Microsoft Office 2010: Ve znamení jednoty

Nejnovější sada kancelářských aplikací Microsoft Office 2010 pro firemní zákazníky znamená ideální příležitost, jak kromě zvýšení efektivity práce při tvorbě dokumentů a práci s daty vylepšit i efektivitu firemní komunikace a snížit náklady na telekomunikační služby.


Klíčem k úspěchu jsou v tomto případě Microsoft Office 2010 a technologie označované jako sjednocená komunikace.

Jednotná komunikace se za poslední dva roky stala ze zajímavého konceptu ověřeným přístupem, který zavádějí také české firmy. Zájem firem o sjednocenou komunikaci plyne kromě vidiny úspor i ze snadné implementace. Nasadit sjednocenou komunikaci do firmy nemusí trvat déle než několik hodin nebo jeden víkend. Většina firem už totiž základní vybavení pro sjednocenou komunikaci má. Tím základem je Microsoft Office a Exchange, které se doplní o speciální aplikace a serverové technologie. Microsoft Office 2010 pak do světa sjednocené komunikace přináší další novinky.

Konec zmatků a stresu
Sjednocená komunikace z pohledu uživatelů začíná a končí s aplikacemi a zařízeními, které musejí používat. V případě Microsoftu se ale v podstatě nic nemění. Uživatel si vystačí s aplikacemi, které používá doposud, jen k nim přidá místo nevhodného „kecálka“ typu ICQ profesionální komunikační program Microsoft Office Communicator pro rychlou textovou komunikaci s kolegy.

Srdcem systému komunikace pak stejně jako v běžném nesjednoceném provozu zůstává Microsoft Outlook doplněný o technologii zjišťování přítomnosti osob. U každého kontaktu v Outlooku nebo v aplikaci Office Comunicator uživatel vidí, zda jsou jeho kolegové, zákazníci nebo obchodní partneři dostupní a jaký způsob komunikace jim aktuálně vyhovuje. V základní podobě sjednocená komunikace může fungovat jen se stávajícím hardwarovým vybavením, v pokročilejších variantách pak sjednocená komunikace využívá IP ústředny napojené na komunikační server a nasazení IP telefonů či videokonferencí.

Sjednoceni v Excelu
Programy Microsoft Office svou sílu vždy nejlépe předvedly ve firemním prostředí díky napojení na serverovou infrastrukturu a díky tomu, že firemní uživatelé využijí pokročilé funkce pro zpracování dat v Excelu nebo nástroje pro řízení oběhu elektronických dokumentů ve firmě. Office 2010 v tomto trendu pokračuje.  Dokonce poprvé umožňuje nahlédnout do možností online spolupráce též zákazníkům mimo velké firmy díky bezplatným online službám Microsoft Office Web Apps.

Na firemní zákazníky čekají nové serverové funkce pro sdílení dat a jejich úpravu ve více lidech a napojení funkcí sjednocené komunikace přímo do aplikací sady Microsoft Office, nejen do Outlooku.  Ve Wordu, PowerPointu a Excelu se automaticky při zobrazení podrobností o souboru v režimu Backstage ukazují informace o dostupnosti všech lidí, kteří jsou označeni jako spoluautoři dokumentu. Přímo z aplikace pak může čtenář dokumentu, ve kterém najde chybu nebo nesrozumitelnou pasáž, kontaktovat dostupné autory a problém s nimi vyřešit – po telefonu, e-mailem, rychlou textovou zprávou nebo obyčejnou SMSkou.

Uložit a sdílet
Efektivní komunikace napříč sítěmi a technologiemi je jen jednou součástí efektivní týmové spolupráce. Tou druhou je využití moderních technologií pro samotnou práci. To se týká rovněž tvorby dokumentů a zpracování dat. Microsoft Office v návaznosti na Web Apps, SharePoint Services a SharePoint Server nabízí možnost kooperativního zpracování dokumentů. Microsoft Office 2010 do této oblasti přináší výraznou změnu filozofie.

Nový model sdílení dokumentů a jejich společné úpravy nepracuje v reálném čase, kdy automatické přenosy informací o změnách v dokumentech často rušily ostatní členy týmu při práci. V novém prostředí dochází k synchronizaci dat vždy při uložení souboru. Díky tomu ostatní uživatele dokumentu nematou nedopracované sekce v dokumentech nebo mizející čísla v tabulkách. Microsoft Office 2010 navíc přidává možnost uzamknout libovolné části dokumentu a chránit je tak proti nechtěným změnám.

Světlo na konci roku
Windows 7 vyvolaly mezi uživateli a firemními zákazníky zájem o upgrady a inovace. Microsoft Office s důrazem na týmovou spolupráci a online funkce vzbuzuje stejný zájem, který podporují informace o připravovaných technologiích, které přinese nová verze Office Communication Serveru s označením 2010. Serverový produkt, který si klade za cíl plně nahradit pobočkové ústředny ve firmách, bude firmy lákat spolu s Microsoft Office 2010, jež dokáže nové funkce lépe využít.

Pozitivním momentem při přemýšlení o upgradech či zavedení sjednocené komunikace a nástrojů pro týmovou spolupráci je kromě rychlé návratnosti investic ještě jedna skutečnost. Sjednocenou komunikaci lze zavést i ve velkých firmách během několika hodin nebo pro jistotu přes víkend. Že to není jen marketingové heslo, ukazuje příklad dovozce automobilů Toyota Motor Czech, který Microsoft Office Communications Server 2007, Microsoft Office Communicator 2007 a Microsoft Office Live Meeting 2007 zvládl zavést do dvou poboček v Praze a jedné v Bratislavě během jediného dne.

Petr Bobek, produktový a marketingový manažer divize Information Worker, Microsoft











Komentáře