Zbraň na firemní dokumenty aneb Jak vybudovat intranetový portál? (2. část)

Jednotné úložiště podnikových informací a efektivní přístup zaměstnanců k informacím to jsou funkce, které firmy...


Jednotné úložiště podnikových informací a efektivní přístup zaměstnanců k
informacím to jsou funkce, které firmy našly v intranetovém portálu.

V předchozím dílu o budování intranetového portálu jsme se zaměřili na důvody
vzniku takovéhoto portálu a případné požadavky na něj. Nyní si řekneme, jaké
konkrétní informace poskytuje vybudovaný portál jednotlivým zaměstnancům, zda
splnilo nasazené řešení zákazníkova očekávání či jestli se případně vyskytly
při implementaci nějaké problémy.

Informace na jednom místě
Jednou z hlavních deviz, kterou oslovené společnosti na intranetovém portálu
ocenily, byla skutečnost, že lidem poskytuje vše, co denně potřebují ke své
práci. Společnost T-Mobile, respektive její divize Customer Services, používá
svůj portál postavený na produktech Microsoftu například pro týmové stránky. "V
našem útvaru jde především o stránky pro katalog aplikací, zápisy ze schůzek,
odkazy na užitečné informace či sklad dokumentů," vysvětluje možnosti použití
Pavel Barbořík, manažer designu a výroby obsahu služeb zákazníkům z T-Mobilu.
"Jiná sekce je například určena jako jednotný zdroj podkladů a diskusí pro
projekty, a to vše v samostatně navrženém designu. Možností použití je opravdu
mnoho." Technologie Microsoftu si vybral také pražský Dopravní podnik (DP),
jemuž portál poskytuje veškeré dokumenty pocházející z Transformačního projektu
DP a projektů z oblasti ICT. Nejmenované společnosti působící v oblasti
distribuce, jež se rozhodla pro konkurenční řešení IBM WebSphere Portal,
poskytuje portál veškeré informace potřebné ke každodenní práci od seznamu
osobních úkolů, pracovních postupů a norem přes různá oznámení a novinky až po
přístup k e-mailu či informace o personalizovaných a aktuálních zaměstnaneckých
benefitech.
Podnikový intranetový portál společnosti Summit Leasing zase zaměstnancům
poskytuje nástroje pro správu webových stránek a partnerům umožňuje vytvářet
leasingové nabídky a smlouvy. Součástí řešení je také základní prezentace
společnosti, jako je například produktový katalog, aktuální novinky či
leasingová kalkulačka, která je přístupná všem uživatelům internetu.
Oslovené místní úřady v krajích Olomouc a Plzeň ocenily komplexní způsob
sdílení všech dokumentů, urychlení schvalovacího procesu publikování informací
a dokumentů na webu, vyhledávání dat pomocí atributů a fulltextem či indexaci
zdrojů ležících mimo úložiště portálu.

Zajímavé (nejen) přínosy
Z pohledu IT ocenily firmy především skutečnost, že se ve většině případů
přebírají data již někde existující, což s sebou přináší úsporu provozních
nákladů. "Velmi působivé je zapojení IS externích dodavatelů, protože probíhá
pouhou konfigurací portálu, nikoliv jeho programováním," uvedla společnost z
oblasti distribuce, jež si přála zůstat v anonymitě, a jejíž portál je postaven
na platformě IBM. "V našem realizovaném řešení jsou vazby na externí systémy.
Celá řada informací je proto přebírána od externích dodavatelů (kulturní akce,
zpravodajství...). Pro výměnu dat jsou pak použity webové služby a definované
XML soubory," vysvětluje zástupce plzeňského krajského úřadu. Krajský úřad v
Olomouci zase ocenil kromě využití intranetového portálu jako úložiště
dokumentů pro web především umístění speciální aplikace školení, tedy přehledu
interních školení s funkcí přihlášení.
Jen nepatrná část z uvedených společností pak přiznala určité potíže při
nasazení. "Nejvíce problémů se vyskytlo při přípravě metodiky v analytické fázi
projektu," uvedla nejmenovaná distribuční společnost. Těžkosti jí také činila
nutnost dodržovat standardy.
Krajský úřad Olomouckého kraje pak například zaznamenal určité problémy zejména
v náročné organizaci obsahu a při školení uživatelů spojeném s přechodem na
nový systém. S podobnými problémy se potýkal i úřad v Plzni, který musel
zajistit zvýšenou připravenost zaměstnanců všech oddělení na vkládání informací
do systému a definovat kompetence pro jejich schvalování. Většina z oslovených
společností se ale s žádnými významnými problémy nesetkala a intranetové
portály u nich pracují ve standardním provozu.

Vnitřní výbava portálu
Jak už jsme naznačili, většina z oslovených firem využila jako implementační
platformu pro vybudování intranetového portálu produkty společnosti Microsoft
SharePoint Portal Server 2003, který integruje informace z různých systémů do
jednoho řešení prostřednictvím jednotného přihlášení a integrace s podnikovými
aplikacemi, a SQL server. Ten slouží jako datový sklad dokumentů a na jeho
výkonnosti je v podstatě závislé celé další řešení. "Základem našeho řešení je
modul Logos Web Publication System, který provádí publikování informací. Jako
úložiště dat využíváme databázi MS SQL Server, která veškeré dokumenty
strukturuje do složek, jež můžeme přidávat či ubírat dle našich individuálních
požadavků," uvedl zástupce společnosti Summit Leasing. Krajský úřad Plzeňského
kraje si vybralo pro realizaci portálu rovněž řešení od Microsoftu. "Důvodem
byla návaznost na již vybudované provozní prostředí na platformě Microsoft a
možnost integrace s používanými aplikacemi této společnosti," komentuje Pavel
Šťovíček z Logosu, externího dodavatele řešení. Pouze v jednom případě při
budování intranetového portálu padla volba na konkurenční řešení IBM WebSphere
Portal. "Stačil nám přitom průměrný server (1x CPU, 2 GB RAM, 200 GB HDD),"
uvedla firma působící v oblasti distribuce, která nechtěla být jmenována.

Každý má to, co potřebuje
Všichni dotazovaní označili jako jeden z hlavních přínosů vybudování
intranetového portálu zlepšení komunikace v rámci jednotlivých pracovních týmů
a organizace práce. Za významné výhody považovali také urychlení podnikových
procesů a přístupu zaměstnanců k aktuálním veřejným informacím a s tím spojenou
úsporu času či široké možnosti spolupráce. Kromě rychlého přístupu k
požadovaným datům oslovené firmy navíc ocenily sníženou chybovost a přehmaty
při řešení běžných problémů a sníženou náročnost na počítačové znalosti.









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.