Softwarový úklid v kostce

Velké procento firem využívá neefektivně software, na který byly předtím vynaloženy značné finanční prostředky. ...


Velké procento firem využívá neefektivně software, na který byly předtím
vynaloženy značné finanční prostředky.
Analytici odhadují, že sedm z deseti firem nemá ponětí o tom, kdo z jejich
zaměstnanců vlastně používá nainstalovaný software. Mnohé z těchto firem nemají
přehled ani o tom, co jejich softwarové portfolio obsahuje a zda byly zakoupené
aplikace vůbec kdy nainstalovány. Často nikdo netuší, že drahý software zůstal
zabalený v krabicích, na které se pomalu usazuje prach.
V roce1999 podle Meta Group vyhodily jen americké firmy z okna 90 miliard
dolarů nákupem prostředků, které již vlastnily, nákupem nevhodně zvolených
technologií a zbytečnými platbami za vrácený nebo odepsaný hardware a software.
O pět let později se problém vůbec nezmenšil.Firma Gartner odhaduje, že u
většiny firem existuje typicky 30%rozdíl mezi tím, o čem se domnívá, že je
součástí jejího inventáře,a skutečností.
Přesto mnozí vedoucí IT oddělení ani v současnosti stále ještě neshromažďují
údaje o využívání softwaru a do svých celkových plánů na správu IT tuto činnost
ani nezahrnují. Tudíž firmy stále přeplácejí licence až u 60 % svého
softwarového portfoliaa na druhé straně nedodržují licenční podmínky u dalších
30 %svých softwarových aktiv. Tato čísla alespoň uvádí společnost Gartner pro
americký trh. Není ovšem důvodu se domnívat, že jiné regiony jsou na tom lépe.

Vhodné řešení
Špatná správa IT aktiv není jediným viníkem existence takzvaného shelfwaru,
tedy softwaru ležícího bez užitku ve svých krabicích. Ten se může hromaditi v
důsledku zrušených nebo odložených projektů, zeštíhlování firem,
decentralizovaných nákupů IT, neschopnosti adekvátně školit a následně
monitorovat uživatele nebo nakoupit správnou počátečnítechnologii.
Nabízíme vám čtyři vyzkoušené postupy, směřující k identifikaci a likvidaci
zbytečného shelfwaru a k maximálnímu využití stávajícího softwaru:

Nakupujte s rozvahou
Nakupovat pouze takový software, který potřebujete, a pouze tehdy, když jste
připraveni ho využít. Zní to jako jednoduchá rada, ale nabídky vysokých slev,
dosahujících někdy až 50 %, často vedou firmy k nákupu softwaru předem pro
účely teprve plánovaných projektů,nebo k pořízení většího počtu licencí, než je
aktuální potřeba.Tak se má vytvořit prostor pro budoucí růst. Ani jedna volba
není podle expertů dobrá.
"Problém je v načasování. Čím více nakupujete, tím lepší zaplatíte cenu, ale
také posléze tím více platíte za údržbu," říká Scott Nelson, analytik firmy
Gartner.Poznamenává, že dodavatelé často zahrnují údržbu do ceníkových,nikoliv
snížených cen, a tyto poplatky se pak okamžitě projeví,bez ohledu na to, zda
byl software skutečně nainstalován. Nakonec jsou dlouhodobé úspory zanedbatelné.
To je jedním z významných důvodů, proč například Jim Jackson, CIO společnosti
Polymer Group,nenakupuje zpravidla komplexní softwarové balíky. Namísto toho
zjišťuje spolu se svým týmem IT specifické požadavky skupin uživatelů a
následně pořizuje běžný software, který 70-75 % těchto požadavků splňuje.
"Takto docílíme okamžitých přínosů plynoucích z implementace daného produktu,"
vysvětluje. "Poté přezkoumáme zbývající požadavky a ve většině případů pořídíme
další aplikaci, propojíme ji a dosáhneme naplnění až 90 % původních požadavků.
"A výsledek?Nemáme software, který by ležel na policích," říká Jackson.

2.Vyčleňte zaměstnance
Zaměstnejte člověka, který se bude starat o software. "Je třeba mít někoho, kdo
bude zodpovědný za dohled nad aplikací a nad tím, zda znamená skutečně pro
firmu přínos,"říká Rich Bursek, CIO společnosti Lydian Trust.
V jeho firmě nedávno implementovali systém pro IP telefonii od společnosti
Cisco, v ceně mnoha milionů dolarů. Bursek najal člověka, který má zajistit,
aby zaměstnanci maximálně využívali všechny funkce tohoto systému. Má na
starosti také průběžné školení a hledání dalších způsobů integrace nového
systému pro IP telefonii dostávajících aplikací.
Další zaměstnanec má zajistit nasazení softwaru pro business intelligence a
reporting od firmy CrystalDecisions. "Protože tito zaměstnanci mají pocit, že
dané aplikace vlastní, často jsou nadšení pro jejich využívání," tvrdí Bursek.
Nezbytná je také neustálá ostražitost. Téměř dva roky po zavedení nového
systému pro call centra a služby zákazníkům v ceně 10 milionů dolarů firma
PacifiCorp stále monitoruje, jak uživatelé tento systém využívají, a zajímá se
o jejich názory na něj, čímž chce docílit jeho maximálního využití.
"Po nasazení systému sledujeme,kdo jej využívá, a ptáme se, zda je nutné další
proškolení, udržujeme určité skupiny uživatelů a zjišťujeme, jaké změny by
provedli,"vysvětluje Jann Davis, ředitel systémového vývoje a správy aktiv
firmy.
Jedním z počátečních cílů systému využitého ve firmě PacifiCorp bylo, aby
jejích 325 zaměstnanců v call centrech bylo schopno obsloužit 80 % příchozích
hovorů za méně než 20 sekund.To vyžadovalo naprogramování skriptů uzpůsobených
druhům hovorů,které dvě firemní call centra běžně vyřizují. "Přesto bylo
dodržení pravidla 80/20 problémem, neboť určití členové týmu vyžadovali skripty
i pro ty nejneobvyklejší požadavky zákazníků," říká Davis."Musel jsem jim
neustále zdůrazňovat, že pro běžnou jízdu člověk přece nepotřebuje ferrari."

3. Chtějte peníze
Účtujte za využívání softwaru. Jestliže aplikaci v ceně řekněme půl milionu
dolarů ročně (licence plus údržba) využívá pouze jedno či dvě oddělení,přesuňte
tyto náklady do rozpočtu příslušných oddělení. To alespoň navrhuje Dave
Dworkin, produktový manažer firmy Isogon, zabývající se řízením softwarových
aktiv a konzultantskou činností. "Podobné druhy aplikací vidíme neustále,"
říká. "Je pozoruhodné, jak rychle se bez nich potom dané oddělení obejde."
V pozměněné formě je tento model využíván i v houstonské společnosti BMC
Software,kde veškeré nákupy softwaru schvaluje IT, ale platí je jednotlivá
oddělení. "Pokud někdo chce novou aplikaci, přijde za IT a požádá o ni, ale oni
mu za ni vystaví účet," objasňuje CIO Jay Gardner.Dalším přínosem
centralizovaných nákupů a striktního modelu řízení IT je mnohem přesnější
obrázek o tom, jak je využíván hardwarový a softwarový inventář a celková IT
infrastruktura.
"Abyste udrželi náklady pod kontrolou, potřebujete dobře rozumět tomu, které
aplikace využívají které severy, síťové komponenty a databáze.IT a CIO jsou
donuceni se lépe obeznámit s tímto problémem, protože jsou mnohem více
zodpovědní za peníze, které utrácejí," dodává Gardner.
Na druhé straně Bursek z firmy Lydian tvrdí, že i decentralizovaný model nákupů
IT může zabránit nadbytečným nákupům softwaru nebo pořizování softwaru, který
zůstává nevyužit. U jeho firmy má každá obchodní jednotka vlastní
technologickou skupinu a vlastní odpovědnost za zisk a ztráty. "Nechtějí
nakupovat nadměrně, protože to má přímý dopad na jejich výsledky."

4. Netolerujte duplicity
Jednotlivá oddělení ohromné investiční společnosti Vanguard Group, která
požadují nový software, směřují své požadavky na takzvaného týmového technika,
který má na starosti veškeré akvizice IT. Nejvyšší prioritou týmů je přitom
opětovné využívání již pořízeného softwaru.
"Jestliže skupina uživatelů chce ad hoc nástroj pro výkazy, projdeme
celofiremní inventář aplikací, a pokud máme standardní nástroj,řekneme jim, o
jaký nástroj jde a co je schopen dělat. Jejich úkolem pak je zdůvodnit
nahrazení stávajícího softwaru novým.Více softwarových nástrojů a aplikací pro
stejný úkol prostě není tolerováno," říká John Mercante, ředitel
technologických operací společnosti Vanguard.
"Proto jsou odpisy softwaru stejně důležité jako jeho nákup," zdůrazňuje
Mercante. V roce 2002 jeho firma odepsala 87 softwarových produktů, neboť na
jejich místo nastoupily lepší nástroje. V roce 2001 to bylo více než 100
aplikací.
Firma má také vlastního manažera pro vyřazování softwaru. "Neustále sledujeme,
co jsme zakoupili a co jsme odepsali. Přináší to ohromné přínosy, ale musíte
zvládnout monitorování a odpovědnost," říká Mercante.

Jak začít
"Firmy, které zavedou program pro řízení softwarových aktiv, mohou očekávat
úspory mezi 8-30 % celkového rozpočtu na software," tvrdí Dave Dworkin,
produktový manažer firmy Isogon. Nejlepší na tom je fakt, že velké úspory se
nabízejí pohromadě na jednom výhodném místě firemním mainframu.
"Je lákavé začít na desktopech, protože každý si myslí, že právě tam je
největší problém, ale tato oblast nepřináší okamžité úspory,"říká Dworkin. "Je
mnohem výhodnější začít u mainframů, protože víte, kde se nacházejí, a máte
správce, kteří jsou schopni se o to postarat."
Dworkin se také domnívá, že nejvhodnějším okamžikem pro program řízení
softwarových aktiv je nástup nového CIO nebo CEO. "Tito lidé nemají ve firmě
historii. Jejich úkolem je nastoupit a rychle se rozjet." Oproti tomu CIO z řad
veteránů se může bránit zavedení agresivního plánu pro řízení softwarových
aktiv. "Mnozí z nich to chápou jako snahu, která má definitivně prokázat, že
svou práci posledních pět let dělali špatně," upřesňuje.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.