Správa e-mailu: Vyvarujte se zbytečných chyb

Globální počet zpráv zasílaných e-mailem dnes vysoko převyšuje všechny ostatní formy elektronické komunikace včetně sociálních sítí. A proto je zodpovědnost současných správců systémů elektronické pošty obrovská.

Správa e-mailu: Vyvarujte se zbytečných chyb


Počínaje prapočátkem elektronické pošty, který podle některých historiků internetu představuje malá mainframová aplikace s názvem „Mailbox“ z poloviny šedesátých let, se zprávy mezi lidmi vytvářejí, přenášejí a ukládají v elektronickém formátu. Původně si správci e-mailu mohli jen těžko představit složitost současné e-mailové infrastruktury a související labyrint technické, bezpečnostní, firemní a regulační problematiky.

Zde je pět nejčastějších chyb, které správci e-mailu dělají, a také rady, jak jim předcházet vytvořením a použitím vlastního akčního plánu.

Chyba 1: E-mail je jen funkce IT

Firemní manažeři vědí, že mají funkční e-mailový server a důvěryhodné jednotlivce, kteří ho udržují. Je tak ale úkol splněn?

Správce elektronické pošty je z pohledu IT placen za udržování e-mailového serveru v provozu, za provádění zálohování, záplatování příslušných softwarových produktů, podporu uživatelů a za další technické a bezpečnostní podrobné úkony, které jsou spojené se správou e-mailového serveru. Tyto funkce však představují pouze jeden z mnoha prvků potřebných k dosažení plně efektivní správy elektronické pošty.

Navzdory skutečnosti, že jsou téměř denně publikovány významné krádeže dat, mnoho správců e-mailů nepoužívá dostatečně účinná opatření k ochraně před únikem citlivých údajů. U e-mailů lze přitom pomocí DLP (Data Loss Prevention) zajistit kontrolu a analýzu odchozí komunikace (odesílaných dat).

Chyba 2: Lhostejnost vůči spamu a phishingu

Před patnácti lety osoba označovaná jako „Král spamu“ snadno vydělala stovky tisíc korun denně za něco, co je mnohými stále považováno za celosvětově největší spamový útok. Robert Soloway, který byl později uvězněn za porušení antispamových zákonů, otevřeně přiznává, že v současné době vydělávání peněz za spam už ztrácí na přitažlivosti.

Technologický pokrok společně s přísnějšími antispamovými zákony zajistil významné úspěchy při krocení spamu a phishingu, ale boj ještě zdaleka neskončil. Náhodné denní vzorky e-mailového preprocesoru MailArmory z dubna 2012 stále ukazují, že spam tvoří 87,2 % zpracované poštovní komunikace.

Nová specifikace DMARC je slibným krokem. Využívá existující technologie jako Sender Policy Framework (SPF) nebo DomainKeys Identified Mail (DKIM) pro boj proti spamu a phishingovým zprávám. Poskytuje mimo jiné způsob, jak odesílatelé e-mailů mohou informovat příjemce, že jsou jejich e-maily chráněné pomocí SPF/DKIM, a příjemci mohou naopak prověřit zprávy na základě toho, co vědí o odesílateli.

Chyba 3: Okolnosti důležité pro firmu při nasazení e-mailu v cloudu, které nebyly vzaty v úvahu

Mnoho poskytovatelů cloudových služeb může organizacím ušetřit náročnou práci při správě e-mailu. Ty ale musí plně chápat dopady takového kroku. Technicky to mohou být jednoduché postupy. Přesměrování MX záznamů trvá jen krátkou dobu. Při zbrklém postupu však může mít využití cloudu také své nevýhody. Existují totiž významné okolnosti, které by měli vzít administrátoři e-mailu v úvahu předtím, než svěří tak důležitý firemní komunikační systém jinému subjektu.

Chyba 4: Chybějící ochrana náhradních serverů

Většina administrátorů e-mailů si je vědoma základních požadavků na provoz příslušného serveru včetně potřeby mít jeden či více náhradních serverů. Záložní systém je specifikován sekundárními DNS MX záznamy a dovoluje zpracovat e-mailové přenosy v případě selhání toho primárního do doby, než je opětovně zprovozněn.
Bohužel v některých organizacích nemusí být záložní servery srovnatelné s primárním systémem, co se týče funkcí zabezpečení a vynucování zásad ohledně odchozí komunikace. Hackeři a spameři tento nedostatek mohou využít k úplnému obejití hlavního e-mailového systému a k nasazení svých exploitů na snáze napadnutelné záložní servery. Tyto útoky se také mohou vyhnout detekci, pokud se záložní e-mailové servery obvykle aktivně monitorují.

Chyba 5: Nedostupnost plánu pro IPv6

V současnosti už prakticky nikdo aktivně působící v IT nemůže věrohodně tvrdit, že si nevšiml rozruchu ohledně IPv6. I když vaše organizace nemusí uvažovat o přechodu na IPv6 v případě hostování webu či e-mailu, migrace na IPv6 už probíhají všude a váš poskytovatel internetu může být brzy s protokolem IPv6 kompatibilní.

To znamená, že vaše infrastruktura schopná pracovat jen s IPv4 by nemusela stačit a mohla by poskytnout spamerům a hackerům nejlepší cestu dovnitř vašeho e-mailového serveru a dokonce i dále.

Úvodní foto: © fotogestoeber - Fotolia.com



Vyšlo v Computerworldu 1/2013
Celý článek i toto vydání si můžete koupit elektronicky








Komentáře