TISK ve firemním prostředí

Manažerka bezpečnosti řeší problémy, které se objevily při využívání firemních tiskáren. Manažer bezpečnost...


Manažerka bezpečnosti řeší problémy, které se objevily při využívání firemních
tiskáren.

Manažer bezpečnosti se musí kromě zásadních otázek věnovat také řešení
každodenních drobných bezpečnostních incidentů. V naší společnosti se začaly
množit případy, kdy byla u síťové tiskárny nalezena "bezprizorní" sestava, o
kterou nikdo nejevil zájem. Naštěstí máme takovou politiku bezpečnosti, že na
každé sestavě musí být uvedena identifikace toho, kdo sestavu vytiskl, takže
autor se vždy našel. Omluva většinou zněla tak, že ani nevěděl, kde se mu
sestava vytiskla, a když ji nenašel, vytisknul si sestavu jinde.

Možnosti uživatelů
V naší firmě je možnost dvojího tisku: jednak lze dokumenty lokálně uložené na
PC posílat na tiskárny, které má uživatel připojeny k PC, a jednak přímo z
informačního systému (IS). Tisk lokálně uložených dokumentů nepůsobil žádné
problémy každý má připojeny jen tiskárny ze svého okolí, které opravdu používá.
Horší to ale bylo s tiskem z informačního systému. Protože máme pobočky po celé
republice, naši pracovníci mají možnost tisknout na příslušná zařízení po celé
republice. Takže omylem vytištěnou sestavu například z Prahy jsme našli u
tiskárny na pobočce v Plzni. Vzhledem k tomu, že údaje z některých takových
sestav opravdu nebyly určeny k tomu, aby se s nimi mohl seznámit kdokoliv, bylo
nutné situaci nějak vyřešit. Cestou sankcí jsme jít nechtěli, i když by to bylo
zřejmě nejjednodušší a nejméně pracné. Naším cílem bylo spíše pomoci uživatelům
tak, aby tyto chyby nedělali.

Hledání řešení
Jako první mě napadlo omezit okruh tiskáren jednotlivým uživatelům nebo alespoň
skupinám uživatelů, aby například na pobočce v Plzni bylo možno tisknout jen
místně. Jenže to nebylo tak jednoduché. Zjistilo se, že tisk na jiných
pobočkách je někdy nezbytný. Navrhovala jsem tedy, aby se v takových případech
místo přímého tisku vytvořil soubor, který by se zaslal zašifrovaným e-mailem
nebo by se uložil do chráněné oblasti na sdíleném disku a byl by vytištěn přímo
příslušným zaměstnancem uvedené pobočky. S tímto návrhem jsem ale neuspěla,
zřejmě by jeho realizace byla pro uživatele příliš složitá.
Omezení okruhu tiskáren jednotlivým uživatelům by také působilo více práce při
přidávání nové tiskárny. Pokaždé by se muselo vyřešit, které skupiny nebo
jednotlivci na ní mohou tisknout, a tuto informaci zavést do IS. Prvotní
rozdělení by bylo na uživatelích a já jsem přitom už viděla, jak každou chvíli
budeme muset někomu přidávat tiskárnu, protože si původně myslel, že ji
potřebovat nebude. Určitě by se našli i tací, kteří by chtěli mít možnost tisku
na všechny tiskárny, takže bychom byli i se složitým nástrojem zase na začátku.
A to už nemluvím o tom, že náš IS na takovou věc nebyl připraven a musel by se
přeprogramovat.

Krása jednoduchosti
Další možnosti mi připadaly velmi jednoduché tak jednoduché, že jsem se bála,
že nebudou fungovat. První z nich byla přejmenování tiskáren. Doposud byly
tiskárny v IS označeny číslem a pak textem, který dle mého názoru řekl něco jen
informatikům, ale ne uživatelům. Uživatelé si tedy museli pamatovat čísla
tiskáren, na které chtějí tisknout. Ve spolupráci s uživateli jsem chtěla
tiskárny přejmenovat tak, aby bylo jasné všem, o jakou tiskárnu se jedná a
hlavně kde se aktuálně nachází.
Na prvním místě v názvu jsem dala pobočku a umístění na pobočce (útvar, číslo
dveří, podlaží). Pak následovaly další údaje, jako je značka a typ tiskárny.
Ukázalo se však, že zvolit vhodný název je složitější, než se mi zpočátku
zdálo. Vměstnat dostatečně vypovídající jméno do nedlouhé položky a navíc
shodnout se alespoň se zástupci uživatelů mě stálo více námahy, než jsem
předpokládala. Nakonec se to ale podařilo.
Druhým způsobem, také celkem nepříliš obtížným, bylo doplnit zprávu IS o místo
vytištění sestavy. Doposud se uživatelům pouze zobrazilo, že sestava bude
vytištěna. Chtěla jsem tento text doplnit i údajem o tom, kam bude vytištěna,
tj. názvem tiskárny. To bylo pro případ, že někdo bude mít ruce rychlejší než
hlavu a zvolí tiskárnu, kterou nechtěl. Alespoň bude vědět, kam pro ni dojít
nebo na kterou pobočku zavolat.
Po realizaci těchto dvou opatření zatím nemám žádná hlášení o výskytu
bezprizorních sestav. Možná si uživatelé, vědomi si nedávného rozruchu nad
tiskárnami, dávají větší pozor. Věřím ale, že to tak zůstane, avšak kdyby tomu
tak nebylo, začnu uvažovat o dalších opatřeních. Jako první bych údaj o tom,
kam bude sestava vytištěna, nechala doplnit o souhlas uživatele (typu Ano/Ne).
Nastaveno by bylo "Ne" a teprve po zvolení "Ano" by se sestava vytiskla. Pokud
by nestačilo ani toto, bude nutné omezit okruh tiskáren jednotlivým uživatelům,
i když by to znamenalo pro naši firmu hodně práce.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.