Nejčastější problémy firem v ČR ve vztahu k tiskovému prostředí a správě dokumentů podle studie Xeroxu jsou:
- Jednorázová úspora se staví nad funkčnost a dlouhodobé snížení nákladů
- Složitá nepropojená infrastruktura, mnoho systémů, jež jsou vzájemně nekompatibilní
- Příliš mnoho manuálních kroků v jednotlivých procesech
- Nevyhovující a špatně umístěné stroje
- Nízké zabezpečení tiskového prostředí a dat
- Nepřehlednost nákladů na tisk
- Zastaralé technologie neumožnující rozšíření o další SW řešení
- Nekoordinované objednávání spotřebního materiálu
- Prodlevy při nutnosti servisování zařízení různých značek různými dodavateli
- Zbytečné personální náklady, nefektivní využívání času zaměstnanců
V dynamickém pracovním prostředí tedy roste význam služeb, které zákazníkům přinášejí automatizaci a zjednodušení, kladou důraz na bezpečnost dat a umožňují dostat se k těmto datům v potřebné kvalitě a v reálném čase.
Díky analýze a optimalizaci šité na míru dokážou tyto firmy zvýšit produktivitu a mobilitu svých pracovníků, chránit svá data, lépe kontrolovat náklady a zároveň je efektivně snižovat.