Trendy: Práce s dokumenty

Z výsledků provedeného výzkumného šetření se ukazuje, že přestože s dokumenty nakládají všechny organizace, disponuje v současné době specifickými aplikacemi pro jejich správu pouze přibližně jeden subjekt z pěti. V rámci sledovaného souboru institucionálních předplatitelů časopisu Computerworld pak s implementací takových softwarových aplikací počítá více než třetina organizací. Zbylé dvě pětiny představují subjekty, které žádný specifický software pro správu a zabezpečení dokumentů nepoužívají a ani s jeho zavedením nepočítají.



Z výsledků provedeného výzkumného šetření se ukazuje, že přestože s dokumenty nakládají všechny organizace, disponuje v současné době specifickými aplikacemi pro jejich správu pouze přibližně jeden subjekt z pěti. V rámci sledovaného souboru institucionálních předplatitelů časopisu Computerworld pak s implementací takových softwarových aplikací počítá více než třetina organizací. Zbylé dvě pětiny představují subjekty, které žádný specifický software pro správu a zabezpečení dokumentů nepoužívají a ani s jeho zavedením nepočítají.

Z detailnějšího vyhodnocení je v této souvislosti patrné, že specifický software pro správu dokumentů používají v současnosti ve větší míře instituce finančního sektoru – oproti jiným organizacím se lze s těmito systémy setkat ve finančních institucích přibližně dvakrát častěji. Rozdíly v aktuálním nasazení Document Management systémů mezi ostatními vertikálami pak již nejsou ze statistického hlediska nijak významné.

Vertikální rozdíly

Zásadní rozdíly však lze vypozorovat v investičních plánech organizací v různých vertikálách. V segmentu institucí finančního sektoru je podíl subjektů, které plánují implementaci takové aplikace, relativně nízký, což je dáno vysokou mírou aktuální penetrace, kdy další rozvoj naráží na přirozené bariéry dané saturací tohoto segmentu.

Spolu s institucemi finančního sektoru je možné identifikovat nízká investiční očekávání mezi průmyslovými organizacemi. Důvodem jsou v tomto případě jiné investiční priority – průmyslové organizace patří mezi subjekty s nejvyšší mírou vnímané relevance těchto systémů – 52 procent všech organizací této vertikály systémy pro správu a zabezpečení dokumentů ani nepoužívají a ani jejich používání neplánují.

Významně vyšší podíl organizací, které plánují novou implementaci systémů pro správu a zabezpečení dokumentů, je viditelný mezi orgány veřejné správy, zdravotnickými zařízeními a školami. V této vertikále plánují zavedení Document Management systému přibližně dvě pětiny subjektů. Podobného rozvojového potenciálu dosahují také ostatní organizace (tedy zejména společnosti zabývající se poskytováním služeb a organizace zabývající se obchodní činností).

Nejvyšší podíl subjektů, které plánují zavedení specifického softwaru pro správu a zabezpečení dokumentů, představují telekomunikační a rozvodné společnosti – v rámci tohoto segmentu plánuje implementaci přibližně polovina analyzovaných subjektů (47 %).

Na velikosti záleží...

Z výsledků výzkumu je rovněž patrné, že ponechávání Document Management systémů stranou zájmu úzce souvisí s velikostí organizací vyjádřené počtem zaměstnanců. Zatímco mezi nejmenšími subjekty s méně než 100 zaměstnanci činí podíl organizací, které používají nebo plánují používat systémy pro správu a zabezpečení dokumentů, 53 %, mezi největšími subjekty zaměstnávajícími více než 1 000 zaměstnanců dosahuje jejich podíl 89 %.

Výsledky dokončeného výzkumného šetření dále poukazují na skutečnost, že přibližně tři pětiny všech organizací se v současné době potýkají se zvýšeným objemem zpracovávaných dokumentů a dat. Platí přitom, že na tento jev poukazují všechny subjekty bez ohledu na svou velikost či vlastnickou strukturu. Problém zvyšujícího se objemu zpracovávaných dokumentů však ve větší míře dopadá na instituce finančního sektoru a dále také na orgány veřejné správy, školy a na zdravotnická zařízení.

Druhým specifickým problémem spojeným s nakládáním s dokumenty je jejich zabezpečení proti ztrátě, úniku či zneužití. Ze získaných výsledků je patrné, že tento aspekt nakládání s dokumenty považuje za jeden z nejzávažnějších přibližně třetina ze zkoumaných organizací. Současně je v této souvislosti patrné, že na problematiku zabezpečení dokumentů poukazují nejméně ze všech organizací instituce finančního sektoru – v této vertikále považuje zabezpečení a ochranu dokumentů před zneužitím za problém pouze jedna organizace z deseti, což je přibližně třikrát méně než v ostatních subjektech. Na opačném konci stojí telekomunikační společnosti, v nichž problematiku zabezpečení dokumentů před zneužitím považuje za jeden z nejzávažnějších problémů více než polovina sledovaných organizací.










Komentáře