Snazší práci s dokumenty i interními předpisy umožní novinka firmy Onlio

Nový modul řízené dokumentace uvedla pro svůj dokument management systém eDoCat firma Onlio. Podle výrobce pomáhá jak při vývoji nových interních předpisů nebo jejich aktualizaci, tak i při seznamování zaměstnanců s nimi v souladu s normami, jak vyžadují systémy managementu jakosti.

Snazší práci s dokumenty i interními předpisy umožní novinka firmy Onlio


Pokrývá přitom veškeré procesy a postupy potřebné pro řízení dokumentů včetně vlastních procesů s nimi spojených bez ohledu na konkrétní normu nebo legislativu.

Možnost automatizovat procesy spojené s řízením dokumentace významně ulehčí práci zejména manažerům kvality. A to nejen práci, kterou mají s vývojem jednotlivých směrnic, ale zejména usnadní organizaci procesu seznamování zaměstnanců s příslušnými dokumenty i následné prokázání, že se konkrétní zaměstnanec s dokumentem seznámil. Ať už jde o seznámení s dokumenty při nástupu nového zaměstnance, anebo seznámení příslušné skupiny zaměstnanců při aktualizaci vybraného interního předpisu,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio.

Modul řízené dokumentace je univerzálně použitelný pro širokou škálu oborů a firem. V modulu jsou předdefinované potřebné procesy a parametry k naplnění požadavků norem.  Každý zaměstnanec má k dispozici vždy dokument, který potřebuje ke své práci, v aktuálně platném znění.

Centrální správa všech dokumentů řídí oprávnění přístupu k jednotlivým souborům. Modul zároveň sleduje platnost jednotlivých dokumentů nebo umí jednoznačně prokázat seznámení zaměstnanců s jeho obsahem. eDoCat centralizuje všechny informace o řízené dokumentaci a může automatizovat oběh dokumentů dle nastaveného workflow.

Modul také kontinuálně iniciuje pravidelný přezkum platnosti dokumentace. Podstatně se tak snižuje časová i administrativní náročnost sběru dat potřebných pro vývoj a implementaci různých druhů směrnic v rámci systému managementu kvality, a to včetně evidence revizí a změn. Nechybí ani možnost řízeného přesunu expirovaných dokumentů do archivu.

eDoCat je postavený na platformě Alfresco Community Edition a je k dispozici jak v on-premise modelu provozovaném na vlastní IT architektuře zákazníka, tak v cloudovém provedení v režimu software jako služba (SaaS).

Úvodní foto: © daniilantiq2010 - Fotolia.com










Komentáře