Znalosti, které neleží ladem, nesou peníze

DEFINICE Správa znalostí (knowledge management) je procesem shromažďování dat, rozpoznávání jejich vzájemných vzta...


DEFINICE
Správa znalostí (knowledge management) je procesem shromažďování dat,
rozpoznávání jejich vzájemných vztahů a přeměny získaných poznatků na užitečné,
přístupné informace, sloužící jako cenný zdroj vědomostí. O správě znalostí se
zpravidla hovoří v souvislosti se zpracováním firemních dat.
Než abychom se zabývali filozofickými úvahami o tom, co je to vlastně znalost,
řekněme si hned v úvodu, že určitou znalost pro nás v tomto textu bude
představovat každá informace, která může nějakým způsobem podpořit cíle firmy.
Přirovnáme-li s trochou nadsázky řízení IT ke snaze sehnat do houfu kočky, pak
správu znalostí můžeme přirovnat k pěstování blech na houfu koček.
Model znalostního managementu předpokládá, že firmy, které jsou schopné nejlépe
shromažďovat, třídit, ukládat a analyzovat své znalosti, získávají výhodu nad
svými konkurenty. Rozdíl mezi informací a znalostí si přibližme na příkladu:
Řekněme, že vyhodnocujete síťové logy své firmy. Díváte-li se pouze do nich,
zjistíte třeba, že v určité kanceláři dvakrát denně nastává náhlý pokles
využití šířky pásma pro přenos dat. To je pro vás záhadou až do chvíle, kdy
promluvíte s vedoucím kanceláře a zjistíte, že tyto pauzy v systému označují
dobu, kdy pravidelně přijíždí občerstvení. Takovéto záhady vznikají stále znovu
a znovu s příchodem každého nového zaměstnance, který dosud jen málo tuší o
firemních procesech, nebo s každou změnou pozice zaměstnance dosavadního. Tak
dochází při řešení stále stejného problému pořád dokola zbytečně ke ztrátě
drahocenného času.

Jak na ně
V případě použití metod pro správu znalostí se zavedou ve firmě systémy pro
shromažďování informací a jejich zpracování do přístupné podoby. Tento postup
lze využít kdekoli ve firmě, ale nejobvyklejší využití je v aplikacích pro
podporu zákazníků. Aplikace mohou zahrnovat řešení vhodná pro problematiku MIS
(management information system), zajišťovat podporu personalistiky nebo třeba
poskytovat automatickou (a samoobslužnou) podporu zákazníkům maloobchodu.
Správa znalostí (nebo také znalostní management) má charakter spíše obchodního
než technologického modelu, přesto zahrnuje využití nových technologií. Firmy,
které v osmdesátých a devadesátých letech zapojovaly PC do sítí, umožnily
širšímu okruhu svých zaměstnanců používat první verze systémů řízení znalostí a
přispívat k jejich zdokonalení. Tyto systémy byly závislé na centrálních
databázích, kam zaměstnanci zadávali informace a poznatky ohledně své práce, a
tak měli jejich kolegové možnost vyhledat potřebné údaje k řešení svých
pracovních úkolů.
Je typické, že systémy správy znalostí jsou vybudovány na základě databázových
technologií tedy jako nadstavby systémů pro řízení relačních databází, datových
skladů a nástrojů sloužících k čištění dat. Pro účely sledování a analýzy
praktického využití systémů správy znalostí mají manažeři možnost použít
nástroje pro generování reportů, které jim databázové systémy nabízejí. Tyto
nástroje zároveň pomáhají generovat znalosti v rámci firmy a řídit její
existující znalostní aktiva.

Groupware
Odborníci, kteří pracují se systémy správy znalostí, velmi záhy začali využívat
groupwarových produktů. Najít přesnou hranici mezi systémem správy znalostí a
groupwarem je poměrně obtížné: systémy správy znalostí obvykle spočívají na
technologiích groupwaru, jakým jsou např. Lotus Notes, a groupware samozřejmě
umožňuje sdílení informací ve firmě. Jeden znatelný rozdíl spočívá v tom, že
systém řízení znalostí klade důraz na identifikaci jejich zdrojů, analýzu
znalostí a řízení toku znalostí v rámci firmy a po celou dobu zajišťuje přístup
k jejich databázi.
Model správy znalostí považuje souhrn všech znalostí ve firmě za "duševní
aktiva" firmy a poskytuje nástroje pro správu těchto aktiv. Správa znalostí má
povahu nástroje řízení, proto systémy, které ji zajišťují, vyžadují jak vhodnou
technologii, tak i konzultanty, kteří dokáží poradit, jak vést audit znalostí,
analýzu znalostí nebo jak řídit tok znalostí ve firmě. Během několika
posledních let, kdy došlo k přesunu aplikací groupwaru z proprietárních modelů
klient/server na webové platformy, do sebe oblast správy znalostí zahrnula
webové technologie, a tím nebývale rozšířila svoji využitelnost a snížila
provozní náklady. Systémy správy znalostí provozované na webu nevyžadují téměř
žádné (nebo jen minimální) úpravy uživatelských desktopů a vyznačují se snadnou
instalací a údržbou. Navíc zpravidla nevyžadují ani náročné školení uživatelů.
Poslední dobou se v systémech správy znalostí začal využívat pro identifikaci
požadovaných datových prvků a pro extrakci znalostí obsažených v těchto prvcích
rovněž jazyk XML. XML nabízí systém schémat a tagů, čímž umožňuje čtenářům
uživatelům shromažďovat metadata pro každý typ informace a uchovávat je ve
standardizovaném formátu.

Co je vhodné pro vás?
Správa znalostí představuje investici v nejvyšších úrovních firmy. Náklady
mohou být dosti vysoké běžně nabízené "konfekční" produkty totiž obvykle nejsou
řešením vhodným pro velké a složité úkoly, typické pro velké firmy. A na druhou
stranu: Systémy správy znalostí se málokdy uplatní v menší firmě. Vysoké
náklady na hardware a software, potřebný k zavedení systému, mohou být v
konečném výsledku značně převýšeny náklady na konzultace při úpravách softwaru
správy znalostí nebo při vytváření modifikovaných aplikací. Celkově vzato, ať
se již rozhodnete pro vlastní vývoj nebo nákup hotového systému, vytvořit
systém správy znalostí představuje skutečně velmi významné rozhodnutí a musí
mít proto podporu celé firmy.

Víte, co vlastně víte?
Kolekce dat není informací.
Kolekce dat není vědomostí.
Kolekce dat není moudrostí.
Kolekce dat není pravdou.
(Neil Fleming, Lincoln University, Canterbury, Nový Zéland)









Komentáře
K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.