Zasedá rada CIO

Rada CIO obvykle slouží k porozumění mezi IT oddělením a obchodními složkami společnosti. Pro firmu o 650 lidech, ...


Rada CIO obvykle slouží k porozumění mezi IT oddělením a obchodními složkami
společnosti.

Pro firmu o 650 lidech, jako je Irwin Home Equity, je neobvyklé, aby plných 10
% členů jejího personálu spadalo pod IT oddělení. CIO společnosti Bill Packer
také musel donedávna "přepínat" mezi řízením svých 14 přímých podřízených a
dalšími povinnostmi, pomocí kterých reaguje na obchodní potřeby firmy v oblasti
IT. Konečné rozhodování přitom bylo komplikované, neboť příslušní zaměstnanci
museli se svými požadavky na IT procházet napříč různými vrstvami hierarchie
řízení.
Proto Packer zhruba před čtyřmi lety založil ve zmíněné společnosti radu CIO.
Osm představitelů z IT a obchodních jednotek se setkává každý druhý týden po
dobu 90 minut, aby prodiskutovali problematiku IT a činnosti firmy. Packer
říká, že tato rada umožňuje, aby pracovníci rychle upozornili na podstatné
věci, namísto klasického postupu přes celou hierarchii řízení.

Rada jen někde
Společnost Gartner uvádí, že 5 % ze dvou tisíc CIO, kteří spadají do jejího
programu Gartner Executive Programs (EXP), takovou radu CIO má přitom jde jak o
neformální týmy, jež se pravidelně scházejí, tak i o skupiny, které mohou
výrazně ovlivnit rozpočtovou politiku.
"CIO už dnes nemají na nic čas," říká Chuck Tucker, ředitel Gartner EXP.
"Jejich svět se stal komplexnějším starají se o bezpečnost, o aplikaci
legislativních předpisů, o zlepšování konkurenceschopnosti a podobně. A také
musejí poskytovat svým obchodním jednotkám promyšlené a koordinované odpovědi.
Někdy neodpovídají, nebo odpovídají jen neoficiálně," říká.
Tucker vysvětluje, že rady CIO jsou užitečné i tím, že samotným CIO poskytují
přímý pohled do byznysu účastníky takových porad jsou totiž často manažeři
obchodních oddělení. Například Packer má ve své CIO skupině reprezentanty
divize lidských zdrojů nebo zástupce účetního a právního oddělení. Kombinaci
obchodních jednotek však každý rok mění, díky čemuž může neustále shromáždit
nové myšlenky. Představitelé IT zůstávají obvykle stejní a zastávají pozice v
oddělení informačních systémů, obchodní kontinuity, bezpečnosti či
technologické infrastruktury.
Packer vidí užitečnost rady CIO i v tom, že lépe pochopí obchodní potřeby firmy
a podle toho je schopen poskytovat efektivní IT. "Učíme lidi, že jsme
společnost zaměřená na poskytování finančních služeb, nikoliv marketingová
firma a nikoliv technologická firma.
Rada CIO ve společnosti Irwin pomohla urychlit rozhodování. "Díky pravidelnému
setkávání jsme mohli zkrátit čas potřebný ke kontaktování zákazníků, kteří o to
vyjádřili zájem marketingový pracovník střední úrovně totiž tento problém
přednesl právě na setkání rady CIO. Mám však podezření, že pokud by musel jít
přes formální hierarchické kanály, trvalo by to déle, než by prosadil, aby byl
tento požadavek vyslyšen," tvrdí Packer.

Formální podoba rady
V americké pobočce společnosti Toyota Motor Sales má rada CIO formálnější
podobu. Byla zavedena kvůli tomu, aby zlepšila vztah mezi IT divizí Toyoty a
zbytkem firmy. Tento vztah se stal poněkud napjatým, když byla uvedená IT
skupina čítající 380 lidí a vedená Barbrou Cooperovou zapojena do šesti
celofiremních projektů a přitom zanedbávala jiné aspekty IT.
"V roce 2002 jsme se doslechli o nějakých stížnostech od našich obchodních
jednotek. IT prý není tak angažováno v obchodních záležitostech firmy, jak by
mělo být, a proto se nejvyšší vedení společnosti soustředilo na to, co je třeba
udělat, aby se stav zlepšil," říká Zack Hicks z Toyoty. Výsledkem byla změna
povinností poloviny IT pracovníků a dále ustavení divizních informačních
ředitelů (Divisional Information Officers, DIO) a manažerů obchodního provozu
(Business Operations Managers, BOM).
DIO jsou takoví IT manažeři, kteří jsou podřízeni Cooperové a jsou přiděleni
přímo k příslušným obchodním jednotkám. "Jsou zodpovědní za komplexní plnění
požadavků na automatizaci činnosti pracovníků svěřené jednotky," popisuje
Hicks. BOM jsou tomuto DIO podřízeni a zodpovídají mimo jiné za obchodní
aspekty IT podpory včetně vytváření obchodních příležitostí, správy nákladů či
IT zdrojů.
Jako součást reorganizace IT ti jednotlivci, kteří mají úzce spolupracovat s
obchodními jednotkami, absolvovali i školení týkající se takových dovedností,
jako je obchodní či projektový management.

Další výhody
Rada v Toyotě je složena z přibližně 30 zaměstnanců, jejichž zodpovědnosti
zahrnují IT strategii, správu zdrojů a výrobců, IT procurement, finanční řízení
a školení. Cooperová a Hicks se denně setkávají s různými členy rady. Tyto
schůzky navíc doplňují i průběžné týdenní diskuse, které Cooperová realizuje se
svými přímými podřízenými a při nichž jsou diskutovány aktuální problémy řízení
a správy.
"Strategie, plánování, nové poznatky a finanční výkonnost IT jsou navíc každé
čtvrtletí formálně revidovány, a díky existenci rady je tato činnost výrazně
usnadněna," říká Hicks.
Hicks dále dodává, že přínosem rady je i zajištění transparentnosti, takže
firma přesně ví, co se děje v rámci všech divizí. Během jednoho úkolu
týkajícího se snižování nákladů spolupracovala rada s každým DIO tak, aby mohli
pro redukci režijních výdajů nastavit vysoké cíle. Každý byl dostatečně
motivován, neboť mohl sledovat pokroky ostatních divizí. Nakonec byly režijní
náklady zredukovány o 13 %, což překonalo cíl v podobě 10% snížení. "Nyní má
každý jasnější představu o cílové podobě režijních nákladů a IT už není pro
jednotlivé divize něčím nepochopitelným".
"Ačkoliv mít důvěryhodné poradce může znamenat pro CIO určité výhody," říká
Tucker z Gartneru, "měli by se CIO vyhnout riziku, že jejich rada bude působit
jako něco neproniknutelného a s drahou režií. Neměla by být jen císařským
palácem CIO, jenž bude izolovaný se svojí vševědoucí, všemocnou skupinou, která
se od lidí v zákopech distancuje," uzavírá.


Organizace CIO exekutivy
Všechny rady CIO mohou sdílet tentýž cíl zajištění protínání obchodních potřeb
s IT řešeními. Avšak jak je tohoto úkolu dosaženo, závisí na konkrétní
organizaci příslušné rady. Gartner identifikuje čtyři typy rad CIO:
Poloformální: Tým (obvykle bez vyhrazených zaměstnanců), jehož členové mají i
provozní povinnosti. Členství je často proměnlivé a zahrnuje účastníky zevnitř
i zvnějšku IT. Spolupracující: Často se uplatňuje ve středně velkých
organizacích jde o tým s omezenými zdroji, který řeší problémy, jež vyžadují
odezvu vyplývající ze spolupráce. Mezi členy mohou patřit rovněž externí
experti, jakými jsou například analytici.
Koordinační: Objevuje se v decentralizovaných společnostech jde o radu tvořenou
lidmi, kteří v ní působí na plný úvazek. Celofiremní CIO pak radu využívá k
tomu, aby mohl spolupracovat s CIO jednotlivých obchodních jednotek při řešení
obchodních problémů.
Direktivní: Rada CIO ve společnosti Toyota Motor Sales USA je příkladem
direktivního modelu. Taková rada operuje jako formální tým na plný úvazek a má
i provozní povinnosti. Členové jednají jménem CIO.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.