Znají ty správné odpovědi na záludné otázky financování IT

Lidé, o kterých bude dále řeč, sice často pracují pro šéfy informatiky (CIO), ale informace o svých zjištěních zp...


Lidé, o kterých bude dále řeč, sice často pracují pro šéfy informatiky (CIO),
ale informace o svých zjištěních zpravidla předávají šéfům financí (CFO). Tvoří
finanční přehledy týkající se IT ve firmě, spolupracují s kolegy ve finančním
oddělení na podkladech pro správná investiční rozhodnutí, sledují dodavatele IT
technologií a zjišťují efektivnost interních IT oddělení. V USA často dohlížejí
na rozpočty vyšší než 1 miliarda dolarů; v ČR jsou ovšem IT investice i u
velkých firem o několik řádů níž. Také proto je zde zřejmě pozice IT CFO
výjimkou.
Podle výsledků průzkumu Computerworldu realizovaného v tomto roce ve spolupráci
se společností Markent plánovalo pro letošek 63 % firem v ČR investiční výdaje
do IT nižší než 5 milionů Kč. Podle Jiřího Remra, ředitele společnosti Markent,
se přitom mezi lidmi, kteří schvalují nákupy do IT, objevili IT specialisté, IT
manažeři, ekonomičtí ředitelé, vedoucí úseku nákupu i manažeři na řadě dalších
pozic. "Pozici IT CFO, ani jí podobnou, jsme ale v této souvislosti
nezaznamenali," konstatuje Jiří Remr.
Takový závěr koneckonců odpovídá faktu, že i v USA existuje pozice finančního
ředitele zodpovědného za IT (IT CFO) jen v cca 10 % firem typicky těch
největších. Není přitom výjimkou, že zde tito lidé zodpovídají za rozpočty
přesahující 1 miliardu amerických dolarů. K jejich nejdůležitějším úkolům patří
mimo jiné kvantifikace dopadu technologických investic na zisk a operační
efektivitu firmy.

Proč dvojnásobek
Mike Scardina je již téměř 10 let šéfem financí pro IT v americké pojišťovně
Allstate Insurance. Ale teprve v posledních letech se podle jeho slov pozice IT
CFO dostala do světel reflektorů. Roční náklady na informační technologie činí
v Allstate více než 1 miliardu dolarů a Scardina se dostal pod enormní tlak ze
strany hlavního managementu, aby takové náklady ospravedlnil.
"Rozhodně nestačí prostě říci, že se chystáme utratit 150 milionů dolarů za
datové centrum. Lidé se vás totiž zeptají: Fajn, ale proč 150 milionů, proč
nestačí jen 75?" vysvětluje Scardina.
Náklady na informační technologie se v posledních letech zvýšily tak, že v
mnohých firmách činí až polovinu veškerých kapitálových investic. To je zřejmým
důvodem skutečnosti, že jsou takzvaní CFO zaměření na IT stále častěji vyzýváni
vedením, aby zajistili vyšší průhlednost těchto investic.
"Svou roli bych nyní definoval asi takto: Jsem člověkem, který vysvětluje
vrcholovému managementu, kolik a proč AIG utrácí na IT a poskytuji vedení firmy
ujištění, že bude dosaženo očekávaných výsledků," říká Joseph Barkley, CFO
společnosti AIG Technology Management Services, což je větev American
International Group zaměřená na IT služby.

Proměna role
Role CFO specializovaného na IT procházejí poslední dobou významnou proměnou.
"Rozsah mé role se od roku 2002 významně rozšířil daleko za hranice vytváření a
dohledu nad IT rozpočtem," říká Grant Zaichick, šéf pro řízení informačních
systémů u DHL Information Services. K dohledu nad rozpočty IT Zaichick nedávno
převzal rovněž zodpovědnost za globální IT reporting a IT kontrakty pro region
Ameriky.
"Role IT CFO se mění z taktické na více strategickou," konstatuje Howard Rubin,
výkonný viceprezident analytické společnosti Meta Group. "Jednoduše řečeno: Být
IT CFO znamená těžkou práci," dodává Bill Johnston, prezident konzultační
společnosti Alinean. Podle jeho názoru pro to existuje několik důvodů.
Je například poměrně velmi komplikované, a to dokonce i pro skutečné finanční
kouzelníky, efektivně kvantifikovat dopad technologických investic na zisk a
operační efektivitu firmy. K tomu si přidejte vysokou cenu nástrojů
nabízejících provedení těchto měření a nutnost navržení standardizovaného
přístupu k ocenění IT investic napříč množstvím obchodních jednotek nebo
regionů, a zjistíte, že fungování IT CFO je vlastně takový malý zázrak.

Dopad investic
Měření dopadu IT investic na podnikání firem je velkou výzvou pro všechny typy
společností. Dokonce i pro takové, jako je Intel. "Společnost Intel kontinuálně
vylepšuje svůj model IT investic. I přesto je demonstrace propojení mezi IT
výdaji a získanými přínosy klíčovým problémem, kterému čelí téměř každá IT
organizace," říká CIO Intelu Doug Busch.
Pozice finančního manažera pro IT existuje v Intelu již od roku 1994. Podle
Busche Intel využívá řady metod včetně IT portfolio managementu pro to, aby
pomohl své IT organizaci najít spojení mezi investicemi do IT a více než
4miliardovým zvýšením obratu mezi lety 2000 a 2004. Nicméně přiznává, že i jeho
společnost má stejné trable jako další firmy s tím, aby přiměla své účetní
systémy integrovat finanční data související s IT.
Scardina z Allstate tomu rozumí: "Původní finanční systémy nejsou příliš vhodné
ke sledování investic do IT, a to zvláště pokud jde o úroveň rozlišení, kterou
potřebujeme k tomu, aby byly investice průzračné," říká. Podle Scardiny
například standardní účetní systémy Allstate nejsou schopny poskytnout
informaci o tom, kolik je v organizaci v provozu motherboardů nebo jaký je
výkon procesorů v přepočtu na jeden investovaný dolar.
Allstate využívá specializovaný software zaměřený na sledování IT vybavení
hardwaru i softwaru. Ale firemní účetní software není podle Scardiny schopen
poskytnout ten druh finančních informací týkajících se IT investic, které
potřebují. "Z pohledu firmy potřebujete jednu sadu finančních záznamů, na
základě které lze vytvářet potřebné závěrečné zprávy," říká Scardina. "Ale z
hlediska IT nedisponuje účetní systém všemi záznamy, které byste potřebovali,"
dodává.
Aby se pomohl vyřešit tento druh problémů, vytvořili podle Barkleyho v AIG
návrh obecných procesů finančního výkaznictví a softwarových vzorů pro sběr
finančních dat se vztahem k IT ze své celosvětové sítě. To jim usnadnilo jejich
přenos do firemního účetního systému.

Globální trable
Problém se systémem účetnictví se ale dále prohlubuje u globálních firem, jako
je například Aon. Ta má obchodní divize ve 120 zemích a zabývá se správou
rizik, pojištěním a konzultačními službami v oblasti lidského kapitálu. "Služby
IT běží napříč všemi částmi organizace a je velmi obtížné extrahovat adekvátní
funkční náklady z výkazů zisků a ztrát vykazovaných našimi systémy," říká David
Barker, viceprezident pro globální IT finance Aonu.
Kromě problémů souvisejících s měřením přínosů napříč mnoha divizemi, a to
ještě neadekvátními nástroji, jsou tu i jiné trable. "IT CFO nemají dobrá data
a kvalitní informace, což pro ně dále komplikuje například zjištění, jak moc je
ve skutečnosti stojí provoz datového centra a zda dává smysl jej outsourcovat,"
říká Barbara Gomolská, analytička společnosti Gartner.
Výsledkem uvedených problémů je, že mnohé IT CFO čekají těžké časy, když mají
vrcholovému vedení předložit v jasném přehledu čísla, ze kterých má být patrné,
jaký efekt mají IT investice na výsledky firmy. A dalším významným faktorem,
který komplikuje IT CFO dělat efektivně jejich práci, je chybějící porozumění
finanční problematice u IT zaměstnanců i středního IT managementu. "Finančním
záležitostem obvykle skutečně rozumí jen relativně malý počet lidí na vrcholu
organizačního žebříčku oddělení IT," říká Gomolská.

Výuka financí
V některých firmách uvedený problém řeší tak, že zástupci finančního oddělení
provádějí školení IT zaměstnanců. Například v Allstate podle Scardiny
absolvoval každý, jehož práce nějak souvisí s rozhodováním o nákupu IT, školení
o alokaci finančních investic.
Podobně je tomu i v DHL. Zaichick již několik let úzce spolupracuje s dalšími
odděleními firmy, aby společně zajistili, že všichni zaměstnanci IT oddělení,
kteří mají na starosti návrh a obhajobu nových projektů, rozumějí finančním
požadavkům potřebným pro sestavení obchodního případu pro svůj projekt.
U Intelu podle Busche všichni zaměstnanci absolvují školení zaměřené na
pochopení obchodních dopadů své práce a jsou jim předávány informace o
základních obchodních parametrech firmy, které jim například umožňují porovnat
vývoj u Intelu s konkurencí. Kromě toho probíhají i školení pro IT projektové
manažery, kteří musejí umět pomáhat finančnímu oddělení vyhodnocovat finanční
alternativy různých řešení v IT.
Vzdělávání IT oddělení ve finančních záležitostech napomáhá i společnost SIM
(Society for Information Management), která před několika lety uzavřela alianci
s institutem FEI (Financial Executives Institute). Podle CIO Aonu June
Drewryové, která byla do roku 2000 prezidentkou SIM, je cílem pomoci jak vedení
IT, tak i finančním manažerům lépe se vypořádat s výše uvedenými problémy.

Kdo jsou IT CFO
IT CFO (IT Chief Financial Officer) jsou lidé ze světa financí, kteří dohlížejí
na finanční stránky provozu IT oddělení ve firmě. Ačkoli se rozsah jejich
odpovědnosti liší firma od firmy, lze mezi jejich obecné povinnosti zahrnout
dohled nad IT rozpočty, rozhodování o nákupu IT vybavení, správu IT majetku,
analýzu nákladů a benchmarking IT. Většina IT CFO podává zprávy CIO (Chief
Information Officer, šéf informatiky) i CFO.
Ačkoli v některých organizacích existuje pozice IT CFO již více než 20 let, na
popularitě získala až v tomto desetiletí, kdy ekonomika začala zpomalovat a
nejvyšší management firem začal utahovat kohoutky IT výdajů.

CFO versus CIO
Thornton A. May
Poslední psaná slova Franklina D. Roosevelta z Warm Springs na jaře 1945
vybízela globální vůdce i obyčejné občany ke kultivaci obecných znalostí o
lidských vztazích. Tento úkol velmi dobře sedí také jednomu novému významnému
hráči na IT scéně dneška IT CFO. Jeho úkolem je překlenutí významných propastí
mezi odděleními IT a financí.
Data sebraná od více než 300 CFO (šéfů financí) v rámci IT Leadership Academy,
sponzorované firmou Lawson Software, ukázala, že šéfové IT a lidé z finančních
oddělení musejí pro to, aby si rozuměli, daleko více spolupracovat. Od té doby,
kdy spatřil světlo světa termín CIO (v roce 1987 v knize Williama R. Synotta
The Information Weapon), totiž šéfové technologií a financí žijí ve světě
antagonismu a omezeného vzájemného porozumění.
Detailní analýza chování společností, které získávají velké přínosy ze svých IT
investic, ukazuje několik společných rysů:
dobře fungující vztahy mezi úsekem IT a finančním oddělením
dobře řízený, vysoce interaktivní a rozumně transparentní proces investic do IT
přítomnost prostředníka mezi světem IT a financemi označovaného jako CFO pro IT
nebo prostě IT CFO
Plánované investice firem do IT v ČR
zdroj: markent, 2004









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.