Udržujte tiskové náklady pod kontrolou

Specializovaná tisková řešení jsou schopna nejen zajistit správu, zabezpečení a monitoring tiskových úloh, ale jejich nasazení obvykle přinese firmě i nemalé úspory.


Chybí manažerům společnosti přehled o tom, kolik měsíčně stojí tisky a kopie, co a kdo tiskl, kolik stojí v tiscích a kopiích provoz jednotlivých oddělení, projektů či jaké jsou náklady na konkrétního zaměstnance? Anebo přemýšlejí, zda lze povolit například barevné tisky jen vybraným pracovníkům, jestli je možné získat z jednoho místa informace o všech tiskových zařízeních v provozu, nebo zda lze tisknout levněji a efektivněji se současnými zařízeními?

Pokud si někdy některou z výše uvedených otázek položili, pak by měli začít rychle přemýšlet o větším využití řešení pro správu tisku. Jeho zavedením totiž lze získat významné a okamžité provozní úspory a často také efektivnější pracovní procesy. Uspořit tak lze v některých případech dlouhodobě i více než 50 % celkových nákladů na tisk.

Jak vybrat vhodný software
Při výběru vhodného tiskového softwaru je důležité si uvědomit a dobře si rozmyslet, co skutečně potřebuji, co mi práci ulehčí, zefektivní a urychlí. Není vždy pravdou, že čím více funkcí, tím lépe. Používání tiskového řešení musí uživateli poskytovat výhody a pomáhat, ne mu práci komplikovat.

Tiskové řešení musí být univerzální a použitelné na dosavadních zařízeních, nemělo by zákazníka nutit investovat do nákupu nových. Dále musí být cenově dostupné, jeho nasazením by měl klient dosáhnout úspor, které by zcela nebo alespoň částečně pokryly náklady na pořízení tiskového řešení. V neposlední řadě by takové řešení mělo podporovat i komunikaci ve zvoleném jazyce.

Co tiskové technologie nabízejí
Specializovaná tisková řešení jsou schopna zajistit správu, zabezpečení a monitoring tiskových úloh. Většinou se jedná o kompletní a přehledné systémy, které sledují a účtují tiskové i kopírované úlohy, umožňují zabezpečený, odložený či opakovaný tisk, automatickou modifikaci tiskové úlohy, kontrolu nákladů pomocí kreditního systému, tvorbu reportů a jejich export, uživatelskou správu tiskových úloh nebo třeba unifikaci tisku z různých systémů.

Nabízejí například sledování nákladů na tisk a jejich rozložení podle jednotlivých uživatelů a tiskových zařízení. Díky velice podrobné historii je možné dohledat s přesností na minuty, kdy který uživatel tiskl na konkrétním přístroji.

Řešení také poskytují přehled o přetěžování nebo naopak nevytížení přístrojů, na jehož základě se dají efektivněji rozmístit jednotlivá tisková zařízení. Dále umožňují i omezení přístupu uživatelů na jednotlivá tiskárny, čímž lze zase zamezit velkému množství nekontrolovatelných barevných tisků.

Pokročilejší systémy pro správu a řízení tisku pak nabízejí řešení několika základních požadavků, a to ochranu a bezpečnost dat, úsporu prostředků vynaložených na provoz tiskových zařízení, větší pohodlí při obsluze a úsporu času zaměstnanců, sledování stavu spotřebního materiálu a jeho automatické objednávání, on-line kontrolu funkčnosti jednotlivých přístrojů a objednávání požadovaných servisních úkonů, rozložení objemných tisků na více zařízení, popřípadě přesměrování tisku na jiné tiskárny v důsledku výpadku.

Bezpečnost v centru pozornosti
Konkrétně požadavek na ochranu a zabezpečení dat bývá řešen pomocí speciálních terminálů, které slouží k identifikaci uživatele a fyzické vytištění dat dovolí až v okamžiku, kdy je uživatel úspěšně identifikován. Samotná identifikace uživatelů pak zpravidla probíhá přihlášením na terminálu u tiskového zařízení, a to pomocí přiděleného PIN kódu nebo přiložením identifikačního prvku – karty nebo čipu.

Každý uživatel má zajištěný přístup do systému přes internetový prohlížeč, a může tak kontrolovat a spravovat své tiskové úlohy. Pro správce systému jsou generovány přesné statistiky s údaji o míře využití tiskových zařízení a množství tisku uživatelů a jejich skupin.

Kontrola tisku
Ke snížení tiskových provozních nákladů zpravidla vede nejlepší cesta skrze omezení všech nebo alespoň většiny tisků a kopií sloužících k soukromým účelům zaměstnanců. Za tímto účelem tisková řešení nabízejí přehledné a přesné reporty o tom, kdo, kdy, co a na jakém zařízení tiskl a kopíroval včetně souhrnných informací za zvolené období.

Některá řešení umožňují reporty generovat také automaticky a pravidelně odesílat na e-mailovou adresu. On-line počítadla pak zaručují naprosto přesné účtování a napojením interní databáze na Active Directory lze pravidelně aktualizovat seznam uživatelů.

Pro pohodlnou obsluhu a úsporu času zaměstnanců lze zase využít funkci, pro kterou se všeobecně vžil název „FollowMe“. Ta umožňuje pracovníkům vybrat si tiskové zařízení nikoliv při zadávání úlohy k tisku, ale až v momentě, kdy ji chtějí fyzicky vytisknout a identifikují se pomocí terminálu.

S pohodlím a úsporou času souvisí i možnost opakovaného tisku úloh přímo ze serveru, bez opětovného otevření dokumentu v počítači a zdlouhavého tisku přes ovladač, neboť všechny tiskové úlohy systému jsou uloženy na serveru a jsou dostupné přes přehledné webové rozhraní nebo přes integrovaný terminál kopírovacího stroje.

Efektivního tiskového výstupu lze dosáhnout pouze při zajištění správné funkčnosti všech tiskových zařízení. Pokročilé tiskové systémy umí automaticky zjistit potřebu servisního zásahu na přístroji včetně pravidelných servisů a tyto zásahy automaticky objednat u servisní organizace. Rovněž dokážou hlídat stavy spotřebních materiálů a v dostatečném předstihu je objednat tak, aby nedošlo k žádnému výpadku. Komplexní správa nad tiskovými zařízeními také šetří nemalé náklady na lidské zdroje.

Shrnutí
Na základě praktických zkušeností je možné konstatovat, že nasazením vhodného řešení pro management tiskáren a tiskových úloh lze snížit náklady na tisk až o 20 procent bez jakýchkoliv investic do nových zařízení nebo drahých tiskových řešení.

Optimalizací používaných zařízení můžeme v určitých tiskových prostředích dosáhnout úspory až 30 %. Několika jednoduchými kroky lze tedy omezit výdaje na tiskové služby až o 50 %, samozřejmě v závislosti na výchozím stavu.

Autor pracuje jako project manager ve společnosti Janus.

Vyšlo v Computerworldu 7/2011
Časopis lze koupit se slevou 20 %










Komentáře