Víte, kolik vás doopravdy stojí IT?

Celá léta mohla podniková oddělení IT o nákladech na jednotlivé IT služby a aplikace svým způsobem mlžit, ale přiškrcené rozpočty a relativní jednoznačnost nákladů cloud computingu donutily ředitele IT začít dělat ve věcech jasno.


Tato potřeba konkrétnosti ohledně IT nákladů poháněla trh se softwarem pro řízení financí IT (IT Financial Management software, ITFM), který pomáhá ředitelům IT analyzovat rozpočet a přiřadit jednotlivé částky službám, které pokrývají výdaje na hardware, software i příslušný personál. Ekonomika vyžaduje omezení nákladů, ale zároveň také dostupnost kapacity výpočetních prostředků na vyžádání, dostatečného prostoru úložišť a také samotných aplikací od poskytovatelů cloudu – to vše vystupňovalo tlak na větší průhlednost interních IT i na jejich konkurenceschopnost z hlediska nákladů.

„V minulosti by měl nedostatečný přehled o nákladech na IT zřejmě frustrující vliv na firemní akcionáře. Ale co mohli skutečně dělat?“ ptá se Barbara Gomolskiová, viceprezidentka společnosti Gartner. „Nyní pokud nemáte kvalitní informace o nákladech na poskytování úložiště pro data, síťového připojení nebo na e-mail, mohou se firemní akcionáři jednoduše podívat na externí trh a prohlásit: Ten a ten poskytuje službu elektronické pošty za pět dolarů měsíčně na schránku, a tak si myslím, že by to mělo být.“

S lepším pochopením výdajů mohou týmy IT začít uspokojovat se stále vyšší odborností firemní manažery, kteří chtějí znát více informací, než jen kolik třeba stály nákupy desktopů nebo jejich servis.

Současní podnikoví představitelé chtějí vědět, kolik například stálo zajištění podnikové mobility a chtějí mít k tomuto tématu podrobný přehled. Ptají se na cenové modely, které zohledňují hardware, software, pracovní sílu i náklady za údržbu, a navíc chtějí rozlišení mezi různými úrovněmi služeb a rozsahem nasazení, tvrdí Gomolskiová.

Například ve společnosti First Horizon National se firemní manažeři z oddělení bankovních služeb zajímali o podrobnější informace o nákladech na IT. „Bylo pro nás těžké vysvětlit jednotlivým divizím, proč jejich náklady na IT rostou,“ vzpomíná Ann Fiteová, finanční ředitelka této americké společnosti poskytující finanční služby. „Technologie někdy vypadají pro lidi, kteří s nimi nepracují, jako černá díra.“

Firma First Horizon se tedy rozhodla investovat do softwaru pro řízení financí IT od společnosti Digital Fuel, který umožňuje uživatelům z řad bankovních domů vidět základní informace, kolik stojí provoz konkrétní aplikace, jako jsou například aplikace pro depozita a půjčky, a k tomu je k dispozici rovněž podrobné rozčlenění výdajů. „To pomáhá firemním manažerům pochopit mimo jiné náklady na nové požadované funkce nebo na změny vynucené směrnicemi ve srovnání s výdaji na hardware a údržbu softwaru,“ tvrdí Fiteová.

First Horizon používal aplikace od firmy Digital Fuel jen pár měsíců, ale již „jsme dosáhli velkých úspěchů v zavádění transparentnosti nákladů na aplikace pro firemní produkty,“ pochvaluje si Fiteová. Do budoucna plánuje její zaměstnavatel například využití softwaru ke zjištění redundantních požadavků na vývoj aplikací nebo k provádění analýz navrhovaných IT iniciativ pro určení jejich ekonomické efektivity.

Prozíravější investice
Celkově je trend směrem k většímu přehledu o nákladech na IT pro průmysl prospěšný. Gomolskiová uvádí, že díky tomu jsou firmy v oblasti investic do technologií prozíravější.

„Organizace, které investovaly do řízení financí v IT, jsou schopny snadněji rozpoznat oblasti, kam investují, přestože by ve skutečnosti neměly – to znamená třeba do služeb, které jsou reálně málo využívané nebo mají náklady nepoměrně vyšší, než je jejich nabízená hodnota,“ tvrdí Gomolskiová. „Nakonec se učíme, jak investovat o něco prozíravěji.“

Zajištění plné transparentnosti nákladů na IT však přesto není snadné. U začínajících firem je od manažerů IT očekávána větší pozornost vůči rozpočtům a plánování, aby odpovídaly skutečným nákladům a aby docházelo k revidování provozních cílů – to ale tradičně nebývá silnou stránkou technicky zaměřených IT profesionálů.

„Pokud přijdete za manažerem pro systémy ukládání dat a požádáte ho, aby začal každý měsíc vytvářet předpověď rozpočtu, začne hledat nástroj, který to bude dělat automaticky,“ tvrdí Yisrael Dancziger, prezident a výkonný ředitel společnosti Digital Fuel.

Se správnými nástroji se mohou rozpočty IT stát dynamickými prostředky, které odrážejí náklady na skutečné využívání a umožní automatické přizpůsobení (například v souladu s měnícími se cíli obratu nebo změnou počtu zaměstnanců) namísto statických dokumentů, které rychle zastarají. “Schopnost tvorby rozpočtu na základě faktů – požadavků firemních oddělení a historických metrik – přináší velký užitek,“ komentuje situaci Dancziger.

Firma Digital Fuel zajišťuje takový nástroj – jedná se o celou sadu aplikací poskytovaných prostřednictvím modelu SaaS – stejně jak činí i další firmy specializované na IT finance, jako jsou například Apptio a ClearCost. Větší dodavatelé správy IT rovněž nabízejí software pro řízení financí, a to včetně společností BMC (která v roce 2008 koupila firmu ITM Software), CA nebo Hewlett-Packard.

Výše zmíněné nástroje jsou navrženy pro konsolidaci metrik financí IT a využívání funkcí, jako jsou vytváření rozpočtu, modelování nákladů, účtování a řízení dodavatelů. „Takové produkty sice existují od roku 2000, ale jejich původní možnosti byly nevelké a nepokrývaly požadovanou šíři IT funkcí,“ tvrdí Gomolskiová z Gartneru. Nyní ale tyto systémy dozrály. „Současné nástroje jsou v podstatě schopny poskytovat komplexnější pohled,“ dodává Gomolskiová.

Pro firmu First Horizon je model SaaS u tohoto analytického softwaru vhodný, protože nepatří mezi její základní a klíčové aplikace a „hostovaný model umožnil rychlé nasazení,“ tvrdí Fiteová. „Nákladově nejefektivnější cestou pro nás bylo umožnit firmě Digital Fuel tuto aplikaci provozovat a z našeho hlediska pouze využít jejich expertní znalosti.“

Dancziger ze společnosti Digital Fuel uvádí, že potenciální zákazníci jsou spokojeni s modelem SaaS, který nabízejí, i když vyžadují podrobné informace o použité bezpečnostní infrastruktuře.

„Museli jsme rozsáhle investovat do funkcí ochrany dat, abychom dokázali přesvědčit společnosti, jako jsou například Deutsche Bank, Capital One nebo IBM, aby byly ochotny vložit své investiční informace z hlavních účetních knih do takového řešení. Ale dělají to,“ prohlašuje Dancziger.

Lepší než tabulky
Pro mnoho firem je software pro řízení financí IT náhradou dosavadního bezpočtu tabulek. Software odvede těžkou práci – sběr strukturovaných a nestrukturovaných dat z celého podniku a jejich vyčištění a normalizaci, aby je bylo možno analyzovat.

Standardní reporty zase usnadňují zobrazení obecných metrik, jako jsou například výdaje na IT vyjádřené jako procento z obratu společnosti, a také techničtěji zaměřené podrobné zprávy, jako je srovnání nákladů na systémy Windows, Linux nebo Unix detailně po jednotlivých hodinách provozu. Dostupnost takového druhu dat umožňuje týmům IT jasněji vysvětlit vztah mezi investicemi do technologií a přínosem pro firmu.

„Je to více než jen pochopení nákladů a jejich reportování,“ poznamenává Jeff Day, ředitel marketingu společnosti Apptio. „Jedná se o vytváření rozpočtů, předpovědí a o optimalizaci nákladů. Je to pomoc skupinám, které zodpovídají za IT finance, a pomoc řediteli IT v oblasti zajišťování IT služeb podnikovým uživatelům.“

Díky vyzbrojení lepšími údaji a jasnému firemnímu zdůvodnění mají IT oddělení lepší pozici při získávání povolení pro navržené projekty. „Ředitel IT může komunikovat pomocí pojmů, kterým firma rozumí, a například prohlásit: Zde jsou údaje o nákladech na pořízení konkrétní IT technologie a také náklady na údržbu v následujících jednotlivých letech a zde je očekávaný přínos pro firmu z hlediska zlepšení produktivity práce, zvýšení obratu a nárůstu loajality zákazníků,“ tvrdí Day. „Když může ředitel IT použít takové informace a předložit je firemnímu managementu, posouvá to IT oddělení z oblasti pouhého vyčíslení nákladů na příslušné služby až do role firemního strategického partnera.“

Software pro řízení financí IT také dokáže pomoci uživatelům IT zjistit oblasti, kde lze výhledově snížit náklady – například servery jsou dobrými kandidáty na konsolidaci nebo virtualizaci, málo používané aplikace mohou být vyřazeny z provozu, existují příležitosti pro ukládání dat do vrstev, které přinesou větší efektivitu a také vyšší výkonnost těchto zařízení, a dokonce tak lze zjistit smlouvy, u kterých se už nevyplatí prodloužit dosavadní spolupráci s dodavateli příslušných služeb.

„Nejedná se jen o účtování nákladů. Jde o pohlížení na výdaje ve srovnání s přinesenou hodnotou a o pomoc firmě v odůvodněných případech prohlásit: Toto není dobrý způsob vynakládání našich finančních prostředků,“ tvrdí Gomolskiová.

V oblasti IT často nikam nevede situace, kdy se mluví o doporučení zrušit zastaralou aplikaci bez odpovídajících finančních čísel, která by takové doporučení opodstatnila. Vyjasněním výše nákladů a množství prostředků využívaných odpovídající aplikací mohou oddělení IT změnit situaci a položit konkrétní otázku někomu z vedení firmy, vysvětluje Gomolskiová.

„Na otázku, zda získaná hodnota opravdu ospravedlňuje vyčíslené náklady, často nakonec zazní odpověď: Vypněte to.“

 

Vyšlo v Computerworldu 8/2011
Časopis lze koupit se slevou 20 %










Komentáře