Groupware: Od e-mailu ke hravé spolupráci (1.)

Komunikační a kolaborativní software hledá cesty, jak dále zvýšit produktivitu v podnicích.


Software prtao podnikovou komunikaci a spolupráci pomáhá zvýšit efektivitu práce týmů a zlepšit průběh projektů. Zrychluje a usnadňuje komunikaci, umožňuje sdílení dokumentů, harmonogramů i tvůrčích procesů. Zároveň však klade nemalé nároky na zabezpečení různých forem interní i externí komunikace. Přitom se podniky musejí kromě vyspělých antivirů a sofistikovaných bezpečnostních politik spoléhat i na obyčejný zdravý rozum a zodpovědnost uživatelů.

Podnikový groupware se postupem času rozrostl do bohaté nabídky funkcí. Kromě tradičních (e-mail, kalendář, instant messaging) i méně tradičních (teleprezence, wiki, blogy či sociální sítě) komunikačních nástrojů obsahuje i stále vyspělejší funkce pro skutečnou spolupráci v dříve jednouživatelském aplikačním prostředí.

Z hlediska formy provozu se kromě klasické varianty klient – server dnes prosazují i hostingová řešení a také aplikace poskytované jako SaaS nebo umístěné do cloudu. Vzhledem k tomu, že software je většinou nabízen modulárně, lze jak jednotlivé nástroje, tak i formy jejich provozu kombinovat podle toho, jakou roli budou hrát z hlediska obchodních priorit či jak velký rozsah nasazení se u nich předpokládá, a s ohledem na bezpečnostní rizika.

V doprovodné tabulce (kterou najdete v tištěném Computerworldu č. 8 / 2011) jsme seřadili několik řešení dobře dostupných na českém trhu, která se liší jak variantou nasazení, tak obchodním modelem i zaměřením na různé uživatelské segmenty.

Google Apps představuje cloudové řešení pro menší i větší firmy. Do této kategorie patří i skromnější Group-Office od nizozemské firmy Intermesh, určený spíše segmentu SMB. Balík IBM Lotus spolu s trojicí navzájem provázaných systémů Microsoftu a řešeními od Novellu je určen pro všechny velikosti firem, čemuž odpovídá i forma nasazení – obvykle jsou k dispozici všechny varianty. Přehled doplňují menší produkty Kerio, IceWarp a e-Groupware, které se hodí zejména do segmentu SMB, a dva produkty Cisco pro sjednocenou komunikaci.

Asynchronní spolupráce
Mezi nejčastěji užívané nástroje pro spolupráci, která neprobíhá v reálném čase, patří systémy pro výměnu zpráv, jako e-mail, instant messaging či hlasová pošta. Tyto základní funkce najdeme prakticky ve všech produktech v přehledu. Liší se jen drobnými vylepšeními, jako jsou například tzv. chytré přílohy u IceWarpu, Lotus Notes i dalších (soubory nejsou k e-mailu připojovány fyzicky, ale jsou nahrazeny vloženým odkazem a uloženy na serveru) nebo push-email u Kerio Connect.

Nástroje pro zajišťování pracovního toku (workflow) umožňují pohyb dokumentů v rámci organizace v relativně pevně daném procesu. Kromě přeposílání dokumentů umožňují vytvářet formuláře, nastavit různé typy rolí a práv uživatelů apod.

Pro plánování úkolů, řízení projektů a koordinaci činností slouží skupinové kalendáře, nástroje pro zadávání úkolů a jejich plnění a specializované systémy pro projektový management.

Vyhledávání podnikových informací se poněkud liší od veřejných vyhledávačů – umožňuje zaměstnancům hledat lidi a zdroje v podniku nebo dokonce pomáhá odhalit skryté informace.

Synchronní spolupráce
Komunikace a spolupráce na dálku v reálném čase stírají vzdálenosti a časové posuny a umožňují, aby firma fungovala jako jeden celek i v případě, že její pobočky jsou rozmístěny v různých zemích.

IP telefonie umožňuje kromě spojování hovorů, hlasové schránky nebo realizace konferenčních hovorů přesměrování komunikace na cílové zařízení, které vyhovuje aktuální situaci volaného, zasílání rychlých textových zpráv nebo vyhledávání kontaktů na základě kompetencí a znalostí. Funkcemi odpovídajícími IP ústředně je vybaven například MS Lync, většina ostatních produktů využívá doplňky pro integraci s podnikovou IP ústřednou.

Dalším známým příkladem synchronní spolupráce je videokomunikace realizovaná buď specializovanými nástroji, nebo přes web. Uplatní se tam, kde se diskutuje o vizuálních informacích, kde je kromě rozhovoru potřeba zobrazit i další aktivity apod. Teleprezence vám navíc může dát pocit, jako byste seděli ve stejné místnosti jako osoba, která je od vás několik tisíc kilometrů daleko.

Chatovací systémy umožňují dvěma nebo více lidem psát a číst zprávy v reálném čase. Navíc umožňují napsaný text uchovávat jak pro budoucí použití, tak pro zpětné dohledání přímo během konverzace.

Sdílené nástěnky dovolují psát či kreslit na společně viditelnou plochu. Během telefonování nebo videokonferencí si tak účastníci mohou zapisovat poznámky, vytvářet diagramy nebo spolupracovat na řešení vizuálně podchytitelného problému.

Sdílená tvorba dokumentů umožňuje vytvářet a upravovat texty, spreadsheety a další znakové i grafické soubory buď asynchronně, nebo v reálném čase. K dispozici jsou jak samostatné editory, tak webová řešení.

V systémech se objevují i další aplikace, které lze v rámci podniku sdílet. Např. e-Groupware byl zdejším distributorem doplněn o helpdesk pro zadávání požadavků od klientů a k evidenci práce a o několik dalších aplikací (kniha jízd, sledování zásilek).

Systémy pro podporu rozhodování přispívají k racionálnějšímu rozhodování, které lépe odráží mínění zaměstnanců. Poskytují nástroje pro brainstorming, oponenturu nápadů, odhadování důležitosti a pravděpodobnosti různých událostí a alternativ a pro hlasování.

Sjednocením všech asynchronních i synchronních komunikačních kanálů se výrobci snaží o to, aby zprávy byly dostupné vždy, všude a pokud možno z jednoho místa. Sjednocená komunikace také dovoluje zastihnout kolegy prostřednictvím kanálu, který mají právě k dispozici.

„Socializace“ podniku
Tradiční nástroje pro spolupráci jsou orientovány na dokumenty a jejich inovační potenciál a vliv na produktivitu se pomalu vyčerpávají. Naproti tomu stále větší roli hrají aplikace ze sféry Enterprise 2.0 – znalostní portály, vyhledávací technologie a wiki systémy, které ve strukturované formě uchovávají a zpřístupňují zkušenosti získané během práce a kontaktů se zákazníky a obchodními partnery. Informace lze nejen zachycovat, ale i následně doplňovat a aktualizovat.

Podniky tak mohou získat okamžitou zpětnou vazbu o problémech a zachytit, uchovat a archivovat i znalosti vyjádřené prostřednictvím neformálních kanálů. Tím lze řešit tradiční problémy plynoucí například z pouhé ústní výměny informací, které mohou mít na pokračování projektů a fungování firemních procesů nemalý vliv.

Ke klíčovým funkcím příslušné platformy může patřit možnost, aby uživatelé v rámci firmy vytvářeli vlastní stránky, provoz diskuzních fór a dílčích portálů pro profesionální rozvoj a sdílení znalostí pro odborné vzdělávání, workflow pro zpracování a výměnu projektových dokumentů atd. Všechny informace by mělo být možné opatřovat štítky pro snadnější prohledávání.

Nástroje Enterprise 2.0 umožňují podnikům získat okamžitou zpětnou vazbu o problémech a nabízejí nové způsoby, jak zachytit znalosti vyjádřené prostřednictvím neformálních kanálů, uchovávat záznamy o nich a archivovat je – tím lze řešit tradiční problémy plynoucí například z pouhé ústní výměny informací, které mohou mít na pokračování projektů a fungování firemních procesů nemalý vliv.

Nejvýznamnějším prvkem sociálních sítí je osobní uživatelský profil obsahující podrobné informace o zaměstnanci. Jeho vlastník v něm shromažďuje údaje o svých znalostech, projektech, kterých se zúčastnil, a zkušenostech, které v průběhu práce pro firmu získal. Díky profilům mohou lidé jak prezentovat své osobní kvality nebo hledat spolupracovníky se znalostmi, které aktuálně potřebují pro svou práci, tak informovat o tom, čím se v danou chvíli zabývají a kde se fyzicky nacházejí.

V rámci podniku se tak vytvářejí dočasné nebo trvalé účelové komunity, jejichž členy spojuje společný zájem – účast v projektu, řešení problému apod. Nástroje pro sociální sítě umožňují, aby jejich vzniku a fungování nemuselo asistovat IT oddělení.

Možnosti jsou opravdu široké, proto je třeba kromě nároků na implementaci brát ohled také na nároky na uživatele, kteří se musejí nové nástroje během zavádění naučit využívat tak, aby měly reálné přínosy. Při volbě nové platformy z oblasti Enterprise 2.0 je tak potřeba myslet na to, kdo je koncový uživatel a jakým způsobem by měl nové nástroje využívat.

Mladší generace si už zvykla žít na internetu, takže si na práci on-line rychle zvykne. Zaujetí pro věc se ještě zvýší, pokud je nástroj pro spolupráci něčím zajímavý nebo zábavný.

Starší zaměstnanci navyklí na tradiční způsob práce se novému stylu přizpůsobují pomaleji, ale pokud zjistí, že díky němu snáze najdou informaci, kterou potřebují, nebo dokážou lépe řídit projekt, za který jsou odpovědní, rychle pochopí, že se jim námaha při osvojení nových technologií vyplatí. Pro podnik může být účast těchto lidí v sociálních sítích nesmírně důležitá, protože díky nim shromáždí velkou sumu zkušeností a znalostí dřív, než tito zasloužilí zaměstnanci odejdou do důchodu.

Na druhou stranu je při zavádění sociálních sítí třeba počítat s tím, že v současnosti si většina znalostních pracovníků nepřeje mít na svém stole další komunikační kanál, protože jsou zahlceni těmi, které už mají k dispozici.

Zavádění sociálních sítí tak neznamená pouhé seznámení uživatelů s funkcemi a bezpečnostní politikou. I tady se lidé nejprve musí přesvědčit o tom, že se jim úsilí vložené do zvládnutí nového komunikačního kanálu vyplatí.

Při srovnávání znalostních portálů je vhodné zvažovat specifické požadavky obchodních uživatelů či procesů – typicky třeba na podporu řízení workflow a odpovídající možnosti poskytované výrobci. Některé z platforem totiž často dovolují vytvářet pouze jednoduchá workflow, a chcete-li realizovat složitější, neobejde se to bez větších zákaznických přizpůsobení.

Podnikový software typu Enterprise 2.0, jakým jsou (mikro)blogy, wiki, nástroje firemních sociálních sítí apod., je často dostupný jak ve formě klasické vnitrofiremní instalace, tak v podobě nabídek softwaru jako služby (SaaS), řešení založených na architektuře cloudu nebo hostovaných platforem. Obecně platí, že hostované varianty lze zprovoznit snáze a rychleji, zatímco vnitropodnikový software dovoluje větší kontrolu a vyplatí se při implementaci ve větším rozsahu.

Technologie Enterprise 2.0 zpřístupňují zaměstnancům více informací, obsahu a znalostí než kdykoli předtím. Avšak vedle nepochybného růstu produktivity přinášejí organizacím i problémy. Firmy musí zvládnout příval dat, zachovat jejich přesnost a třídit je podle významu a důležitosti. Jen tak zajistí, že zaměstnanci mají k dispozici obsah a znalosti odpovídající jejich potřebám a rolím v podniku právě tehdy, kdy je skutečně potřebují.

Dokončení článku vám přineseme zítra...

 

Vyšlo v Computerworldu 8/2011
Časopis lze koupit se slevou 20 %










Komentáře