Docházku zaměstnanců lze řešit více způsoby - zde jsou ty nejprogresivnější

Díky detailní kontrole nad příchody a odchody zaměstnanců je možné získat kompletní přehled nad jejich pohybem a také snížit mzdové náklady.

Zde je 5 tipů, jak si poradit s docházkou zaměstnanců - podle rad společnosti Iresoft.

1. Volba docházkové čtečky

Základem docházkových systémů jsou čtečky, které představují moderní obdobu tradičních píchaček. V tuzemských podnicích jsou využívány tři typy čteček pro evidenci docházky, a to čtečky na magnetické karty, na čipy a na otisky prstů.

Technologie magnetických karet je v současné době na ústupu. Magnetický proužek je totiž náchylný k otěru a karta se zaměstnancům láme, proto je nutná častá výměna. Navíc může docházet k záměně zaměstnanců, kteří si mohou karty snadno půjčovat. To platí i v případě čipů. Riziko záměny zcela eliminují čtečky na otisky prstů.

2. Praktická evidence docházky

Docházkové systémy jsou praktickým pomocníkem při řízení firmy. Na základě přihlašování a odhlašování zaměstnanců prostřednictvím čteček systém tvoří přehlednou evidenci docházky. Program automaticky počítá odpracovanou dobu, přesčasy, příplatky za víkendy, noční služby a svátky.

Docházkové systémy rovněž umožňují tvorbu měsíčních výkazů práce, které mohou zaměstnavatelé snadno upravovat. Samozřejmostí by mělo být zadávání absencí, uznávání přesčasů nebo povolení ručních oprav vypočtených hodnot. V rámci měsíčních výkazů práce je výhodou možnost navolení srážek či příplatků a zapisování poznámek u každého pracovníka zvlášť. Při výběru docházkového systému zjistěte, zda program dovoluje nastavit přístupová práva pro více uživatelů, aby jednotliví zaměstnanci mohli nahlížet do svých výkazů práce.

3. Pohodlné plánování služeb

Složité a nervy drásající plánování služeb s tužkou a gumou v ruce nahradily moderní programy. Programy umožňují na základě provozních podmínek firmy jednoduše nadefinovat pracovní skupiny a jednotlivé směny. Na základě zvolených kritérií jsou následně automaticky generovány plány služeb, které přirozeně zohledňují časy a délky směn, přestávky či dělení příplatků. Zvolte si takový docházkový systém, který dokáže rozplánovat dlouhodobé a měsíční rozpisy služeb. Výhodou je rovněž možnost přizpůsobit plán služeb jak pro nepřetržité, tak pro směnné provozy.

4. Snadná tvorba podkladů pro mzdy

Praktickou funkcí docházkových systémů je export sebraných dat přímo do mzdových programů. Výměra platu pro jednotlivé zaměstnance je díky propojení programů jednoduchá a rychlá. Veškeré informace o odpracované době, přesčasech, práci o svátcích či v noci jsou evidovány a následně automaticky převedeny do programů pro výpočet mezd.

Podniky by proto při volbě docházkového systému měly zohlednit, zda je zvolený systém kompatibilní se mzdovým programem, který je v daném firmě používán. Menší podniky, které nevyužívají specializované programy, zase ocení možnost exportu dat do aplikací Word nebo Excel.

5. Zabezpečení přístupu do podniku

Podniky, které jsou nuceny chránit drahé přístroje a vybavení nebo ukládají citlivé informace, mohou zvážit rozšíření docházkových systémů o přístupové terminály. Přístupové terminály totiž účinně nahrazují klíče. Vstup do místnosti je možný pouze na základě identifikace prostřednictvím otisku prstu nebo čipu. Díky přístupovému systému je možné jednoduše povolit vstup pouze vybrané skupině osob nebo monitorovat pohyb zaměstnanců v rámci areálu firmy.