Co skrývá Office 365 (1): Exchange Online aneb na poštu v cloudu

Microsoft začal v červnu prodávat cloudové služby Office 365. Pro malé i velké firmy je připraveno několik cenových balíčků, které zahrnují software pro poštu, kalendář a kontakty, úpravy a sdílení dokumentů, sjednocenou komunikaci včetně videokonferencí a webovou či desktopovou verzi Office. V následujícím čtyřdílném seriálu vám ukážeme několik doporučení a tipů, jak můžete v praxi Office 365 využívat.


Microsoft Exchange Online je z uživatelského pohledu jednou z nejvýznamnějších součástí Microsoft Office 365. Nabízí totiž plnohodnotný Exchange Server umístěný v cloudu včetně všech jeho výhod, jako je push synchronizace s mobilními telefony. Součástí Exchange Online je navíc i plnohodnotný cloudový antivir a antispam postavený na bázi Forefront for Exchange.

Kde bude váš Exchange Online
Exchange Online je cloudová služba provozovaná z datových center společnosti Microsoft, která jsou pro Evropu umístěna v irském Dublinu a nizozemském Amsterdamu. Přístup ke službě je možný z libovolného místa i zařízení připojeného k internetu.

O ochranu proti neoprávněnému přístupu se starají fyzické zabezpečení datacentra, centrální firewally a IDS/IPS v datovém centru i speciální tým pro tzv. Security Development Lifecycle podle ISO 27001. Samotné datové centrum má pak celou řadu bezpečnostních certifikací, jako je třeba PCI DSS, což je standard pro organizace, které drží, zpracovávají nebo si vyměňují informace o platebních kartách, či certifikát o plnění požadavků evropské směrnice 95/46/EC o zajištění ochrany osobních údajů. Veškerá komunikace se serverem je také šifrována 256bitovým šifrováním s veřejným klíčem od GTE CyberTrust.

U Exchange Online stejně jako u celého balíku Office 365 je také garantována dostupnost na úrovni 99,9 % na měsíční bázi. Souhrnná doba všech výpadků v kalendářním měsíci tak nesmí přesáhnout 44 minut. Pokud by došlo k delšímu výpadku, pak Microsoft vrátí část nebo celkovou měsíční platbu za službu. O plánované údržbě systému jsou navíc administrátoři informováni ve webovém rozhraní.

Přístup ke službě a synchronizace s mobilem
K obsahu samotného Exchange Online lze přistupovat buď prostřednictvím webového prohlížeče a prostředí Outlook Web App, anebo s využitím tlustého klienta – ať už Outlooku nebo poštovního klienta v libovolném mobilním telefonu.

Outlook Web App využívá uživatelské rozhraní velmi připomínající rozhraní aplikace Outlook 2010. Uživatel zde získává přístup k veškeré poště, kontaktům, kalendáři i úkolům a u pošty má dokonce i možnost volby mezi sdružováním komunikace do konverzací nebo klasickým zobrazením jednotlivých zpráv. Velice důležitý je také fakt, že veškeré přijaté i odeslané zprávy vypadají v Outlook Web App naprosto identicky jako v Outlooku, takže při vyřizování pošty z internetového prohlížeče nehrozí nějaké problémy s grafickým formátováním zpráv.

Uživatelé chytrých telefonů či tabletů na platformách Windows Phone, Symbian, BlackBerry, Android a iOS mají přístup k push synchronizaci složek pošty, kalendáře a kontaktů a u některých platforem i úkolů a poznámek. Poštovní aplikace v mobilních telefonech, které podporují protokol ActiveSync (běžné v chytrých telefonech a tabletech) mají navíc přístup ke všem poštovním složkám včetně odeslané pošty. Samozřejmostí je, že pokud uživatel odešle například zprávu z mobilního telefonu, objeví se tato zpráva ve složce odeslané pošty jak ve webovém rozhraní Outlook Web App, tak v poštovním klientu Outlook.

Exchange Online podporuje také přístup přes protokoly POP3 a SMTP, díky čemuž je možné pro přístup k poště používat i obyčejné mobilní telefony či jiné poštovní aplikace.

Správa Exchange Online

Správa Exchange Online


E-maily a kontakty
Kapacita uživatelské poštovní schránky je 25 GB a maximální velikost přílohy odeslané zprávy je 25 MB. Stejně jako u klasického Exchange i zde platí možnost využívání podsložek a automatického provádění akcí s doručenými zprávami na základě nastavených pravidel.

Při práci s e-maily je možné využívat také funkci „Než odešlete…,“ která pomáhá předejít chybám při odesílání e-mailů. Samozřejmostí je stejně jako u klasického Exchange možnost nastavení automatické odpovědi v nepřítomnosti i podpisu. Ten může být u tarifů pro větší firmy E3 a E4 (tzv. Office 365 Plán E3, Plán E4) nastaven i centrálně.  Exchange Online umožňuje také zřizovat omezené, moderované či samoobslužné distribuční skupiny (např. oddělení nákupu), které následně pomáhají při vnitrofiremní komunikaci. V rámci Exchange Online je také možné vytvářet sdílené kontakty, které vidí všichni uživatelé ve firmě a které mohou zahrnovat i kontakty na lidi mimo firmu.

Práce s kalendářem
Podobně jako klasický Exchange, tak i Exchange Online umožňuje velice dobrou spolupráci s kalendářem. Uživatelé si zde mohou definovat tzv. delegáty (osoby oprávněné zasahovat do jejich kalendáře), mohou své kalendáře sdílet s kolegy či dokonce dalšími firmami, které využívají Exchange Online nebo Exchange Server 2010, a mohou využít také anonymní zpřístupnění svého kalendáře ve formátu iCalendar.

Zabezpečení jako příjemný bonus
O zabezpečení pošty po stránce ochrany proti malwaru a spamu se stará Microsoft Forefront Online Protection for Exchange. Je to vlastně další serverový produkt, který je kromě Exchange Serveru ve službě Exchange Online obsažen. Forefront kontroluje nejen příchozí poštu, ale i tu odchozí, díky čemuž dokáže například zabránit rozesílání spamu z firemního serveru prostřednictvím infikovaného počítače ve firmě. Zajištěna je také ochrana před falšováním identity a zajištění důvěrnosti přenášených zpráv pomocí protokolu TLS. Jednotliví uživatelé i administrátor navíc mají možnosti do nastavení Forefront Online Protection for Exchange zasahovat. Možnosti konfigurace se přitom liší podle zakoupeného tarifu. Nejrozsáhlejší možnosti mají v této oblasti uživatelé tarifů pro větší firmy E3 a E4.

Archivace a dodržování směrnic
Z funkcí, které požadují zejména větší firmy, stojí za zmínku také možnost archivace a zajištění dodržování interních směrnic. K přenášeným zprávám tak může být nastaveno připojování omezení právních záruk (tzv. disclaimer), zprávy mohou mít nastavenu omezenou časovou platnost a v poštovních složkách i osobních archivech uživatelů mohou být správcem centrálně nastavována pravidla pro uchovávání nebo odstraňování zpráv. Osobní on-line archiv má v levnějších tarifech kapacitu 25 GB, v tarifech E3 a E4 je neomezený.

Centrum pro správu
Správa Exchange Online se provádí prostřednictvím webového rozhraní anebo u komplikovanějších úkolů prostřednictvím prostředí Remote PowerShell. Běžná konfigurace a správa se provádí z webového ovládacího panelu, který umožňuje např. vytváření uživatelů urychlit pomocí nahrání jejich seznamu z CSV souboru.  Administrátor má také možnost delegovat svá administrátorská oprávnění zodpovědným uživatelům na základě jejich pracovního zařazení s použitím řízení přístupu založeného na rolích (RBAC), které může probíhat díky možnosti propojení Office 365 s Active Directory (u tarifů E1 až E4) zcela automaticky.

Autor pracuje jako produktový manažer divize Microsoft Office











Komentáře