Systémy pro správu obsahu nabízejí řadu nových služeb

Pojmy jako elektronický obsah a správa obsahu (Content Management) se v době dot.comové euforie staly velmi populárními....


Pojmy jako elektronický obsah a správa obsahu (Content Management) se v době
dot.comové euforie staly velmi populárními. Primárně jsou chápány v souvislosti
s vytvářením, ukládáním a správou obsahu, který firmy publikují na svých
webových stránkách, sekundárně pak se správou digitálního obsahu ve firmě jako
takové v intranetu a v informačních systémech obecně. Systémy pro správu obsahu
zpravidla nabízejí nástroje pro obě tato pole působnosti.
Současně vznikající systémy pro správu obsahu (Content Management System CMS)
nabízejí funkce, které se již dříve používaly u etablovaných systémů správy
dokumentů (Document Management System DMS). Ke společným schopnostem patří
především řízení přístupu uživatelů prostřednictvím správy práv, hledání
dokumentů podle vytvořených metadat nebo ukládání různých verzí dokumentů.
Webové systémy pro správu obsahu musejí navíc počítat s požadavky nového média,
např. s oddělením obsahu a vzhledu (layoutu), nebo se specifiky hypertextu.
Důležité zde jsou např. funkce správy odkazů (link management).
Enormní nárůst objemu digitálního obsahu ve firmách vedl především velké
výrobce k propagaci řešení tzv. ECM Enterprise Content Management. To si má
poradit s kompletní digitální smrští informací, kterou má na svědomí plošné
zavedení e-mailu, úspěch elektronických prodejních kanálů a vznik nových typů
médií.

E-maily a spol.
Především e-maily zaplavují denně firmy ohromným množstvím informací. Pomocí
techniky Unified Messaging se k nim pak přidávají data z dalších kanálů, jako
např. fax nebo hlasová pošta. Ačkoliv je mnoho informací krátkodobých a
nedůležitých, představují e-mailové databáze pro firmy ohromnou zásobárnu
informací. Tuto skutečnost lze ověřit na chování mnoha uživatelů, kteří pomocí
fulltextového vyhledávání pátrají ve své úžasné hierarchii e-mailových adresářů
po nejrůznějších kontaktech nebo vyvolávají informace o různých dohodnutých
aktivitách.
I přes částečnou krizi a konec dot.comového nadšení roste význam e-businessu.
Ať se jedná o nákup vstupů nebo naopak o dodávky hotového zboží či polotovarů,
podniky realizují stále více procesů prostřednictvím elektronických médií.
Jestliže klasické disciplíny správy dokumentů spočívaly v evidenci tištěných
dokumentů nebo v archivaci informací, které byly získávány na papíře, jsou nyní
obchody stále více prováděny na základě elektronických dokumentů.
Vedle takovýchto transakčně orientovaných aplikací narůstá význam řešení pro
týmovou práci. Pod ni spadají také systémy pro on-line konference, internetovou
telefonii nebo e-learning. Ty často produkují informace ve formě video nebo
audio dat, která musejí být stejně jako jiné druhy obsahu ukládána, spravována
a opět nacházena.
Množství formátů obsahu, scénářů jejich využití a používaných aplikací klade na
systémy ECM nemalé požadavky. Je zřejmé, že jak výrobci webových CMS, tak i
poskytovatelé DMS chtějí těmto požadavkům vyjít vstříc a vybavují své systémy
odpovídajícím způsobem. K hlavním výrobcům zde patří společnosti Day,
Documentum, Filenet, Gauss, Imanage, Interwoven, Stellent, Tridion nebo
Vignette. Jako jejich konkurenti pak stále častěji vystupují výrobci ERP a
běžného "infrastrukturního" softwaru (IBM, Microsoft).

Ze všech stran něco
Mohutné objektové relační databáze mají všechny podstatné předpoklady pro
ukládání a správu velkého objemu digitálního obsahu. Vhodnými funkcemi
disponují i portálové softwarové balíky. Ty slouží buď jako doplněk pro ECM
systémy, nebo pokrývají, jako je tomu v případě produktů SAP, samy podstatnou
část jejich funkčnosti. Aplikační servery se hodí jako ideální základ pro ECM
software a nabízejí v mnoha případech také portálové funkce pro prezentaci
obsahu různých kanálů.
V současné době je trh CMS ještě značně roztříštěný a zahrnuje více než sto
dodavatelů. Mnoho systémů ovládá především správu webových stránek, jiné
spoléhají na DMS a nabízejí v oblasti webových obsahů jen velmi chudý rozsah
funkcí. Analytici se shodují v tom, že se tento trh v několika příštích letech
značně zkonsoliduje. Stejně jako v jiných odvětvích lze předpokládat, že dobrá
nabídka produktů sama o sobě neochrání výrobce před krachem.
To je zřejmé i na příkladu firmy Divine, jejíž portfolio z větší části
splňovalo kritéria ECM, ale i tak musela v lednu vyhlásit konkurz (její
aktivity v oblasti ECM převzala společnost FatWire Software). Giganti
softwarového průmyslu sice ohledně svého portfolia zatím zaostávají za
specializovanými výrobci, ale těší se u uživatelů větší důvěře, a mají tedy v
tomto ohledu také své slovo.

Oracle, Microsoft a IBM
Oracle ve své platformě, skládající se z databáze, aplikačního a integrovaného
portálového serveru, disponuje téměř všemi funkcemi, které jsou v rámci ECM
vyžadovány. K nim patří vedle standardních autorských nástrojů, nástrojů pro
řízení workflow a vyhledávacích funkcí také podpora personalizovaného zobrazení
obsahu nebo podpora pro týmovou spolupráci. Společnost sice nepatří v současné
době v uvedené oblasti mezi největší dodavatele, mohla by ale podle společnosti
Meta Group této pozice dosáhnout v průběhu příštích dvou let.
Podobný vývoj očekávají analytici v případě Microsoftu, který se do oblasti
správy obsahu zapojil převzetím kanadské společnosti NCompass před dvěma roky.
Základ jeho ECM má tvořit projekt Jupiter, který vznikl sloučením BizTalk
Serveru, Commerce Serveru a Content Management Serveru.
Z jednotlivých produktů sestavené funkce pro řízení workflow, personalizaci a
směrování dokumentů na základě definic obchodních procesů odpovídají požadavkům
na ECM. Microsoftu by mohla napomoci silná orientace některých uživatelů na
velké výrobce. Podle údajů společnosti Meta Group uzavřela Gatesova společnost
od převzetí firmy NCompass v každém kvartálu více smluv na webové CMS než
kterýkoli z ostatních konkurentů.
V této vznešené společnosti by se podle analytiků měla objevit také IBM. Tato
společnost disponuje již dnes díky svému produktu Content Manager vhodným
systémem. Protože ale přichází z oblasti správy dokumentů, vykazuje ještě
nedostatky při správě webového obsahu společnost Forrester Research proto IBM v
minulosti doporučila, aby se ucházela o Content Server z konkurzní podstaty
společnosti Divine zmíněné již výše. Velká Modrá má ale spíše v plánu využít
řadu produktů z portfolia Lotusu.
Předností uvedených dodavatelů běžného infrastrukturního softwaru by také mohla
být možnost použít CMS funkce na vlastních aplikačních serverech. Aplikace by
tak byly automaticky rozšířeny také o další vlastnosti, které jsou v podnikovém
využití často vyžadovány. K nim patří schopnost škálovatelnosti nebo
zabezpečení proti výpadkům pomocí rozdělení zatížení, clustering a správa
pomocí integrovaných nástrojů.

Správa znalostí
Velkou předností ECM a v tom se shodují všichni analytici není správa obsahu
sama o sobě, ale aplikace, které umějí v něm obsažené informace extrahovat a
distribuovat po firmě. Z tohoto důvodu vzniká úzký vztah mezi ECM a KM
(Knowledge Management správa znalostí) a systémy pro spolupráci. Technologie KM
přicházejí ke slovu, když mají být z velkých datových fondů zjištěny konkrétní
informace, automaticky kategorizovány součásti obsahu nebo mají být strojově
zjištěny zájmové profily a kompetence uživatelů.
Systémy hlavních poskytovatelů disponují integrovanými vyhledávacími stroji a
jsou většinou schopny kategorizovat jednotlivé části obsahu na základě
automaticky vytvořených metadat. K pokročilým vlastnostem patří strojové
vytváření taxonomií, tedy systémů, na jejichž základě jsou dokumenty děleny do
kategorií.
Pro velké množství úkolů se mezi poskytovateli etablovali specialisté. Věhlas
získala např. firma Autonomy díky automatické klasifikaci textů. Firma Verity
se zase může pochlubit několikaletou zkušeností s vyhledávacími stroji. Protože
žádný z poskytovatelů nepokrývá celý rozsah funkcí ECM, nepřekvapí skutečnost,
že jsou technologie těchto poskytovatelů používány v mnoha různých produktech.
Vignette např. spoléhá na Autonomy, Documentum, Filenet, Interwoven nebo
Stellent jsou partnery Verity. Pokud poskytovatelé do svých systémů integrují
CMS služby pro rešerše a kategorizaci, bude to jistě krok správným směrem. V
budoucnu pak mohou být doplněny nebo nahrazeny externími produkty.
Velký užitek by to zřejmě přineslo v případě, kdyby poskytovatelé ECM, kteří
ukládají obsah ve svých vlastních databázích, nedostatečně podporovali pomocí
svých integrovaných vyhledávacích strojů velké množství datových zdrojů. Tehdy
by totiž externí nástroje umožnily, aby se pomocí dotazů neprohledávaly pouze
dokumenty, které jsou uloženy v centrálním skladu ECM, ale v ideálním případě
také různé databázové a messagingové systémy a webové stránky. Toto uvádí jako
podstatné kritérium pro ECM také firma Butler Group ve své nejnovější studii
"Enterprise Content Management: Building a Scalable and Effective Content
Infrastructure".
Na spolupráci se nespoléhají jen etablované firmy jako Interwoven, Vignette
nebo Stellent a nejde pouze o vyhledávání. Na základě rozmanitých požadavků
zákazníků poskytovatelé DMS vidí svoji šanci také v rozšiřování e-mailových
systémů o archivační řešení.
Kvůli vzrůstajícímu významu komunikace prostřednictvím digitálních dokumentů je
již v mnoha zemích ustanoveno, že e-maily musejí být po určitou dobu
archivovány. Při vyšetřování hospodářské kriminality hraje vyhodnocování
elektronické pošty stále větší roli např. v USA. Také v sousedním Německu již
přede dvěma lety podpořilo snahy DMS firem ministerstvo financí, když
zveřejnilo Zásady pro přístup k datům a ověřitelnosti digitálních médií.

Řízení workflow
Při tvorbě komplexního digitálního obsahu je zpravidla nezbytná spolupráce v
týmu. Proto patří systémy pro řízení workflow v současné době ke standardní
výbavě CMS. Prostřednictvím definovaných rolí a informací o stavech dokumentů
je řízen průběh dokumentů předdefinovanými procesy. Takto řízená kooperace se
hodí pro pevně dané postupy, např. zpracování nabídek nebo kontrolu toho, které
texty mají být na webové stránce kdy uvolněny.
Pokud chce více autorů vytvářet společně rozsáhlé dokumenty, narazí u
jednoduchých systémů na hranice jejich možností. Systémy řízení workflow mnoha
výrobců ovládají v současné době paralelní zpracování a větvení pracovního
postupu v závislosti na splnění určitých podmínek. To však umožňuje předání
dokumentu na další stupeň zpracování až tehdy, když všichni zúčastnění provedli
potřebný pracovní krok. Pro relativně spontánní spolupráci autorů, kteří např.
společně pracují na příručce nebo dokumentaci, by toto řešení nebylo příliš
flexibilní.
V této souvislosti jsou vyžadovány funkce, které po řadu let vznikaly v
prostředí groupwaru a v současné době jsou známy pod označením nástroje pro
spolupráci (collaboration tools). K nim patří mj. tematicky uspořádaná diskusní
fóra, společně užívané pracovní prostory (workspaces), tabule (whiteboards) pro
grafické doprovody myšlenek a návrhů nebo techniky pro komunikaci v reálném
čase (instant messaging). Některá CMS a portálová řešení již takovými moduly
disponují.

Co dále
Koncept ECM je poměrně komplikovanou záležitostí, která vyžaduje plné nasazení
jak výrobců, tak i uživatelů. Snahy o dosažení stavu, kdy se plně zvládne
informační management, rozhodně nejsou novinkou, silně rostoucí objemy dat a
různorodost datových formátů ale posouvají laťku ještě o něco výše. Aby bylo
možno z takového objemu digitálního obsahu mít nějaký užitek, je třeba, aby se
nástroje pro správu znalostí a vzájemnou spolupráci staly integrální součástí
systémů správy obsahu.
Realizace stále většího množství obchodních procesů prostřednictvím
elektronických dokumentů vyžaduje navíc integraci CMS do operativních systémů
ERP nebo CRM.
To, kteří poskytovatelé zaujmou po konsolidaci doposud velmi roztříštěného trhu
vůdčí roli, nedokážou analytici prozatím odhadnout. Lze však předpokládat, že
vzhledem k významu ECM si kolosy softwarového průmyslu zcela jistě ukousnou
pořádný kus koláče.

Vlastnosti ECM
Správa obsahu
vkládání, schvalování a zamykání dokumentů
editace částí dokumentů
ukládání verzí dokumentů
možnost návratu ke starším verzím
záznam změn
automatické shrnutí
Životní cyklus obsahu
podpora pro standardní autorské nástroje (např. Microsoft Office)
import různých typů souborů včetně e-mailu
informace o stavu (dokumenty musejí být v každém stadiu aktualizovány)
Výstup dokumentů
publikace prostřednictvím více kanálů
podpora mnoha vstupních a výstupních formátů
oddělení obsahu a vzhledu
systémově a uživatelsky řízená personalizace
úzká integrace s portály
hledávací funkce
kategorizace na základě metadat
vlastní (nebo OEM) fulltextový vyhledávací stroj
možnost připojení jiných vyhledávacích strojů
Booleovské operátory
třídění výsledků podle kritérií
identifikace různých zdrojů dat
výsledky vyhledávání závislé na uživatelských právech
Správa
centrální správa
delegování jednotlivých funkcí
rozlišení mezi funkcemi infrastruktury (zálohy, replikace) a aplikací (správa
práv, workflow)
integrace s LDAP adresáři (koncept uživatelů, skupin a rolí)
Workflow
nástroje pro grafické definování procesorů
přidělování rolí a úkolů uživatelům, dělení do skupin
odkazy na externí obsah
pro řízení obchodních procesů navíc správa zdrojů
integrace s operačními systémy
Spolupráce
doplněk k workflow (slouží pro výměnu informací)
instant messaging
whiteboards
kalendář
hodnocení obsahu
poznámky
on-line konference
tematicky dělená diskusní fóra









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.