Udělejte si pořádek ve firemních dokumentech

Vždy je třeba hledat úspory a snížení nákladů spolu se zvýšením efektivity práce, jedním z efektivních řešení je správa dokumentů s řízenou dokumentací eDoCat.

Udělejte si pořádek ve firemních dokumentech


Řízená dokumentace založená na document management systému Alfresco nebo Microsoft SharePoint, může být vaší dostupnou cestou k certifikaci ISO. Vpusťte do svého podnikání silného pomocníka v podobě řízené dokumentace eDoCat a výrazně usnadníte chod vašeho podnikání.

Řízená dokumentace představuje centrální místo pro oběh, připomínkování, schvalování a ukládání všech dokumentů v elektronické podobě v celé firmě. Současně je nejvhodnějším místem pro bezpečnou a kdykoliv dostupnou práci s obchodními dokumenty ve vašem podniku nebo úřadě.

Přejděte na bezpapírovou kancelář s řízenou dokumentací a oceníte snadnost používání, ovládání v češtině a výrazné zvýšení efektivity oběhu obchodních dokumentů. Současně výrazně ušetříte za papírový tisk, náklady na poštovné a část pracovní doby vašich zaměstnanců, kteří tak pro vás budou moci vytvářet jiné hodnoty.

eDotCat

I pokud již používáte stávající řešení MS SharePoint, IBM FileNet nebo EMC Documentum ve vaší organizaci, můžete snadno a levně propojit stávající systémy s řízenou dokumentací eDoCat a začít rychle používat všechny jeho pokročilé funkce a vylepšení.

Řešení eDoCat je poskytováno jako

  • řešení dodávané na základě projektu s implementací u klienta pro Alfresco i SharePoint, propojení s řadou stávajících řešení na straně klienta (CRM, účetnictví, weboé portály a další)
  • jako snadno nasaditelné řešení řízené dokumentace v tzv. modelu SaaS pro eDoCat + Alfresco


Nejpoužívanější procesy elektronického oběhu dokumentů

  • Klasifikace vstupních dokumentů, včetně konverze z papíru
  • Připomínkování a schvalování dokumentů
  • Potvrzení o přečtení dokumentu s opakovaným zasíláním připomínek
  • Přezkum dokumentů a evidence změn dokumentu (revize, komentáře)
  • Řízený přesun expirovaných dokumentů do archivu


eDotCat

Co získáte s řízenou dokumentací eDoCat?

  • Centrální místo pro ukládání všech dokumentů v elektronické podobě
  • Dostupnost vašich dokumentů kdykoliv a kdekoliv
  • Výrazně snížíte náklady za papírový tisk, poštovné a část pracovní doby vašich zaměstnanců můžete využít efektivněji, pokud přejdete na bezpapírovou kancelář s řízenou dokumentací eDoCat
  • Bezpečné centrální úložiště všech vašich dokumentů
  • Možnost vložit dokument do DMS jeho zasláním na e-mail
  • Podpora všech běžných typů kancelářských dokumentů: Word, Excel, PowerPoint, PDF, obrázků, videa, audia, celých e-mailů, velkých souborů
  • Okamžitá editace dokumentů v DMS bez nutnosti dokumenty ukládat jinam
  • Intuitivní ovládání uživatelského rozhraní
  • Schvalování, připomínkování, přezkum, eskalace při neplnění úkolů, archivace a jiné procesy pomocí workflow
  • Snadno použitelná řízená dokumentace s plnou podporou češtiny s modulem eDoCat
  • Pokročilé fulltextové vyhledávání mezi všemi dokumenty
  • Pořízení i používání bez pomoci vlastního IT
  • Nástroj pro získání a udržení certifikace ISO
  • Nesrovnatelně nižší náklady oproti výběru řešení od největších výrobců software
  • Výrazný pomocník při akreditaci laboratoří (podpora metodik SOP), vyzkoušeno v praxi


Snadné zpracování všech dokumentů včetně přijatých faktur
Usnadnění zpracování přijatých faktur spočívá v naskenování každého dokumentu přijatého klasickou poštou, včetně přijatých faktur. Při ukládání se z dokumentu automaticky uloží klíčové údaje dokumentu. Např. takto zpracovaná faktura může být hned předána ke schválení pověřenému pracovníkovi, bude spárována a po finálním schválení bude předána touto efektivní cestou oběhu dokladů v elektronické formě až k finálnímu proplacení.

eDoCat je produkt společnosti Onlio podporující standardní procesy elektronických dokumentů na technologii Alfresco Document Management System (DMS) nebo postavený na řešení Microsoft SharePoint. Alfresco je poskytováno s licencí Open Source, což znamená, že zaplatíte 0,- Kč za neomezený počet uživatelů.

Procesy vývoje, implementace a podpory produktové řady eDoCat pro Alfresco DMS jsou pravidelně prověřovány v rámci certifikace systému řízení organizace dle ISO 9001 certifikační autoritou ISOQAR. Produkt eDoCat pro Alfresco získal v říjnu 2012 významné ocenění IT PRODUKT 2012 v soutěži pořádané čtrnáctideníkem Computerworld vydávaným společností IDG Czech Republic.

Štěpán Martínek
Autor je konzultantem společnosti Onlio, a.s., dodavatele portálových řešení, DMS a JIRA.

Úvodní foto: © Andrea Danti - Fotolia.com










Komentáře