Průzkum: Polovina firem v Česku mrhá statisíci korun za zbytečná IT řešení

Tuzemské firmy ročně přicházejí o desítky či až stovky tisíc korun neuváženými investicemi do informačních technologií. Zaručeným receptem na mrhání penězi je podle průzkumu technologické společnosti WBI Systems například chaos v nákupech softwarových licencí, nerevidování dlouhodobých smluv a nákup zbytečného hardwaru. „V těchto oblastech podle našeho průzkumu firmy nejvíce mrhají penězi,“ řekl Jiří Blažek, produktový ředitel technologické společnosti WBI Systems.

Průzkum společnosti WBI Systems vychází z auditů 45 malých a středních firem, který na přelomu loňského roku pro WBI Systems realizovala poradenská společnost NeXA. „O finanční částku přesahující 100 tisíc korun ročně přichází více než polovina analyzovaných firem. Dá se předpokládat, že podobně neúsporně se chovají i další tuzemské firmy,“ komentoval průzkum Jiří Blažek.

Nenasytné rozpočty IT oddělení je přitom možné dostat pod kontrolu relativně snadno. Klíčem je zainteresovat IT manažery na celkových obchodních výsledcích firmy, nikoli jen na bezproblémovém chodu IT oddělení. „Pokud IT manažer ví, že úspory v IT nezlikvidují jeho oddělení, nebude obhajovat rozpočty na projekty, které firmě kromě dalších výdajů na IT nic reálného nepřinášejí. Naopak bude vyhledávat řešení s maximální přidanou hodnotou pro firmu,“ vysvětlil Jiří Blažek.

Kromě začlenění IT manažera do nejvyššího vedení firmy je třeba se vyvarovat následujících „hříchů“, které z firem zbytečně odsávají peníze (viz graf nahoře a podrobný popis níže). „Někdy se může jednat o pár tisíc korun měsíčně, ale třeba neuvážený nákup podnikového informačního systému může dlouhodobě firmy stát statisíce či miliony korun a spoustu dalších starostí,“ dodal Blažek. Velmi draho přijde podle analýzy WBI Systems také neopodstatněné zaměstnávaní vyloženě úzkoprofilových IT specialistů či nesystematické nakupování softwarových licencí.

Podle průzkumu část podniků (40 %) vůbec nereviduje dlouhodobé smlouvy se svými dodavateli. Pravidelně hrazené náklady se začnou brát jako nutné zlo a málokterá firma ověřuje, jestli se hodnota služby časem nesnížila. „Jen 12 procent firem každoročně cíleně reviduje paušální smlouvy. Typickým příkladem jsou služby mobilních operátorů či připojení k internetu,“ uvedl Jiří Blažek. Za rok by měla firma za stejné peníze mít vyšší rychlost internetu nebo výhodnější sazby za telefonování, což se málokdy stává automaticky.

Podobným příkladem jsou paušální smlouvy na správu podnikových počítačových sítí či informačních systémů. „Manažeři bazírují na hodinové sazbě IT konzultantů, ale již nekontrolují, jestli odpracované hodiny odpovídají úkonu,“ řekl Blažek. V praxi tak často zákazník usmlouvá nízkou hodinovou sazbu, kterou si ale dodavatel vykompenzuje naúčtováním více hodin, než plněním zakázky skutečně strávil. „Atraktivita nabídky by se neměla posuzovat jen podle ceny, ale i prokazatelnou odborností, efektivitou dodavatele a reálnou přidanou hodnotou,“ doporučil Blažek.

Osmdesát procent firem dělá při nákupu softwaru stejnou chybu – nenakupuje centrálně. Programy, které jedno oddělení má, ale nepotřebuje, jiné oddělení nově nakupuje. Promarňují se tak běžně desítky tisíc korun ročně. „Je třeba nakupovat opravdu jen software, který firma skutečně potřebuje. Nepotřebné licence není navíc možné prodávat tak snadno jako třeba nábytek. Promyšleným, hromadným nákupem lze ušetřit desítky procent z nákupní ceny,“ upozornila Martina Hyndráková, specialistka na licencování softwaru společnosti WBI Systems. Pouze systematické hospodaření s licencemi – stejně jako s hmotným majetkem – umožňuje vytěžit ze softwaru maximum. Zároveň je to jediný způsob, jak se vyvarovat softwarového pirátství, byť nechtěného.

Udržování interních specializovaných IT týmů je mimořádně nákladné a jen málokteré firmě se vyplatí. Z průzkumu vyplynulo, že přes tento známý fakt si 28 procent firem vydržuje interní IT specialisty. „Aby se IT odborník udržel na vrcholu, musí pravidelně absolvovat nákladná školení a certifikace. Další odbornost získává realizací mnoha projektů. Takový profesní rozvoj je velmi nákladný,“ vysvětlil Jiří Blažek. Mzdové náklady na jednoho odborníka včetně potřebných certifikací a školení totiž ročně snadno přesáhnou milion korun.

Malým a středním firmám se proto obyčejně nevyplatí úzkoprofilové odborníky zaměstnávat, ale spíše si je podle potřeby najmout na konkrétní projekty. „Firmu to vyjde výrazně levněji, často i o polovinu, uvážíme-li celkové náklady spojené se zaměstnanci,“ dodal Blažek. Outsourcing úzce specializovaných IT služeb je navíc výhodný v tom, že zákazník má k dispozici know-how celého týmu – nikoli pouze jednotlivce.

Průzkum také odhalil, že podniky často (19 %) zbytečně vkládají obrovské prostředky do takzvaných proprietálních IT systémů – tedy uzavřených systémů vyvíjených jen pro potřeby firmy. Jejich vývoj a implementace jsou velmi drahé a firmy jsou pak závislé na jejich dodavatelích. „Přehmat ve volbě informačního systému může v horizontu několika let z podnikové kasy zbytečně odsát statisíce až miliony korun,“ upozornil Blažek.

Největší nevýhodou těchto systémů je uzavřenost, od které se odvíjí i vysoká cena: „Nelze je v budoucnu propojit s dalšími systémy a veškerá rozšíření se musí programovat na zakázku. Firmy se pak mohou stát rukojmím svého IT dodavatele, který si bude diktovat ceny. Největší riziko je ale spojeno s možným zánikem dodavatele systému. Najít spolehlivého pokračovatele je velmi nákladné a navíc rizikové,“ varoval Jiří Blažek. Obdobně nevýhodná je investice do několika různých IT platforem najednou. „Každá platforma s sebou nese vysoké náklady na vývoj a údržbu. Firmy mohou ušetřit značné prostředky volbou otevřené platformy,“ doporučil Blažek.

Třetina podniků zbytečně investuje do hardwaru, který svou výkonností převyšuje potřeby firmy. Za posledních deset let se výkonnost hardwaru natolik zvýšila, že výpočetní výkon značně předběhl požadavky běžně užívaného softwaru. „V důsledku je většina serverů využívána maximálně z deseti procent. Zbylých nevyužitých devadesát procent početního výkonu serveru buďto leží ladem nebo jej lze využít pro virtualizaci,“ řekl Petr Váša, produktový manažer serverové divize společnosti Microsoft.

Díky virtualizaci je dnes možné na jednom výkonném serveru provozovat dalších několik desítek serverů virtuálně pomocí speciálního softwaru. „Ušetří se tak na výdajích za hardware, ale i na energii potřebné na provoz a chlazení. Sníží se také provozní náklady na údržbu systému a vybavení prostorů pro provoz serverů včetně nájemného,“ uzavřel Petr Váša. Virtuální servery se přitom co do funkčnosti, rychlosti a dostupnosti nijak neliší od skutečných „kovových“ serverů. Naopak dokonce dosahují větší výkonnosti a flexibility než klasické hardwarové systémy.