Úklid v podnikových systémech

Myslíte si, že dnešní podnikové systémy slouží pouze pro řízení pohybu zásob a likvidaci účtenek? Tak si přečt...


Myslíte si, že dnešní podnikové systémy slouží pouze pro řízení pohybu zásob a
likvidaci účtenek? Tak si přečtěte názory několika manažerů někteří z nich byli
průkopníky v podnikových aplikacích a jiní právě spustili své implementace. Tak
možná pochopíte, že strategie pro plánování podnikových zdrojů (ERP) byly
opravdu navrženy pro nastolení pořádku v podnikových činnostech.
Nabídneme vám zkušenosti uživatelů ERP (Enterprise Resource Planning) aplikací,
objasníme důvody, proč si vybrali svého dodavatele a jaké přínosy, případně
problémy jim to přineslo. Podrobný průzkum jejich zkušeností provedla pro
Computerworld americká společnost Market Data Group.
Samozřejmě, lepší řízení zásob a rychlejší zpracování objednávek byly hlavní
myšlenkou řady lidí rozhodujících se pro ERP aplikace. Ale skutečné přínosy,
které většina lidí hledá, se točí okolo záležitostí jako standardizace
podnikových procesů, vybudování jednotné báze podnikových dat, velké výdaje a
problémy s rokem 2000 visící nad stávajícími systémy.
Průzkumem byli osloveni nejenom manažeři IT, ale i ředitelé pro oblast financí
a lidských zdrojů. Na otázku, co ovlivnilo jejich ERP strategie a jaké přínosy
už dnes vidí, 13 z 23 prohlásilo, že nový systém jim umožnil standardizovat
nebo zlepšit jejich podnikové procesy. V 11 případech zmínili snížení nákladů,
v 10 případech řešení problémů s rokem 2000 a v 7 případech potřebu podporovat
firemní růst nebo požadavky trhu.

Výběr dodavatele
Většina oslovených podniků si vybírala dodavatele, který se nejvíce přizpůsobil
jejich potřebám typicky definovaným finančním ředitelem. Někteří si zvolili
dodavatele úzce zaměřené na jejich segment působení a několik manažerů
považovalo za klíčový faktor stabilitu dodavatele.
V době, kdy jsme si vybírali společnost J. D. Edwards, byl tento dodavatel v
některých podstatných aplikacích pro náš průmysl daleko před konkurencí.
Překvapila nás i jednoduchost nastavení (Patrick Thompson, viceprezident Turner
Industries).
Jednou z našich hlavních priorit byl způsob nasazení nových technologií. Což je
i hlavní strategií PeopleSoftu. Doslechli jsme se, že instalace aplikací
PeopleSoftu je jednodušší než v případě konkurenčních produktů (Diana Nearová,
The Principal Financial Group).
Líbilo se nám jejich zaměření na segmenty školství a veřejnou správu (Helen
Mohrmannová, Cornell University uživatel PeopleSoftu).
Baan se zavázal vylepšovat svůj produkt a rozšiřovat jeho možnosti. Také
nabízel nejvíce funkcí z těch, které jsme hledali. Zkrátka jsme byli schopni
začít využívat systém ihned s velmi malými úpravami (Robert Hyche, projektový
manažer v Progress Rail Services).
Naším hlavním důvodem pro výběr SAPu byla jeho celosvětová přítomnost. Díky
tomu byl schopen upravovat své produkty tak, abychom je mohli využívat v
různých zemích po celém světě (Peter Burrows, technický ředitel Reebok
International).
SAP těžce investuje do vývoje nových aplikací a vylepšování možností
stávajících produktů. Působí zde už 25 let, a to s jednoduchou, ucelenou vizí.
Je zkrátka neprůstřelný. Má sice několik drobných chyb, ale je široce používaný
(Michael Cromer, výkonný ředitel GATX Capital Technology Services).
Potřebovali jsme konsolidované informace ze všech zastoupení po světě,
připravené k okamžitému použití, a chtěli jsme systém ovladatelný z jednoho
místa (Frank Holland, ředitel IT integrací v Microsoftu).

Problémy s implementací ERP
Projektové týmy se při nasazení podnikových aplikací potýkaly se širokým
spektrem menších či větších problémů, zasahujících od kompatibility PC až po
problémy s managementem, jako např. dokladování ERP strategií výkonnému
řediteli. Společnými problémy bylo i rozhodnutí, kdy povolit uživatelům
modifikaci softwaru, a oblast jejich školení.
Nejtvrdším oříškem pro nás byl rozsah projektu. Při implementaci integrovaného
balíku jsme museli změnit každou aplikaci ve firmě. To přineslo i nutnou změnu
způsobu myšlení našich lidí (David Mewes, Champion).
Ačkoliv to vypadalo, že měníme jen účetní software, přineslo to velké změny v
celkové podnikové kultuře. Problémy vyvstaly i při školení uživatelů, kteří
byli nuceni přejít z DOSu na Windows 95 (Terry Smith, ředitel IT, Knight Ridder
Shared Services Center).
Co bylo nejtěžší? Získání podpory výkonného ředitele a velké změny v kultuře
podniku. Dále zmapování našich procesů a jejich sladění s funkcemi SAPu.
Hledali jsme způsob, jak vybudovat leasingové aplikace na architektuře R/3 beze
změn v samotném systému. Naše firma přitom nevyvíjela software už více než 11
let (Michael Cromax, GATX).
Potřeba nákupu nového hardwaru, neměli jsme například pořádnou komunikační síť.
A dále nutnost udržet starý systém v provozu až do dokončení implementace
nového (Juan Garcia, Heads and Threads, uživatel SAPu).
Najít v našem okolí kvalifikované lidi na systém BAAN byl vskutku problém.
Museli jsme lákat lidi z jiných koutů země nebo si školit své vlastní (Progress
Rail).
J. D. Edwards zatím vážně nevstoupil do oděvního průmyslu, proto jsme si museli
vyvinout nad jeho systémem některé speciální aplikace pro pokrytí potřeb naší
firmy a tohoto odvětví (John Lessmeuller, ředitel IT, VANS).

Přínosy jsou tak vzdálené
Stejně jako některé úpravy podnikového systému budou pokračovat ještě roky, i
řada přínosů ERP aplikací se projeví v horizontu let. Nicméně někteří manažeři
už dnes zmiňují finanční přínosy jeden podnik ušetřil milion dolarů měsíčně
prostřednictvím efektivního řízení zásob a zlepšení řízení firmy.
Je stále brzo na hodnocení. Kvalita, přehlednost informací a lepší možnost
vyhovět potřebám našich zákazníků jsou zřejmé už dnes. Vypadáme trochu jinak,
moderněji. Dále vidíme zlepšení ve smyslu provozní efektivity a účinnosti. A v
neposlední řadě jsme připravili naše systémy na rok 2000 bez nákladů potřebných
na úpravy stávajícího kódu (Reebok).
Jednoznačně úspora nákladů. Např. jen na administrativě v mzdové oblasti to
činí 165 tis. dolarů ročně. Oddělení technické podpory se zúžilo z 12 lidí na 5
(Diana Nearová, The Principal).
V době od zahájení úvodní studie do dokončení implementace se nám zvýšil 2,5x
objem prodeje. Kdybychom se museli spoléhat na původní systém, byli bychom
nucemi k pokrytí tohoto růstu přijmout nejméně 20 lidí do výroby, příjmu
objednávek a distribuce. Podle odhadů jsme jen za rok 1997 ušetřili přibližně 1
mil. dolarů (Wally Hayes, Kinetico).
Jenom v provozních jednotkách s 2 stávajícími systémy by nás stál přechod přes
rok 2000 asi 5-7 mil. dolarů a přechod na euro další 1 milion. A za druhé jsme
nyní schopni velice rychle nasadit nový firemní model či obchodní směr (Frank
Holland, Microsoft).

Stále je co zlepšovat
Na otázku, co manažeři potřebují od svých dodavatelů, často žádají dokonalejší
kód, méně upgradů a lepší podporu. Hned za těmito požadavky jsou žádosti o
rozšíření funkčnosti.
Protože jsme pomáhali SAPu dostat se do našeho segmentu průmyslu a pracovali s
ním na vytvoření přijatelného produktu, je naším hlavním požadavkem, aby i
nadále rozvíjel aplikace a poskytoval nám podporu. (Peter Burrows, Reebok).
Zaprvé bych rád viděl skutečnou optimalizaci rozsáhlých dodavatelských řetězců.
Druhá věc je udržení upgradů na co nejnižší cenové úrovni a jejich zjednodušení
(Don Castle, Nabisco uživatel SAPu).
Pokračovat směrem jednoduchého rozhraní, což je důležité zvláště u občasných
uživatelů, kteří to v současnosti nemají příliš jednoduché. Dodavatelé by se na
tuto skupinu měli více zaměřit, protože ne všichni používají podnikový systém
každodenně (Vicky Pafk, Tenneco).
Líbily by se mi předem naplánované upgrady systému. Měl by existovat určitý
cyklus vývoje, kdy dodavatel shromáždí poznatky svých zákazníků za období 1 až
2 let a větší oznámení provede každé 2 až 3 roky. Opravdu nemáme dostatek času
a sil na zvládání každoročních upgradů (Patric Thompson, Turner Industries).

Pár rad na závěr
Vedle tradičních rad pro velké projekty typu "získejte podporu nejvyššího
vedení" a "poslouchejte rady uživatelů", manažeři upozorňují své kolegy z
jiných podniků na to, aby se připravili na dlouhou cestu, nevytvářeli zbytečné
funkce nad rámec ERP balíku, pokud to není nezbytně nutné a zajistili účast
všech uživatelů na projektu.
Je potřeba minimalizovat zákaznické úpravy. Nepokoušejte se přeměnit ERP systém
v něco unikátního, co má jen vaše firma, ale upravte své procesy tak, aby do
něj zapadaly (Ken DeWitt, Sears).
Začněte se solidní strategií a vyčíslením konkrétních přínosů. Tím se vám
podaří získat a udržet podporu vedení. Firmy by měly také upravit a zefektivnit
své procesy a nejenom automatizovat své tradiční činnosti (Don Castle, ředitel
IT, Nabisco uživatel SAPu).
Nemyslete si, že na to stačíte sami. Potřebujete absolutní podporu nejvyššího
vedení. A transformaci dat začněte v den odstartování projektu (Michael Cromax,
GATX).
Pořádně se rozhlédněte po dnešním softwaru. Podnikové aplikace udělaly za
poslední 2-3 roky obrovský skok dopředu. Jejich dodavatelé je navrhovali s
využitím nejlepších dostupných praktických zkušeností. Využijte je tedy (Rodney
Rogers, Florida Crystals).
9 0578 / ramn









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.