interface
pro přístup k informacím z různých zdrojů (mail, kalendář, diskuzní skupiny,
webové stránky, zdroje zpráv...). Nástroj zvaný "knowledge aplications template
library" bude sloužit k vytváření virtuálních míst pro schůzky. Speciální
vyhledávací mechanismus umožní alokovat lidi, kteří disponují určitými
odbornými znalostmi. K dispozici máte také integrační nástroje, které vývojářům
umožní rozšiřovat existující nebo tvořit nové aplikace využívající uvedených
knowledge management vlastnostní.
Na poli groupwaru pokrývá Lotus v současné době téměř 42 % trhu (Microsoft na
druhém místě 34 %). Nejnovější verze platformy Notes/Domino má pořadové číslo
5. Klient Notes přinesl mnohá zlepšení co do uživatelské příjemnosti. Domino
Release 5 podporuje nyní XML, Microsoft Component Object Model a standardní
internetové protokoly (včetně SMTP, POP3, IMAP4, NNTP...), javovské komponenty
na straně serveru a integruje Domino Enterprise Connection Services pro
zlepšení práce s externími sklady dat. Podstatně byly zlepšeny také možnosti
administrace. Za zmínku rozhodně stojí také to, že Domino R5 je k dispozici i
pro platformu Linux. Podporován je Red Hat Linux 6.0 a Caldera OpenLinux. Další
součástí této rodiny produktů je Domino Designer vývojové prostředí pro tvorbu
aplikací e-commerce.
Kancelářské balíky
Zcela na závěr se zmíníme o tradičních kancelářských balících mezi nejznámější
jména v naší republice patří dozajista Microsoft Office, StarOffice a produkty
domácího zástupce Software602.
Za zmínku stojí rozhodně skutečnost, že společnost StarDivision již náleží pod
Sun Microsystems a jejich balík StarOffice verze 5.1 je šířen volně, ať už na
webové stránce (www.sun.cz) nebo na CD-ROMu. Už před tím, než Sun StarDivision
koupila, měl balík StarOffice 4 miliony uživatelů, kterýžto počet se jen během
prvních týdnů po koupi zvedl o přibližně milion downloadů a je dále šířen
prostřednictvím CD-ROMů přikládaných k časopisům (např. PC World 12/1999).
StarOffice 5.1 je (koneckonců i podle výsledků testu v minulém čísle CW) takřka
srovnatelný s dnešním číslem 1 samozřejmě máme na mysli MS Office (2000). Zbývá
jen počkat na českou verzi (pravděpodobně se objeví ještě v únoru). Jistě se
najdou názory, že StarOffice se v určitých směrech MS Office 2000 nevyrovná,
nicméně "cenový rozdíl" mluví jednoznačně v jeho prospěch a navíc podporuje
platformu Linux a to už dnes může znamenat hodně.
602Pro PC SUITE je pak zástupcem ryze českým, a proto je rozhodně třeba
konstatovat, že má své kvality (zejména textový editor si s konkurenty v ničem
nezadá) a jeho cena je také příznivá. Domácí původ obrátil Software602 ve svůj
prospěch tím, že se součástí produktu stala bohatá souprava šablon pro
nejrůznější administrativní ůčely (obchodní, daňové, právní, finanční...), což
českým uživatelům může podstatně usnadnit práci.
Kancelář nového tisíciletí
Takto bychom mohli pokračovat dále, ale snad lze říci, že vše podstatné bylo
uvedeno. Samozřejmé je, že každý nový produkt, který se na trhu objeví, přinese
nějaké to vylepšení oproti svým předchozím verzím, v lepším případě i oproti
konkurenci, a to vše lze jen velmi těžko postihnout jedním článkem. Proto jsme
se zaměřili na sledování těch skutečně hlavních trendů vývoje. Podtrženo
sečteno: Internet a e--commerce jsou fenomény, s jejichž rostoucím významem
dnes musí počítat úplně všichni, ať už zákazníci, nebo sami výrobci, a vyvodit
si z toho pro sebe patřičné důsledky. Stále více firem si začíná uvědomovat
také důležitost nástrojů pro workflow a knowledge managementu.
Nutnost přechodu k elektronickým dokumentům
Neustále se stupňující rozvoj a vzrůstající význam Internetu je mimo jiné
příčinou rychlého rozvoje e-commerce, což dokazuje především rostoucí objem
zisků realizovaných tímto způsobem. Ve vztahu k tvorbě a skladování dokumentů
to znamená především nutnost přechodu k elektronické formě těchto činností.
Přes nesporné výhody však tento přechod probíhá poměrně ztuha.
Především rozvoj tzv. business-to-business e-commerce vyžaduje přístup naprosto
odlišný od e-commerce orientovaného na spotřebitele, a to jak z obchodního, tak
z technologického úhlu pohledu. Je zde nutná integrace jak na straně zákazníka,
tak na straně prodávajícího. Proto jsou organizace nuceny vyvinout strategie
pro nahrazení papíru médiem odpovídajícím potřebám pro provádění elektronických
obchodních transakcí.
S přechodem k elektronickému obchodování se logicky zcela mění kritéria
efektivnosti a rychlosti pro operace prováděné s dokumenty. To jsou důležité
determinanty konkurenceschopnosti nabízeného zboží či služeb. Množství lidí
např. stále ztotožňuje přechod k bezpapírovému prostředí se skladováním a
archivací dat (v elektronické podobě), ale je nutné si uvědomit, že se jedná o
problém správy dokumentu v průběhu jeho celého životního cyklu. Tedy také
včetně oběhu dokumentu v organizaci a možnosti přístupu a provádění úprav
příslušnými zaměstnanci. A v neposlední řadě stojí také možnost přístupu k
určitým dokumentům ze strany klienta (zákazníka). Není snad nutno zdůrazňovat,
že kdykoliv a odkudkoliv.
Obecně vzato nejde ani tak o to, zda elektronický dokument zcela "vymýtí"
papír. Už dnes si vlastně můžeme říci, že k tomu s největší pravděpodobností
(za našeho života) nedojde, ale pokud se nad touto otázkou zamyslíme, dospějeme
k závěru, že to není samotnou podstatou věci. Důležitý je právě vztah formy
dokumentu a jeho oběhu a dostupnosti. Jinými slovy: je třeba si uvědomit rozdíl
mezi "tisk distribuce" a "distribuce tisk". Řečeno zcela elementárně, druhá
alternativa v souvislosti s tím, co bylo napsáno výše, zajišťuje maximální
efektivitu.
0 0021 / wep









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.