Systém, který spojil celou republiku

Společnost Vltava-Labe-Press (VLP), jeden z největších vydavatelských domů v České republice, se rozhodla změnit svoj...


Společnost Vltava-Labe-Press (VLP), jeden z největších vydavatelských domů v
České republice, se rozhodla změnit svoje klíčové podnikové procesy. Po
důkladném výběrovém řízení se jejím partnerem pro oblast ekonomiky stal systém
ERP BYZNYS Win společnosti J.K.R. Doposud společnost VLP využívala jako základ
svého ekonomického informačního systému řešení postavená na bázi MS DOS. Tento
systém se rozhodla nahradit komplexním řešením, a to především z důvodu
zvyšujících se nároků na výstupní analýzy a podporu managementu. Společnost
zaznamenala v posledních letech mnohonásobný nárůst a spojením do té doby
krajských vydavatelských domů pod společnou značku došlo k velmi významnému a
zásadnímu zvětšení datové základny. I tento fakt se stal jedním z důvodů změny
systému.
Výchozí situace Společnost VLP je členěna na jednotlivé divize (celkově se
jedná o cca 200 středisek), které jsou rozmístěny po celé České republice.
Každá divize je samostatnou účetní jednotkou (divize Jih, divize Sever, divize
Východ, divize Západ, divize Morava jih, divize Morava sever, divize Morava
střed, divize Vysočina, divize Mír, divize Praha, divize Centrála a konečně
divize Inzertmedia). Systém byl instalován v každé divizi samostatně. Zadávání
dat probíhalo pouze na úrovni jednotlivých divizí, v případě vnitropodnikových
operací probíhaly přenosy dat. Řešení V rámci analýzy procesů byl v úvodní
části společně určen způsob promítnutí organizační struktury firmy VLP do
nastavení výchozích parametrů systému. Bylo například nutné rozhodnout, do jaké
míry mají být divize datově a funkčně odděleny to znamená stanovit, zda se k
nim má systém chovat jako k samostatným organizacím, jejichž data budou
konsolidována, anebo jako k jednotlivým divizím jedné organizace. Po úvodní
analýze prostředí byl stanoven postup implementace a v krátké době se
přistoupilo k nasazení systému BYZNYS Win. Na základě analýzy bylo stanoveno,
že všichni uživatelé budou přistupovat k datům uloženým ve společném datovém
modelu na jednom logickém místě, odlišná budou na základě definovaných
přístupových práv pouze pravidla a způsob přístupu. Díky tomuto modelu jsou
data všech divizí v jednotlivých modulech mezi sebou úzce provázaná, což se
vztahuje také na vytváření účetních záznamů ze zdrojových aplikací a jejich
přenos do účetnictví. Prakticky je tak vyloučen vznik nekonzistence dat,
případy dvojího zaúčtování, chybného účtování mezi divizemi a podobně. To vše
vede k výraznému zkrácení času potřebného k provedení centrální účetní
uzávěrky. Účetní uzávěrka představuje velmi jednoduchý proces kontroly
dokončení všech rozpracovaných transakcí celé skupiny, které spadají do daného
účetního období, následného uzavření období a zpracování uzávěrkových sestav.
Systém umožňuje paralelní účtování do více účetních období, takže provedení
účetní uzávěrky nijak neomezuje rutinní práce s informačním systémem.
Co je třeba před realizací?
Ještě před vlastní realizací bylo s ohledem na výsledky analýzy nutné:
n Zajistit komunikaci s řadou externích softwarových řešení.
n Zajistit přechod z off-line zpracování na kompletní on-line provoz všech
divizí společnosti.
n Prohloubit datovou integritu a zvýšit bezpečnost dat.
n Sjednotit číselníky obchodních partnerů a zboží (skladových karet). n Z
důvodu možného výskytu duplicit provést kompletní analýzu číslování karet
majetku a kmenových karet zaměstnanců. Jak na sloučení dat
Po datovém sloučení všech dvanácti divizí společnosti VLP byla zajištěna
okamžitá jednoznačná identifikace jednotlivých dokladů. Kvůli zachování
kompletního střediskového zpracování podle jednotlivých divizí i po sjednocení
datové základny byla ještě více rozšířena podpora střediskového pohledu na
zpracování dat. Díky tomuto rozšíření funkcionality systému lze zpracovávat
komplexně na základě definovaných přístupových práv pouze vybraná střediska
(divize), a to napříč celým systémem. Následně po úspěšném zajištění
kompatibility dat bylo provedeno zadání dat na SQL server (to znamená takzvaný
Upsize). Tato data prošla kontrolou a byla provedena i finální korekce dat.
Vyzkoušeny byly i převodové můstky umožňující natažení dat z externích aplikací
(zejména inzertní a distribuční systémy či kalkulační systém) do systému BYZNYS
Win.
Výhled do budoucna Po úspěšném předání první fáze implementace, která spočívala
především v nastavení společného zpracování pro centrálu, pro krajské divize a
pro novinová centra, bude zahájena fáze druhá. Ta bude spočívat v nasazení
systému i pro jednotlivé redakce ve všech regionech po celé ČR. Základem bude
on-line napojení dalších 75 míst/redakcí na společnou datovou základnu. Do
systému BYZNYS Win tak bude schopno přistupovat již 175 uživatelů z celé ČR.
Dalším krokem při implementaci systému ve společnosti VLP bude nasazení systému
MIS Excellent. Díky tomuto modulu získá společnost VLP řešení pro finanční
analýzu firmy. Controllingové oddělení dostane do ruky nástroj, jenž realizuje
zpětnou vazbu v procesu řízení. Z dat všech divizí automaticky sestaví
aktuální, komplexní a zdůvodněné ekonomické informace.
(pal) 6 1350
Hlavní přínos řešení:
Sjednocení dat do jediné databáze. Centrála tak má okamžitý přehled o
jednotlivých divizích, aniž musí být realizovány pracné off-line přenosy a
konsolidace. Centralizované řešení rovněž umožní přímé přeúčtování nákladů/
výnosů mezi jednotlivými divizemi, odpadnou i časově náročné kontroly účtů
vnitřního zúčtování, přes které je přeúčtování realizováno.
Ochrana dat spočívá v jednoznačném určení práv v rámci rezidentního
střediskového zpracování. Zajištění jednotných číselníků společnosti a jejich
jednodušší údržba.
Možnost komunikace s produkty MS Office přímo z prostředí systému BYZNYS Win.
Nad základními daty je vybudován reportingový systém.
Podpora finančního řízení a jednotné řízení pohledávek.
Sjednocení administrace a údržby IS v celé společnosti, snižování režijních
nákladů.
Velikost datové základny společnosti VLP:
OblastPočet dokladů
Finanční účetnictvícca 1 500 000 ročně
Faktury vydanécca 200 000 ročně
Faktury přijatécca 50 000 ročně
Pokladní záznamycca 80 000 ročně
Profil klienta, firmy Vltava-Labe-Press
Vltava-Labe-Press, a. s., patří mezi největší vydavatelské domy v České
republice se základním kapitálem necelé dvě miliardy korun. Vydává 72
regionálních deníků (Deníky Bohemia, Deníky Moravia) sdružené v inzertní síti
VLP TOTAL, devět zcela samostatných týdeníků a 18 týdeníků vkládaných.
Samostatným titulem VLP je celostátní deník ŠÍP.
Vltava-Labe-Press je rovněž majoritním vlastníkem společnosti, která vydává
nejčtenější český televizní magazín TV magazín.
Profil J.K.R.
Společnost J.K.R. (www.jkr.cz) byla založena v roce 1991 jako česká firma bez
zahraničního kapitálu a cizího know-how. V současnosti je významným dodavatelem
ERP systémů. Má pobočky v Praze, Plzni a Teplicích, externí servisní střediska
ve všech krajích České republiky a rozsáhlou distribuční síť. Společnost J.K.R.
je autorem a dodavatelem podnikového informačního systému BYZNYS Win. Její
roční obrat dosahuje řádu desítek milionů korun. Základním a stěžejním cílem
společnosti je dodání podnikového informačního systému a jeho plnohodnotné
zprovoznění včetně uživatelské konzultační a metodické podpory.
ERP BYZNYS Win Systém BYZNYS Win je základním stavebním kamenem digitálního
nervového systému firmy. Je projektován pro zvládnutí vysokých nároků uživatele
z hlediska objemu zpracovávaných dat, náročnosti na zpracování a výstupů.
Nabízí svým uživatelům moderní grafické prostředí, bezpečnou správu datové
základny a rychlý přístup k této datové základně. Systém BYZNYS Win na
platformě Windows je jako 32bitová vícevrstvá aplikace klient/server vyvíjen od
roku 1997.
Systém BYZNYS Win tvoří následující základní moduly:
n Jádro systémun Finanční účetnictví
n Fakturacen Evidence majetku
n Mzdy a personalistikan Skladové hospodářství
n Bankovní operacen Zakázky
n Pokladnan Informace
n Manažern CRM
n Workflown Centrum sdílení dokumentů
n BYZNYS Win mobilen BYZNYS Win OLAP
n Doprava n Výroba n Excellentn iBYZNYS
Ocenění a certifikace
n Společnost J.K.R. je držitelem certifikátu kvality ČSN EN ISO 9001:2000.
n ERP BYZNYS Win získal v roce 2005 Microsoft Platform Test for ISV Solutions.
n Společnost J.K.R. je Microsoft Gold Certified Partner.
n Společnost J.K.R. je členem Microsoft ISV Royalty Licensing Program.
n ERP BYZNYS Win je certifikován společně s DOAS-II jako Dealer Management
System pro dealery společnosti Ford.
n Systém BYZNYS Win je pravidelně 2x ročně auditován.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.