Systémy pro archivaci e-mailů mohou sloužit k několika účelům. Na té nejelementárnější úrovni osvobozují koncové uživatele i administrátory od onoho obtížného úkolu udržovat individuální schránky doručené pošty tak malé a štíhlé, jak je to jen možné, a to pomocí automatické archivace zpráv na levnějším úložišti.
Kromě toho tyto systémy podporují a zjednodušují procesy e-discovery, v jejichž rámci IT personál, auditoři a právníci používají specializované vyhledávací funkce, aby nalezli zprávy vztahující se ke specifickým tématům.
Dále může být tento typ softwaru využit jako nástroj pro vynucování politik, který lze nakonfigurovat tak, aby dával pozor na zprávy, které odporují korporátním pravidlům, a přeposílal takové e-maily příslušné osobě k přezkoumání a vyhodnocení.
A konečně funkce pro zajištění shody a uchovávání pomáhají IT oddělením organizací udržet si zprávy na dosah, aby vyhověly korporátním nebo legislativním požadavkům. Na trhu je dnes k dispozici celá řada nástrojů, jež se pokoušejí pokrýt všechny výše definované případy použití – ovšem často s různou mírou úspěchu –, zatímco jiné záměrně cílí především na jednu nebo dvě ze jmenovaných oblastí.
Při volbě produktu přitom nestačí dívat se, zda nabízejí kompletní škálu funkcí pokrývajících vaše potřeby, ale také zda poskytují adekvátní funkcionalitu v oblasti managementu, požadovanou úroveň granularity oprávnění a dostatečnou škálovatelnost, a to i do budoucna. Zde se budou různit požadavky zákazníků, kteří si žádají funkcionalitu podnikové úrovně s důrazem na možnosti komplexní správy a co největší jemnost nastavení práv uživatelů a správců či škálovatelnost, a firem ze segmentu SMB, které chtějí často shodnou sadu funkcí, ale je pro ně výhodnější snazší ovládání systému i na úkor omezenějšího rozsahu konfigurace. Jednotlivé oblasti hodnocení archivačních nástrojů lze při jejich výběru a porovnávání strukturovat právě v kontextu čtyř hlavních důvodů pro archivaci e-mailu.
Správa schránek
Je-li využíván pro management poštovních schránek, stará se software pro archivaci e-mailů hlavně o přesouvání zpráv a jejich příloh z hlavního serveru na archivační, čímž redukuje prostor využitý na centrálním mail serveru.
Procesy správy schránek mohou být rozděleny do dvou základních oblastí – tou první je zálohování zpráv tak, aby mohly být znovu nalezeny, pokud dojde nešťastnou náhodou k jejich nechtěnému smazání nebo ke ztrátě, a tou druhou je přesunutí těla zprávy nebo jakékoliv přílohy na jiný server, takže na Exchange nebo na jiném poštovním serveru je ponechán pouze tzv. stub (zástupný objekt) jako „držitel místa“.
Zálohování mail serveru prostřednictvím produktu pro archivaci e-mailů obecně není náhradou za regulérní zálohovací proces. Zaprvé je zde problém síťového výkonu. Z praktických testů (prováděných časopisem Networkworld, IDG USA) lze na základě typické rychlosti zálohování 30 tisíc zpráv za hodinu odhadovat, že například pro pět milionů e-mailů by zabralo více než šest dnů, než by bylo provedeno buďto kompletní zálohování nebo obnova metodou jedné zprávy po druhé – právě tu totiž využívá většina archivačních produktů.
Zatímco pro jednorázovou úlohu vytvoření nového archivu je šest dnů zpracování zálohovaných dat na pozadí bez problémů akceptovatelných, za běžného provozu by bylo vskutku mnohem rychlejší použít dedikovaný zálohovací produkt, jako je Symantec BackupExec, HP Data Protector či CA ARCserve Backup. Některé z archivačních produktů je přitom možné integrovat se zálohovacími aplikacemi třetích stran, aby mohl zákazník využívat jediné rozhraní jak pro archivaci, tak pro obnovu celých serverů po havárii při solidních rychlostech.
Avšak něco jiného je použít archivační produkty pro obnovu jedné schránky nebo jediné zprávy rozeslané několika uživatelům. Většina dostupných produktů nabízí samoobslužné mechanizmy pro obnovení ztracených zpráv, což znamená, že namísto toho, aby musel administrátor přistupovat k zálohovací aplikaci, aby našel ztracené e-maily, budou tak uživatelé schopni učinit sami.
Zaměstnanci firmy mají pro hledání a obnovování zprávy zpravidla dvě možnosti – plugin pro Outlook, nebo webový portál archivačního serveru. Použití webového portálu je obvykle vlídnější a příjemnější proces. Uživatelé se do něj přihlásí pomocí svého přihlašovacího jména a hesla pro mail server, čímž se dostanou k jednoduchému vyhledávacímu rozhraní. Někteří z nich budou možná potřebovat pomoc při sestavení efektivního vyhledávání, nejedná se nicméně o oblast, kde by příliš velkou roli hrálo lepší rozhraní – v takové situaci bude účinné pouze školení uživatelů vysvětlující náležité koncepty. Některé z existujících systémů se každopádně mohou jevit snáze použitelné, často i díky delší historii a většímu počtu předešlých verzí, během nichž měli výrobci možnost vyhladit „ostré hrany“.
Další aplikací spadající pod střechu správy mailboxů je odstranění (offloading) zpráv ze schránky uživatele a jejich přesun na archivační server. Jde o tentýž proces, jako je ten, který zajišťuje obnovu po havárii – ponechává zástupné objekty (stubs) na původním mail serveru a tělo e-mailu a příslušné přílohy přemísťuje na archivační systém.
Avšak hnacím účelem je snížení prostoru využitého na poštovním serveru ve prospěch levnější storage na archivačním serveru. Protože archivační systém nemusí zvládat ty druhy vstupně/výstupních zátěží, s jakými si musí potenciálně poradit mail server, nemusí disponovat vysoce výkonným úložištěm – naprosto adekvátní jsou zde SATA disky, které mohou stát desetinu toho, co Fibre Channel či SAS disky. Jakmile jsou zprávy archivovány a zredukovány na stuby, efektivní velikost zprávy je typicky snížena na 2 kB, což je minimum, jaké zabere jakákoliv zpráva (alespoň pro vykázání velikosti zprávy na mail serveru).
Klíčovým diferenciátorem je zde ale to, že ne všechny produkty provádějí deduplikaci archivovaných zpráv – ta se stará o to, že jestliže je například příloha shodná pro šest uživatelů/příjemců, pak je v archivu uložena pouze jedna její kopie a pro ostatní jsou použity pouze odkazy. Deduplikaci jsou schopni provádět především hráči na trhu softwaru podnikové třídy, je však důležité poznamenat, že ji dnes podporují také některé z produktů cílených na trh SMB. Jakmile jsou zprávy archivovány, je nejčastěji použit plugin Outlooku, který zlepšuje zobrazení archivovaných (stubbed) zpráv a zjednodušuje jejich nalezení a zpřístupnění z archivačního serveru.
Pokračování článku vám přineseme zítra...
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU