V Becherovce se rozhodli pro Scalu

Když se s prvním dnem loňského roku změnilo vedení ve společnosti Karlovarská Becherovka, padlo vzápětí rozhodnutí...


Když se s prvním dnem loňského roku změnilo vedení ve společnosti Karlovarská
Becherovka, padlo vzápětí rozhodnutí o implementaci nového informačního
systému. Termín byl šibeniční 1. července mělo být vše hotovo. Volba padla na
informační systém Scala.
"V první řadě jsme chtěli, aby systém pokryl celou firmu, pokud jde o procedury
a funkce. Šlo tedy o skutečně komplexní zadání, kdy systém musí řešit celý
cyklus výroba -sklady prodej, včetně fakturací a financí," říká Richard Sup,
manažer pro informační systémy v Karlovarské Becherovce. "O tom, že ve
výběrovém řízení zvítězila Scala, bylo rozhodnuto 29. 3. a, jak již bylo
řečeno, 1. července měl systém fungovat. Takže během tří měsíců se muselo
stihnout všechno. Včetně úvodní analýzy, designu, nastavení systému, školení
zaměstnanců, otestování systému. Vzhledem k tomu, že ve stejném časovém období
jsme rovněž od nuly budovali hardware, bylo to opravdu velké sousto."
A co tyto tři měsíce znamenaly pro implementační tým Scaly? O tom vypráví
Martina Marešová, managing consultant společnosti Scala CR. "Ve Scale existuje
metodologie implementace a prvním krokem je analýza. My jsme však do této
analýzy neměli žádné vstupy. Museli jsme vytvořit tým lidí, kteří se budou na
práci se systémem podílet na straně klienta, ale ti lidé ještě vůbec do firmy
nenastoupili."

Nelehké začátky
V první fázi po výměně vedení totiž management podniku tvořili jen generální,
finanční a technický ředitel, pak přibyl nový manažer pro informační systémy a
obchodní ředitel. Nechme však pokračovat ing. Marešovou. "Definovali jsme
určité procesy, které budou ve firmě probíhat ve chvíli, kdy jsme ještě ani
nevěděli, jakou bude mít firma adresu. Nevěděli jsme, kde se budou sklady
fyzicky nacházet, ani kolik jich bude. Analyzovali jsme úplně nové procesy,
které byly v plánu, nicméně v reálu ještě nefungovaly. Rozvíjely se totiž úplně
nové věci, jako export nových druhů zboží, nové druhy prodejů. Dříve se zboží
distribuovalo do jediného místa a najednou byl zahájen složitý systém prodeje,
přibyla práce s cizími měnami. Nebyl tu nikdo, kdo by měl s těmito procesy
zkušenosti, protože ještě ve skutečnosti neexistovaly. Vytvořili jsme proto tým
složený ze zástupců Scaly a Becherovky a společně jsme procesy nikoliv
analyzovali, jak bývá zvykem, ale vymýšleli. Celý proces implementace měl proto
trochu jiný charakter než normálně. Nakonec jsme vše úspěšně dokončili podle
plánu projektu a schváleného rozpočtu."

Jak to dopadlo
A jak systém ve výsledku vypadá? "Pokud jde o fyzickou strukturu," říká Richard
Sup, "Becherovka má tři lokace v Karlových Varech, jedna lokace je v Praze a
centrální sklad máme v Průhonicích. Všechny tyto lokace jsou propojeny a běží
on-line, což zajišťuje Citrix Winframe. Centrální server je v Karlových Varech.
Jsou tu dvě domény NT sítě, které běží jako trustované. Co se týče softwaru,
Scala je postavena na SQL serveru a počet uživatelů je zhruba 40. Až na malé
výjimky typu mzdy, je celá firma procedurálně pokryta Scalou, pokud jde o
výstupy, ty jsou vytvářeny softwarem Crystal Report. To je aplikace nad Scalou,
kterou Scala standardně doporučuje a jejímž prostřednictvím dostáváme
manažerské výstupy."

Pravidla pro všechny
Tato implementace tedy nepostrádala dramatičnost. Existují však nějaká základní
ponaučení pro toho, kdo chce zavádět informační systém? "Je třeba si zvolit, v
jakém rozsahu chceme systém implementovat," říká Ota Kulhánek, administrativní
ředitel společnosti Scala. "Na trhu existují systémy od těch nejjednodušších po
ty nejsložitější, od nejlacinějších, po nejdražší. Je důležité si zvolit ten
správný segment informačního systému pro danou firmu. Pokud si firma zvolí
menší než odpovídající systém, dostane se brzy do problémů, protože ji IS
nebude dostačovat, pokud si zvolí systém větší, může se potýkat s tím, že na
něj nemá. Takové systémy potřebují i kvalitnější lidi na údržbu. Druhá důležitá
věc je dobrá analýza toho, co od systému očekáváme."
Pokračuje Jan Rindt, obchodní ředitel Scala CR: "Každý by měl dělat to, čemu
rozumí. Klient by nám neměl říkat, co konkrétně má informační systém umět, jaký
by měl do detailů být. Měl by nám popsat svůj způsob práce a na základě toho my
pak navrhneme optimální moduly, konfiguraci. Důležité je také to, aby
implementátor mohl mluvit přímo s těmi, kdo o výběru systému rozhodují. Často
se stává, že systémový inženýr dostane za úkol vybrat systém a dělá to pak tak,
že obejde trh a sesbírá, co je mu sympatické. Obvykle je mu nejsympatičtější
ten, kdo s ním mluví na nejtechničtější úrovni. Pak provede nějakou selekci
informací a její výsledek předkládá exekutivě. Prodejce pak musí exekutivu
ovlivňovat přes tohoto člověka, což je někdy dost náročný úkol."
Samozřejmě, že stejně jako si klient vybírá systém, musí i prodejce systému
provádět určitou klasifikaci zákazníků. Ta spočívá podle Jana Rindta v několika
krocích. "Nejprve zjišťujeme, zda klient patří do našeho segmentu a my do jeho.
Nechceme se zaměřovat na velké, gigantické společnosti, které bychom nebyli
schopni podporovat a rovněž tak nemá smysl zaměřovat se na společnosti, pro
které je naopak náš systém příliš velkým soustem. Druhým krokem je zjištění
potřeb zákazníka, jaký systém používá v danou chvíli, co mu vyhovuje, co naopak
překáží. Další otázka zní, kdo je zodpovědný za informační systém, v jakém
časovém horizontu chce firma přijmout rozhodnutí a k jakému termínu chce
implementovat systém. V tomto kole zjišťujeme podmínky klienta, zda má již
jmenovaný tým odpovědný z jeho strany za implementaci systému, zda klient ví,
co vlastně chce. Na základě těchto informací pak naši projektoví manažeři
vymýšlejí správnou konfiguraci, správné řešení. To správné řešení může znít i
tak, že se Scala pro tuto firmu nehodí. Poté, co je návrh řešení hotov,
prezentujeme jej klientovi. Ovšem nikoliv v tom smyslu "Co umí Scala", ale
snažíme se mu ukázat, jak tento systém ovlivní fungování jeho společnosti. A
pak už následuje vyjednávání o ceně."

K systému patří implementace
"Víte," dodává Ota Kulhánek, "spousta firem vám řekne pošlete nám materiály o
vašem informačním systému, pošlete nám cenu, případně přijďte nám ten systém
odprezentovat. To je základní chyba. Tomu se snažíme bránit. Pouhé marketingové
materiály samy o sobě jsou velice zkreslující. Když si klient koupí systém
tímto způsobem, předem se dostává do problémů.
Spousta lidí si navíc neuvědomuje, že výběr systému neznamená jen jeho nákup,
ale také implementaci. A i metodologie implementace je svým způsobem produkt,
který je neoddělitelně spojen se systémem," uzavírá Ota Kulhánek výčet toho, co
by měl mít na paměti každý, kdo se rozhodne na svém pracovišti zavádět
informační systém.
8 3107 / jaf









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.