Zpracování formulářů a interaktivních dokumentů (1.)

Elektronické formuláře a interaktivní dokumenty mohou přinést výrazné zjednodušení a optimalizaci procesů firmy či organizace. Při hledání řešení pro jejich zpracování je ale třeba zvážit celou řadu aspektů.


Při srovnávání dostupných produktů hrají roli nejrůznější faktory a vlastnosti, jež můžeme rozdělit do několika základních kategorií a při troše zjednodušení se zaměříme především na následující oblasti funkcionality:
* formulář – tvorba formulářů/dokumentů a jejich možnosti,
* odesílání, oběh a schvalování,
* bezpečnost – uživatelská oprávnění, elektronické podepisování atd.,
* ukládání a archivace dat.

Každá z těchto oblastí skýtá různé problémy a znamená odlišnosti mezi dostupnými systémy, s jejichž využitím lze řešení pro zpracování interaktivních dokumentů realizovat. Pokud jde o tvorbu a možnosti samotných formulářů či interaktivních dokumentů, požadavky na ně se odvíjejí od povahy různých typů dat, jež je třeba zpracovávat, i od možností, které poskytnou samotnému uživateli, aby mu vyplnění maximálně usnadnily.

Flexibilita při řízení oběhu a schvalování dokumentů je směrodatná při pokrytí komplexnějších procesů organizace, kde je potřeba provádět vícestupňové schvalování a do zpracování je zainteresován větší počet pracovníků nebo podnikových oddělení. Bezpečnost dat a spolehlivá archivace dnes nelze ignorovat v žádném odvětví, ale zcela zásadní roli hrají zejména ve vertikálách či oblastech využití, kde jsou kladeny vysoké nároky na vyhovění platné legislativě.

Formuláře
Základní kritéria pro volbu systému tohoto typu vycházejí především z aspektů týkajících se tvorby a podporovaných možností samotných formulářů a interaktivních dokumentů. Klíčové je, zda si vůbec zákazník může nové formuláře navrhovat a vytvářet samostatně, tedy bez podpory dodavatele a pokud možno relativně snadno, neboť požadavky na ně se v průběhu doby vyvíjejí a většinou jsou v budoucnu vyžadovány jak úpravy formulářů vytvořených při prvotní implementaci, tak navržení zcela nových.

Většina výrobců za tímto účelem nabízí vlastní sadu nástrojů pro design formulářů, které se mohou lišit jak svojí flexibilitou, tak přívětivostí uživatelského rozhraní a použitelností návrhových nástrojů. Různá řešení se kromě toho mohou lišit tím, z jakých již existujících podkladů či dalších aplikací je možné formuláře vytvářet.

Obvykle je ale možné vytvářet interaktivní dokumenty z řady aplikací, mezi něž patří programy kancelářského typu (MS Office, Lotus), nebo transformovat formuláře z podporovaných formátů (PDF, Office, XML…). Často je podporován také import z grafických formátů či obecně z aplikací, jež jsou schopny generovat tiskový výstup. Stejně tak můžete v některých systémech transformovat i formuláře vytvořené v XSLT či s využitím JavaScriptu. Takto lze interaktivní dokumenty vytvářet prakticky z jakýchkoliv existujících podkladů.

Specifickou možností je pak podpora vytváření dynamických formulářů, v nichž se nová pole objevují v závislosti na dosud vyplněných datech. Chcete-li vytvářet skutečně interaktivní dokumenty, bude důležité, zda lze do formuláře přidávat kalkulace a kontroly, buďto alespoň základního typu, nebo pro náročnější aplikace i dosti komplexní, aby bylo možné uživateli zjednodušit proces vyplnění nebo přímo zamezit chybnému vyplnění.

Jednoduché kalkulace a kontroly představují například  základní matematické operace, podpora složitějších pak znamená možnost používat náročnější matematické výpočty včetně možnosti zahrnutí různých možností a podmínek pro vyhodnocení vyplněných dat a výběru adekvátního vzorce apod.

To jsou funkce, jež mohou najít využití v mnoha oblastech, neboť tímto způsobem lze výrazně urychlit vyplňování formulářů, nebo jej usnadnit tam, kde s nimi pracují širší skupiny uživatelů mimo pracovníky příslušné organizace, například u veřejně využívaných aplikací, u nichž uživatelé často nemají dostatečné zkušenosti.

Samozřejmostí by měla být také možnost připojovat k formulářům přílohy, je však třeba věnovat pozornost tomu, zda jsou podporovány přílohy v libovolném formátu nebo alespoň v takovém, který je pro předpokládané využití nezbytný (může jít o dokumenty nebo digitální fotografie apod.). Některá z dostupných řešení umějí například také vytvářet dvourozměrný čárový kód, díky němuž mohou být data následně načtena pomocí čtečky – tyto možnosti naleznou uplatnění v oblasti prodeje či logistiky.

U mnoha implementací, typicky u vnitropodnikově využívaných aplikací formulářových řešení, často vzniká požadavek na automatické doplňování obsahu polí formuláře z vnějšího zdroje, tedy z databáze, adresáře ERP či CRM systému atd. V současnosti je velký důraz kladen na efektivitu a maximální produktivitu zaměstnanců a opakované manuální vyplňování již existujících dat v každém interaktivním dokumentu (například adresy a dalších údajů o firmě ve faktuře) k ní rozhodně nepřispívá. Tuto funkcionalitu lze v principu realizovat dvěma způsoby – načítání externích dat může podporovat přímo samotný formulář, případně jej zprostředkuje nadstavba zajišťující komunikaci mezi systémy.

Po zadání jména, IČ nebo čísla pojištění apod. jsou automaticky předvyplněny všechny základní údaje týkající se daného subjektu, které jsou k dispozici v centrální databázi či podnikové aplikaci. Otázka tedy zní, z jakých konkrétních systémů či databází nebo jakým obecně využitelným standardizovaným způsobem (přes webové služby, ODBC apod.) je formulářové řešení schopno data načíst do definovaných polí formuláře. Pro zákazníka přitom hraje roli zejména složitost integrace, která se promítá i do ceny implementace.

Vyspělá řešení dávají k dispozici také nástroj umožňující publikování nových verzí formulářů či obecně správu verzí a v lepším případě také dovolují formuláře aktualizovat na dálku, tj. po připojení k systému jsou updatovány formuláře, které mají pracovníci staženy ve svých počítačích.

Z hlediska koncového uživatele jsou směrodatné nároky na počítač či operační systém, stejně jako to, zda může bezplatně získat klientskou aplikaci, v níž lze formulář vyplnit. To je podstatné zejména u veřejně využívaných aplikací formulářových řešení, s nimiž pracují různí uživatelé, u nichž není možné mít kontrolu nad tím, na jakém počítači pracují, a nelze od nich vyžadovat investici do nezbytného softwaru. U vnitropodnikových formulářových systémů nemusí hrát bezplatný klient roli, pokud lze interaktivní dokumenty zpracovávat pomocí ve firmě již běžně využívaných aplikací.

Oběh a schvalování
Další částí životního cyklu formulářů a interaktivních dokumentů je jejich odesílání, oběh a schvalování. Na počátku stojí otázka, v jaké formě či formátu lze formuláře vůbec odesílat. Typickým příkladem běžně používaného formátu je všudypřítomné PDF, jehož dokumenty lze odesílat prostřednictvím e-mailu nebo jinou cestou, nicméně široké možnosti uplatnění dnes nabízí formát XML, který je podporován ve webových službách a mnoha podnikových aplikacích či databázích. Kromě elektronické pošty je při komunikaci s orgány veřejné správy k přenosu dat často využívána také specifikace GovTalk a k nejnovějším fenoménům patří datové schránky, jejichž prostřednictvím lze formulář odesílat i se zachováním jeho interaktivity.

Po vyplnění formuláře můžete kromě toho požadovat, aby bylo možné data odesílat vícenásobně, což v praxi znamená, že vyplněný a schválený formulář je odeslán e-mailem a zároveň s tím jsou data přímo odeslána (uložena) do podnikové aplikace nebo databáze, zatímco PDF je archivováno v úložišti. Pokud tedy vyplníte fakturu a dojde k jejímu schválení, může být odeslána zákazníkovi a data se zároveň přímo uloží do systému SAP.

Pokračování článku vám přineseme zítra…











Komentáře