Kancelářský open space jako bezpečnostní riziko? Větší, než se zdá

Jaké hrozby zabezpečení dat otevřený prostor přináší a jak tento problém se zabezpečením mohou bezpečnostní profesionálové vyřešit?

Kancelářský open space jako bezpečnostní riziko? Větší, než se zdá


Stále více firem v současné době opouští tradiční rozvržení místností a uzavřených kanceláří ve prospěch otevřeného prostoru (open space). Společnosti jako Facebook nebo Google před potenciálními zaměstnanci propagují svá řešení otevřeného prostoru a vychvalují, že tyto konstrukce umožňují pracovat více pohromadě a podporují kulturu spolupráce.

Trend open space se v dohledné době nezmění: podle asociace IMFA (International Management Facility Association) nyní pracuje 70 procent zaměstnanců v USA v prostředí otevřeného prostoru.

Facebook pdole svých slov pracuje na dalším rozšíření, které navrhl Frank Gehry. Po jeho dokončení na jaře 2015 tak bude v centrále v Menlo Parku tohoto tvůrce sociální sítě největší pracoviště s otevřeným prostorem na světě.

Jedna věc je jistá – otevřený prostor se snaží najít rovnováhu mezi udržením soukromí a veřejným přístupem, a to významně mění způsob ochrany důvěrných a citlivých informací společností.

Vyvolává to ale otázku: jaké hrozby zabezpečení dat otevřený prostor přináší a jak tento problém se zabezpečením mohou bezpečnostní profesionálové vyřešit?

 

  1. Hrozba vizuálního hackingu

Vizuální hacking, neboli akt sledování či zachycování citlivých, tajných a soukromých informací pro neoprávněné použití, je hlavním rizikem bezpečnosti dat v epoše otevřeného prostoru.

Se zaměstnanci, kteří pravidelně mění pracoviště, je pro dodavatele, třetí strany a dokonce pro zločinné pracovníky relativně snadné spatřit tajné informace nebo získat přihlašovací údaje k dalšímu průniku do databází společnosti z obrazovky nebo kopie souboru.

S pomůckami, jako jsou brýle Google Glass a vysoká kvalita kamer chytrých fotoaparátů, je poměrně snadné skrytě pořizovat snímky dat nebo přihlašovacích údajů.

Možná řešení: Týmy zabezpečení dat a ochrany osobních údajů by měly přezkoumat jak zásady společnosti, tak i fyzická řešení pro boj s vizuálním hackingem:

    • Použít ochranu před vizuálním únikem informací prakticky z každého úhlu pomocí spojení tradičních filtrů pro zachování soukromí s technologiemi jako  3M ePrivacy Filter a softwaru, který upozorní uživatele, že mu někdo hledí přes rameno, a rozmaže obrazovku, když se uživatel dívá jinam nebo odejde.
    • Podporovat pracovníky, aby si uvědomovali své okolí a pootáčeli si obrazovky zařízení pryč od míst s vysokým provozem.
    • Poučit zaměstnance, aby byly všechny počítačové monitory a displeje zařízení vypnuté a chráněné heslem, když se nepoužívají.
    • Zavést zásadu čistého pracovního stolu a zajistit, aby zamětnanci hned po použití odstranili všechny dokumenty obsahující důvěrné informace.

 

  1. Nedostatek soukromí na hovory

Stejně jako riziko, že v otevřeném kancelářském prostoru zaměstnanci uvidí informace, které by neměli, existuje i možnost, že zaslechnou hovory, jež nejsou určené pro ně.

Možná řešení: Kromě vzdělávání zaměstnanců, jaké druhy rozhovorů by se měly vést na uzavřeném místě, mohou bezpečnostní týmy chránit soukromí hovorů pomocí následujících opatření:

    • Využívat technologie maskovacího zvuku, jako jsou například generátory tzv. bílého a růžového šumu, aby se přehlušily rozhovory pracovníků.
    • Vyčlenit prostor pro pracovníky k použití pro telefonní hovory a konverzace malých skupin.
    • Zavést profesionální systém rychlých zpráv, jako je například Spark, aby mohli zaměstnanci rychle získat informace, aniž by verbálně rušili ostatní.

 

  1. Zvýšené riziko krádeže zařízení a dokumentů

Když společnosti používají prostředí s otevřeným prostorem, bude tam samozřejmě každý den přicházet a odcházet velké množství jedinců. I když to může přinášet užitek ohledně spolupráce v organizaci, znamená to také vyšší počet jedinců v blízkosti zařízení a dokumentů, které obsahují důvěrné informace.

Když dojde k jejich zmizení, způsobí to velké problémy se zabezpečením dat. Institut Ponemon a Intel udělaly v roce 2010 studii, která zkoumala náklady firem na ztracené nebo ukradené notebooky.

Zjistilo se, že ačkoliv se většina notebooků ztratila mimo pracoviště a při cestování, došlo u 12 procent případů ke ztrátám či krádežím přímo na pracovišti.

Možná řešení: Týmy zabezpečení by měly přijmout taková opatření, aby se zajistila nejen ochrana proti fyzickému odcizení privátních informací, ale aby v případě krádeže řešení se škoda zmírnila dalšími bezpečnostními opatřeními:

    • Nařiďte, aby zařízení, brašny, kufříky, složky apod., které obsahují důvěrné dokumenty, nebyly ponechávané za žádných okolností bez dozoru.
    • Vybavte kancelářské prostory bezpečnými zásuvkami nebo jinými místy pro ukládání, kde lze důvěrné dokumenty a zařízení uložit.
    • Dejte na pracoviště uzamykací kabely pro notebooky.
    • Vybavte všechny přístroje s přístupem k podnikovým informacím funkcemi ochrany proti krádeži, jako jsou šifrování dat a vzdálené vymazání.
    • Nainstalujte kamery pro sledování otevřeného pracoviště, abyste udrželi odpovědné chování zaměstnanců a v nejhorším případě abyste mohli identifikovat pracovníky nebo dodavatele, kteří by z pracoviště zařízení nebo dokumenty odnesli.

 

Další opatření

Ve věku pracovišť s otevřeným prostorem by měly zásady a postupy firem definovat, k jakým informacím lze přistupovat, kde a kdy, a přispět tak k ochraně před těmito novými hrozbami pro bezpečnost dat, které spolu s tímto trendem přicházejí.

Vytvoření kontinuálního plánu informování a vzdělávání zaměstnanců, který by upozorňoval na potenciální rizika zabezpečení dat, spojená s otevřeným prostorem, zase může pomoci, aby se na tuto tematiku nezapomínalo.

Další spojení s fyzickými opatřeními a softwarem může pomoci udržet ochranu pracovního prostředí. Zejména ve větších společnostech mohou pracovníci zjistit, že denně spolupracují na úkolech s různými jedinci, a je na týmech zabezpečení dat, aby zajistily, že důvěrné a citlivé informace zůstanou v tomto novém prostředí v bezpečí.

 

Tento příspěvek vyšel v Security Worldu 1/2015. Časopis (starší čísla i předplatné těch nadcházejících) si můžete objednat na adrese našeho vydavatelství.

Úvodní foto: © murigirl - Fotolia.com










Komentáře