Jak být produktivní ve světě, kde je informací nadbytek a času málo

Během pěti let se ve firmách dramaticky zvyšil objem spolupráce. Celkově se za tu dobu zdvojnásobil počet týmů, do kterých je průměrný zaměstnanec zapojen.

Jak být produktivní ve světě, kde je informací nadbytek a času málo


(Partnerský příspěvek)

S tím, jak se podnikání stává globální záležitostí a zvyšuje se konektivita, týmová spolupráce je stále vice považována za klíčový předpoklad firemního úspěchu. Objem času, který zaměstnanci tráví zapojením do “kolaborativní” práce – schůzek, telefonických hovorů či korespondencí prostřednictvím e-mailu – vzrostl o 50 %. Snad ještě výmluvnější je fakt, že tímto typem kolaborativní práce zaměstnanci v současnosti tráví více než 80 % svého pracovního času.

Současně s tím roste i celková různorodost týmů, v nichž se zvyšuje počet externích vzdálených spolupracovníků nezřídka i z jiných časových pásem. Práce z domova či na cestách se stává normou a je to vůbec poprvé v dějinách administrativní práce, kdy spolu takto pracují čtyři věkové generace. To vše s sebou samozřejmě nese značné nároky na nástroje, kterými jsou lidé v těchto týmech zvyklí komunikovat a pracovat. Vedle tradičnějších nástrojů, jako je e-mail či videokonference, se objevují novější nástroje, jako jsou chaty či vnitropodnikové sociální sítě.

Univerzální prostředí Office 365 má nyní skvělý nástroj pro týmovou spolupráci

Na trhu se prosadil přístup sjednotit všechny nástroje do jedné sady. Tak vznikl Microsoft Office 365, nejrozsáhlejší sada nástrojů a platforma pro tvorbu, komunikaci a spolupráci.

Office 365 posléze loni v listopadu dostal nový rozměr díky Microsoft Teams, které bylo jako pracovní prostředí založené na chatové komunikaci navrženo tak, aby posílilo umění týmové spolupráce. Od listopadového uvedení předběžné verze Microsoft Teams usnadňuje spolupráci týmům v již více než 50 tisících organizacích.

Efektivnější spolupráce s Microsoft Teams

Pro představu, jak lze využívat Microsoft Teams pro efektivnější spolupráci, popíšeme situaci, kterou zná každý z nás. S novým projektem začne narůstat počet zaslaných e-mailů a po několika týdnech se tráví víc času administrativou než samotnou prací. Hotová pohroma nastane s příchodem nového člena do týmu. Jsou to hodiny navíc, než dohledá a projde materiály a stovky e-mailů. S novou službou Microsoft Teams tyto problémy odpadají: veškeré podklady a soubory členové týmu přehledně sdílejí na jednom místě, obdobně sdílené jsou v poznámkovém bloku zápisky ze schůzek a porad. Komunikace probíhá pomocí chatu s možností okamžitého svolání video hovoru.

Od listopadové verze zakomponoval Microsoft do Teams více než 100 nových funkcí včetně vylepšení, které mají zefektivnit schůzky (meeting experience) s novými možnostmi plánování, iniciování telefonických hovorů či video hovorů na Android (brzy budou následovat obdobné funkce na iOS a telefony Windows). Kromě lepšího propojení e-mailů s ostatními nástroji jsou v nově představené verzi také zdokonalené prvky bezpečnosti a součinnosti. Zdokonalení se nově týká i podpory pro širší týmy či toho, že otevřené/veřejné týmy jsou nyní přístupné pro každého člověka v organizaci.

Společnost rovněž představila nové prvky, které Microsoft Teams učiní dostupnější, jako je podpora pro čtení z displeje, regulace kontrastu či navigace výhradně prostřednictvím klávesnice. Další vylepšení, jako například externí přístup hosta a hlubší integrace s Outlookem, stejně tak jako rozšíření možností platformy pro vývojáře, jsou naplánovány na červen tohoto roku.

S Microsoft Teams dostávají všichni zákazníci, kteří mají Office 365, do rukou nový nástroj. Mezi jeho největší výhody  patří jednoznačně efektivnější spolupráce v rámci týmů, ale také to, že know-how zůstává v organizaci a že tato služba splňuje náročné požadavky na bezpečnost. Příležitost vyzkoušet všechny výhody Microsoft Teams v prostředí vlastní firmy mohou v současné době všichni zákazníci s předplatným Office 365.

 

Úvodní foto: Microsoft










Komentáře