Soumrak papírové kanceláře přichází jen zvolna

Systémy pro řízení workflow Přes všechny snahy o zavedení "bezpapírové kanceláře" je papír stále ještě nejdůl...


Systémy pro řízení workflow
Přes všechny snahy o zavedení "bezpapírové kanceláře" je papír stále ještě
nejdůležitějším nosičem dat v podnicích. Tento způsob přenášení a zpracování
informací je však nejen pomalý, ale vnáší do celého procesu také řadu chyb.
Nápravu zjedná softwarem podporovaný tok dokumentů, systém workflow.
V dnešních kancelářích má papírová komunikace nadále rozhodující význam. "80 až
90 procent všech informací je dosud vázáno na papír," konstatuje Ashim Pal z
poradenské firmy Meta Group. Důsledkem je, že neproduktivní úkony jako hledání,
kopírování, přenášení a archivování papírových dokumentů spotřebují až 80 %
pracovní doby. Z mnoha důvodů, především ale pro vysoké náklady, nemůže být
taková správa informací perspektivní. Četní vedoucí IT úseků v podnicích se
ptají, proč klesá produktivita administrativních prací každoročně o 5 procent,
přestože jsou pracoviště vybavena výpočetní technikou, a proč se záplava
vyprodukovaného papíru každé čtyři roky zdvojnásobuje. Odpověď ovšem není
snadná.
Jedním z řešení, které se nabízelo místo papíru, byly v minulosti mikrofilmy.
Ty sice mohou zmenšit množství papíru, a ušetřit tak prostor, metody přístupu
se však oproti správě papírové agendy téměř nezměnily. Podstatně vyšší účinnost
elektronických archivních systémů vynikne již ze srovnání, kdy zjistíme, že
obsah normální skříně se 40 pořadači se vejde na jeden jediný optický disk. K
informacím je okamžitý přístup a dokumenty jsou současně k dispozici více
osobám, aniž by se musely pořizovat fotokopie nebo filmové duplikáty. Další
výhodou je možnost rychlého přenosu informací intranetem, Internetem nebo
prostřednictvím ISDN, a to kamkoliv na celém světě.
Elektronický systém workflow
Počátky elektronického zpracování transakcí byly úzce svázány s dlouhodobým
archivováním dokumentů na optických paměťových deskách, a to jako originálních
podkladů. Tento způsob "zobrazení" ještě neumožnil zredukovat hory papíru v
kancelářích. Teprve důsledné ukládání všech informací bez použití papíru, tedy
také integrace informací generovaných výpočetní technikou a elektronické řízení
celého zpracování transakcí zvýšilo produktivitu a snížilo nákladovost. Správa
dokumentů, zobrazování a archivování uzavírají koloběh IT podpory na pracovišti
a zpracování transakcí.
Zavedením systémů workflow se typické kancelářské produkty jako záznamy, dodací
listy nebo formuláře stanou zbytečnými heslem je "bezpapírová kancelář".
Dokumenty obvyklé v obchodním styku mezi podniky jako potvrzení zakázek,
faktury, platby nebo šeky budou přenášeny elektronickou cestou s použitím metod
"elektronické komerce", jako jsou EDI (Electronic Data Interchange), e-mail
nebo fax.
Hnacím momentem pro použití těchto technologií pro výměnu informací uvnitř
podniků i mezi nimi je v první řadě snaha racionalizovat jak vnitropodnikovou
agendu, tak i mezipodnikové transakce. Dohromady pak představují významné
informačně-technické řešení bezpapírového obchodního styku.
Systémy workflow existují teprve asi 10 let. Přesto je počet jejich instalací
několikrát větší než počet instalovaných systémů EDI, které jsou k dispozici
již asi 25 let. Pro EDI přichází konkurence ještě i z jiné strany. Relativně
nový jazyk XML (Extensible Markup Language) se rychle vyvíjí v jednoduchý
univerzální jazyk pro jakoukoliv výměnu dokumentů mezi IT systémy a aplikacemi.
Cílem zavádění systémů workflow je hospodárnější a rychlejší odbavení
existujících obchodních procesů. Proto by se mělo při volbě systému pamatovat
na to, aby náklady na jeho úpravu nebyly příliš vysoké.
Který produkt volit?
Za špičku mezi systémy workflow jsou považovány Lotus Notes, Microsoft Exchange
a Livelink. Podle IDC jsou Notes např. v sousedním Německu dominujícím systémem
na úseku groupware a workflow a pokrývají asi 44 % trhu. Na druhém místě je
Microsoft Exchange asi s 24 procenty. Celosvětově měl Lotus koncem roku 1999
asi 50 milionů uživatelů.
Koncem 80. let byl Lotus se svými Notes pionýrem v oblasti groupwaru a
pracovních skupin a ve využití asynchronních technologií jako jsou e-mail,
diskuzní databáze a aplikace workflow. Do Notes a Domino byly postupně
integrovány všechny moderní techniky síťové komunikace a týmové práce. Z toho
vzniklé produkty typu Sametime umožňují volbu mezi asynchronní a synchronní
komunikací a týmovou práci.
Aktuální standardní klientská aplikace na platformě Notes má číslo verze 5.0.
Zákazník dostane funkce groupwaru, elektronické pošty a workflow, kalendář a
software pro přístup k Internetu. Hierarchickými stupni oprávnění je i v
otevřených sítích zaručen vysoký stupeň bezpečnosti. Notes podporují navíc
mobilní uživatele a umožňují klientské zpracování, čímž se šetří přenosový čas
a náklady. K nejdůležitějším novinkám patří možnost individuálně nastavit
uživatelské rozhraní, pomocí kterého lze uspořádat a organizovat informace z
libovolných datových zdrojů, nezávisle na tom, zda pocházejí z elektronické
pošty, webové stránky nebo z databáze. Filtrační funkce strukturují vstup
informací a pomáhají zvládat penzum e-mailových informací a jiných dat, která
se musejí denně zpracovat.
Domino obsahuje groupwarový server, server pro zpracování dat a webový
aplikační server, které umožňují implementaci interaktivních obchodních
aplikací v intranetu i Internetu. Protože software podporuje všechny důležité
internetové standardy, spolupracuje server se všemi internetovými prohlížeči,
které jsou na trhu. Vlastní i webové aplikace mohou běžet na jediném serveru. K
funkcím pro správu znalostí přibyly v aktuální verzi nové funkce pro mobilní
uživatele například připojení organizérů nebo pagerů, které mohou porovnávat
e-maily nebo záznamy v termínovém kalendáři se serverem Lotus Domino 5.0.
Pomocí "Domino.DOC" lze spravovat dokumenty nejrůznějšího druhu, od obrazů a
grafiky až po datové soubory z kancelářských balíků.
Domino: spíše platforma než aplikace
Domino workflow se dá použít od interní agendy malých oddělení až po
celopodnikové úkoly. Architektura softwaru je založena na síti těsných spojů
mezi třemi ústředními aspekty transakčního procesu: obchodními pravidly,
organizačními strukturami a informačními objekty. Pro analýzu, definici a
realizaci vzájemných vztahů mezi těmito dimenzemi slouží komponenty Workflow
Architekt, Workflow Engine a Workflow Viewer.
Domino Mail Server nabízí škálovatelnou infrastrukturu, která zahrnuje e-mail,
přístup k Internetu, kalendář a časový rozvrh, jakož i funkce pro diskuzní
fóra. Přesahují-li požadavky podniku funkce pro prosté zpracování zpráv, je
možný upgrade na rozšířenou groupwarovou a transakční funkčnost aplikačního
resp. podnikového serveru. Poštovní server mohou používat všichni e-mailoví
klienti, kteří se řídí internetovými standardy. Notes for Messaging se týkají
uživatelů, kteří chtějí nejprve vybudovat infrastrukturu pro zpracování zpráv,
později ji ale eventuálně rozšířit o funkce groupwaru, workflow nebo intranetu.
Favoritem středních podniků je Microsoft Exchange
Konkurenční produkt Exchange Server Microsoftu nabízí podporu SMP, rozsáhlý
výběr protokolů a předkonfigurované groupwarové funkce. Aktuální verze MS
Exchange Server 5.0 bude již brzo nahrazena verzí 2000, která je nyní ve stadiu
Release Candidate 2. Server Exchange 2000 se podle Microsoftu hodí zejména pro
podniky střední velikosti nebo pro filiálky, pro které je důležité zpracování
zpráv a spolupráce. Obsahuje webovou transakční paměť (Web-store), směrování
SMTP, odolné proti poruchám, nový Outlook-Client pro přístup z webového
prohlížeče, instantní messaging a servis pro aplikace typu workflow.
Exchange 2000 Enterprise Server má navíc neomezenou paměť transakčních dat,
kterou je možno rozdělit na samostatné databáze, a podporuje až čtyřcestný
clustering. Exchange 2000 Conference Server nabízí klientskou aplikaci
Netmeeting pro datové, audio a videokonference. Tento server má také služby pro
optimální využití volné šířky pásma v síti (intranetu nebo Internetu), čímž
umožňuje paralelní zpracování proudu dat, audia a videa.
Kanadský vyzyvatel: Open Text
Na stejný trh se dere software Livelink kanadské softwarové firmy Open Text.
Zahrnuje aplikační balíky Správa dokumentů, Workflow, Projekt a Hledání, které
doplňují funkce webového serveru. Správa dokumentů podporuje strukturované
dokumenty, tedy směs textových, grafických a multimediálních souborů. Je těsně
spjata s modulem Workflow. Projektový modul seskupuje informace z různých
pramenů, jako jsou e-mail, dokumenty nebo transakce, v logický přehled o celém
podniku. Vyhledávací modul užívá stejnou techniku jako internetový vyhledávací
stroj Yahoo, byl však rozšířen pro vyhledávání textů ve velkých intranetových
sítích s velmi vysokým objemem dat. Konečně modul "správa" umožňuje obsluhu
jednotlivých modulů browserem.
Takzvaní agenti, tj. malé aplikační programy pro speciální funkce, interaktivně
komunikují s webovým serverem, např. aby kontrolovaly statut transakce nebo
verze dokumentů, a informují uživatele podle předdefinovaných preferencí o
změnách obchodních procesů. Livelink lze pochopitelně přizpůsobit potřebám
uživatele. Stačí, když systémový administrátor vyšle e-mail na příslušnou
adresu, a tím zaktivuje žádanou funkci v browseru.
SAP jako vzor Workflow
Pro podporu celé škály obchodních procesů od prvního kontaktu se zákazníkem až
po vystavení faktur a údržbu dodaného výrobku jsou speciální nástroje na
určitých místech užitečné, zdaleka však ne dostačující. Podle SAPu obchodní
procesy zobrazují tok hodnot a množství v integrovaném cyklu. Proto musejí být
stále aktualizovány. Jsou zobrazovány různými strukturami, jako: zakázkami,
projekty nebo výslednou zprávou. Aby se mohly přizpůsobovat stále rychleji se
měnícím podmínkám trhu, musejí být obchodní procesy zobrazovány v celém svém
průběhu a musí být možno je modelovat, podobně jako architekturu dat a funkcí.
Z modelování obchodních procesů (workflow pro celý podnik) musí vycházet také
přímé napojení na podnikové ekonomické aplikace.
Koncept obchodních transakcí SAPu je založen na následujících základních
principech systému R/3: analýza a modelování obchodních procesů na bázi
analyzátoru R/3 a informačních modelů SAPu; zobrazení podnikových ekonomických
procesů s vysokým automatizačním potenciálem pro standardní postupy a s
rozsáhlými možnostmi úprav a přizpůsobení (customizing) pro optimální integraci
do podnikových transakcí; možnosti řízení a kontroly transakčních a
komunikačních procesů uživatelem; integrace komunikačních procesů externích
partnerů a systémů jakož i integrace stolních aplikací.
Konkrétní řešení
Taková obchodní transakce by mohla vypadat např. následovně: pošta doručí
objednávku zákazníka do podatelny. V rámci vstupního zpracování se dokument
naskenuje a přiřadí se k transakčnímu objektu, který předurčuje další
zpracování. Příslušný referent zakázkového oddělení dostane tento dokument do
své agendy a může ho přímo zpracovávat. Přitom se objeví naskenovaný obraz a
příslušné vstupní okno R/3. Další pracovní kroky standardního zpracování v
rámci evidence zakázek jako úvěrové limity, kontrola dodacích možností a
odfaxování potvrzení zakázky probíhají automaticky v pozadí.
U daného příkladu dostanou všichni zákazníci, kteří udělí objednávku v určitém
časovém úseku, individuální dopis, který je upozorní na aktuální marketingové a
odbytové akce. Program pro zpracování textu je v rámci transakce nastartován
automaticky předložením správného dokumentu. Systém R/3 k tomu poskytne
adresové údaje; ty je také možno aktualizovat v R/3 přímo z dokumentu Wordu.
Jiný příklad: překročení úvěrového limitu vyvolá přes příslušnou aplikaci R/3
následnou akci. Příslušný vedoucí odbytu dostane kopii objednávky spolu se
zprávou Excelu o objednávkové a platební morálce zákazníka jako podklad pro
rozhodování o zvýšení úvěrového limitu. Jeho úprava se provede v rámci
transakce. Povolené zvýšení musí být samozřejmě zaknihováno v systému R/3.
Transakční software předloží vedoucímu odbytu správnou vstupní masku se všemi
potřebnými informacemi. Organizace naší vzorové firmy se postará o to, aby o
zvýšení úvěrového limitu byl informován příslušný Controller. K vyhodnocení
celkového úvěrového rizika podniku předloží systém R/3 zprávu s přehledem o
deseti největších zákaznících a jejich platebním chování. Data k tomu potřebná
nemusí být nutně brána jen ze systému R/3, nýbrž mohou být načtena i z jiných
databází a navzájem sloučena.
Webový transakční modul v systému R/3 umožňuje zpracování podnikových
ekonomických toků jak uvnitř celého podniku, tak i mimopodnikově. Například
odbytoví pracovníci v terénu si mohou vyvolat objednávky zákazníků ze svých
notebooků.
Formuláře převzaté z Internetu postupuje R/3 dál. Software řídí další potřebné
kroky, jako např. kontrolu stavu zásob, finanční a odbytové procesy. Odbytový
pracovník se systémem nemusí vůbec zabývat a nepotřebuje ani speciální R/3
obrazovku. Každý uživatel proto může s webovým transakčním workflow pracovat
rychle a jednoduše.
Návrh programu workflow je podporován formuláři a postupnými instrukcemi.
Navržené programy workflow je možno individuálně upravovat. K tomu účelu jsou k
dispozici funkce jako vícestupňový schvalovací postup, elektronický oběh
dokumentů, zpracování chybových hlášení a generování jednoduchých pracovních
postupů k jednotlivým obchodním objektům.
Budoucnost je na Webu
"Přístup k početným dokumentům na Webu, který je již dnes možný, a stále
rostoucí zájem firem a institucí o tuto formu výměny informací, velmi zvýšil
potřebu odpovídajících forem správy dokumentů," říká se v dokumentech IDC.
Dalším krokem bude kombinace správy dokumentů a postupů vzájemné spolupráce v
podniku i mimo něj. Webové systémy workflow proto budou zřejmě i nadále patřit
k segmentům zpracování informací s velkým růstovým potenciálem.
Aplikace typu workflow tak znamenají víc než jen pouhou automatizaci toku
papíru. Podnikové postupy lze nově organizovat, efektivnější zpracování přinese
konkurenční výhody, které rozhodují o dlouhodobém úspěchu na trhu. Začít by
měly podniky tím, že na některém úseku zavedou jedno nebo několik izolovaných
řešení, které přinesou v krátké době znatelné ulehčení a které pak budou
integrovat. Při těchto projektech se doporučuje objednat si pomoc nezávislých
poradců.
0 1407 / pen

Konkurence z Japonska
Zdá se, že přichází nový velký konkurent již zavedených dodavatelů groupwaru:
firma Sumisho Computer Systems uvedla na trh webový groupwarový produkt pod
názvem iOffice 2000. Klientem je normální webový browser, server běží na více
platformách. Seznam funkcí zahrnuje mimo jiné e-mail, kalendář, rezervaci
zdrojů, evidenci úkolů (To do list), správu dokumentů a modelování transakcí.
Software podporuje definici skupin a podskupin, takže lze vytvářet organizační
struktury. V Japonsku byl tento software zaveden již ve více než 1 000
podnicích. Bližší informace lze nalézt na www.scseuro.de/ioffice2000.

Mluvte na groupware
Na slovo poslouchá uživatele groupwarová aplikace Gedys Office na platformě
Notes. Dodavatel, softwarová firma z německého Braunschweigu (www.gedys.de),
integrovala k tomu účelu do "Office" nástroj IBM Viavoice k rozpoznávání hlasu.
Software umožňuje vytvářet a odesílat e-mail a fax a je především určen pro
používání v kombinaci s diktafonem.

Bez papíru? Ani náhodou!
Ještě dlouho si počkáme na "bezpapírovou kancelář". Studie výrobce tiskáren
Xerox ukazuje, že evropští manažeři raději zacházejí s papírem než se
softwarem. Studie nazvaná "Perspektivy řešením je digitální kancelář 2000"
odhalila, že problémy bezpapírové kanceláře jsou spíše psychologické než
technické: tři čtvrtiny dotázaných v celé Evropě chtějí archivovat důležité
dokumenty raději v papírové než v digitální formě. 60 % jich čte dokumenty
raději na papíře než na obrazovce, každý třetí si digitální dokument vytiskne,
když jej má číst. Ovšem e-mail a webové stránky jsou jako informační zdroje
velmi důležité.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.