Kancelář v cloudu - porovnání Office 365 a Google Apps

Až donedávna byl mezi kancelářskými balíky přesně daný rozdíl. Pokud jste chtěli balík formou desktopu, vybrali jste si Microsoft Office. Pokud online, byl na výběr buď Google Apps nebo Zoho Docs. Ale co si má firma vybrat dnes?

Kancelář v cloudu - porovnání Office 365 a Google Apps


(PR článek)

Pro lepší porovnání je postavíme proti sobě, ať je výběr snadnější. Pojďme se proletět v oblacích.

1. Uživatelské rozhraní

Při výběru kancelářského balíku vás zajímá především co nejširší nabídka aplikací s dostatečným množstvím funkcí, vhodných pro vaši potřebu. To však nezmiňujeme počáteční bitvu, kterou svádí každý nový uživatel při seznamování s novým programem či službou. V tomto ohledu bude asi práce v Office 365 přirozenější pro uživatele Office 2013 a 2010 – webové avatary blízce připomínají desktopové verze, včetně zařazení kontroverzního ovládacího prvku Ribbon (pás karet). Fonty, šablony a styly formátování, které jsou v desktopové verzi, najdete i zde. Na rozdíl od Office 365 je vzhled a celkový dojem z Google Apps jednoduchý a zastaralý. Ačkoliv může být sada funkcí v některých ohledech víceméně stejná, v Office 365 je jednodušší danou funkci najít.

2. Požadavky na systém

U Google Apps je váš webový prohlížeč i desktopem, a používáte ho při všech činnostech: email, vytváření dokumentů a spolupráce. Není nutné instalovat žádný další software a můžete prakticky pracovat z jakéhokoliv zařízení s internetovým připojením. Office 365 na druhou stranu vyžaduje instalaci softwarových plug-inů a .NET framework. A pokud chcete využívat offline funkce Office 365, bude samozřejmě také potřeba nainstalovat do desktopu/laptopu Microsoft Office. Je pravda, že Office 365 má už zabudovanou větší škálovatelnost, což přivítají rychle rostoucí firmy, ale v porovnání s požadavky na Google Apps – podporovaný webový prohlížeč – je setup Office 365 trochu složitější.


Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší společnosti? Potřebujete snížit náklady na informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Office 365 nebo Google Apps do vaší infrastruktury a případně je porovnat? Navštivte zdarma například webinář na Google Apps Jak využít Google Apps naplno.


3. Tvorba dokumentů

V Office 365 jsou patrné bohaté zkušenosti Microsoftu s vytvářením kancelářských balíků. Pokročilé formátování dokumentů je zachováno lépe než v Google Apps, a to při přesunu offline dokumentu mezi desktopem a cloudem tam i zpět. Co se týká tabulek, vše co dosud známe (včetně Zoho) bledne při porovnání se schopnostmi a pokročilými funkcemi, které jsou u desktopového balíku pro odbornou práci v Excelu každodenně potřebné. Nicméně, zde bychom museli uznat, že Office 365 má náskok. Pokud používáte ve společnosti velké množství pokročilejších funkcí v Excelu, pak vám Google Apps určitě nebude dostačovat, pokud se změnou kancelářského balíku nebudete investovat i do jiného BI nástroje, než je Excel.

A pro opravdu kvalitní prezentace je PowerPoint v Office 365 opravdu lepší volbou – Google Prezentace jsou funkční, ale chybí jim širší výběr šablon a motivů, které obsahuje sada Office 365.

4. Spolupráce

Spolupráce na dokumentech, neboli schopnost různých členů týmu současně pracovat na určitém dokumentu, je důležitým atributem kancelářského balíku. V balíku Office 365 je to vyřešeno pomocí SharePointu. Na základě našich zkušeností to může fungovat oběma způsoby – i když vám Sharepoint dává výhodu prohlížení historie, kontroly dokumentů či integraci s Microsoft Office v desktopu, řízení všech těchto funkcí se tím stává složitější, zejména pro opravdu malé firmy. Nabídka Google Dokumentů je podobná, ale navíc umožní jednodušeji více lidem on-line pracovat na jednom dokumentu. Zároveň ukáže, kdo zrovna dokument prohlíží nebo upravoval jako poslední, a to vše bez nutnosti vstupu do jiné platformy. Office 365 posledními updaty ale Google Apps dohání.

5. Cena

Office 365 nabízí nepřeberné možnosti při výběru ceny. V základním balíku za čtyři eura měsíčně dostane každý uživatel 25 GB pro ukládání dat na SkyDrive a 50 GB v emailové schránce. Google Apps for Business nabízí dva cenové plány: flexibilní za čtyři eura na uživatele měsíčně nebo platbu předem 40 eur na rok za uživatele. S oběma získáte 30 GB úložného prostoru a 30 GB v emailové schránce.

6. Chat a komunikace

Nástroje Office 365, jako je Lync, integrují s dalšími produkty Microsoft Office a Office 365. To znamená, že uvidíte, pokud je někdo k dispozici pro chat nebo hovor, nebo kdo upravuje váš dokument či prohlíží stejné soubory jako vy. Google nabízí téměř stejné funkce přes integraci s Google Talk, ale aplikace Microsoftu nabízejí větší profesionalitu a snadnou integraci.

7. Podpora

Pokud se podíváme na zákaznickou podporu, tak zjistíme, že v tomto oba systémy značně pokulhávají. Microsoft i Google poskytují systémy jako produkt a svým způsobem si s nimi pak už dělejte, co chcete. Google nabízí pouze podporu v angličtině a je obtížné se dovolat s případnými dotazy. Microsoft také primárně nabízí podporu v angličtině. Doporučujeme určitě využít služeb některého z implementátorů, kteří dokážou řešit případné problémy za vás a hezky česky.

Verdikt

Office 365 i Google Apps/Docs čeká ještě dlouhá cesta, než se shodnou ve většině funkcí s desktopovým balíkem Office. Pro běžného uživatele jsou dostačující oba – i když můžeme říct, že Office 365 nabízí v určitém ohledu více profesionality a podobnosti s balíkem Office, Google Apps zase nabízí dostupnost a snadný přístup.

Zde jsme vypíchli pouze základní výhody obou balíků, ale pokud vás zaujaly, bude nejlepší si oba vyzkoušet a pak se rozhodnout, který je ten pravý pro vás. Můžete využít i různé webináře a podobně. Zároveň doporučujeme využít systémového integrátora, který vám pomůže se základním nastavením obou služeb. Také vám pomůže využít oba balíky naplno při integraci s vaší infrastrukturou, případně i placení v českých korunách. A vím, že například mí kolegové v Nessu také po dohodě se zákazníkem doporučí platformu, která je pro něj a jeho záměry nejvýhodnější.

Martin Kunz, Ness Technologies

 

Úvodní foto: © lassedesignen - Fotolia.com










Komentáře