Přestože se možnosti využití kancelářských tiskáren z pohledu koncového uživatele neustále zlepšují a rozšiřují, většina firem nadále využívá pro tisk brožur, letáků či plakátů služeb specializovaných polygrafických firem. Když si v roce 2009 společnost OKI nechala od nezávislého specialisty na výzkum zpracovat rozsáhlou mezinárodní studii ve 23 zemích regionu EMEA, chtěla zjistit, jak efektivně firmy tisknou v kancelářích. Ukázalo se, že přestože mají společnosti k dispozici nejnovější technologie a moderní tisková řešení, nadále využívají pro tisk mnoha firemních materiálů služeb externích dodavatelů.
Studie uvádí, že pokud by se zaměstnanci společností striktně řídili politikou v oblasti firemního tisku a využívali moderních technologií k výrobě většího podílu firemních tiskovin přímo v kancelářích, byli by schopni ušetřit až 5,4 miliard dolarů za rok, což je zhruba 94,3 miliard korun. Mezi hlavní výhody přesunu tisku přímo do firem patří zejména možnost tisknout materiály kdykoliv a přesně v počtu, který je potřeba. Tiskoviny se nemusejí převážet, ani skladovat, nevznikají přebytky nespotřebovaných materiálů.
Kde hledat rezervy, jak tisknout levněji?
Nejnovější výzkum mezi 1740 firemními zaměstnanci z 16 zemí Evropy a Blízkého východu potvrdil, že se po uplynutí jednoho roku příliš nezměnilo. Obecně platí, že nejlepším způsobem, jak ušetřit při tisku, je materiály vůbec netisknout. Z průzkumu vyplývá, že navzdory deklarované snaze respondentů z České republiky „tisknout co nejméně dokumentů“ (o 22,8 % více než v celém regionu), označili Češi zároveň celkově o 15,3 % více důvodů pro tisk dokumentů – mj. zákonná povinnost některé uchovávat, zavedený pracovní koloběh dokumentů nebo praktičtější práce s vytištěnými materiály.
Oproti celkovým výsledkům za všechny země pracuje zhruba o 10 % více českých respondentů ve společnostech, které mají firemní politiku tisku zavedenu (24 % ku 34,5 %). O 18,6 % více dotázaných uživatelů z ČR využívá oboustranný tisk „vždy nebo často“ (80, 5 %, resp. 61,9 % z uživatelů, kteří mají tiskárnu vybavenou duplexem). Tyto výsledky za ČR lze v rámci srovnání hodnotit pozitivně, podstatné však je, že skýtají i jasné možnosti pro další úspory.
Document management je hudba budoucnosti
Z další série dotazů vyplynulo, že převážná většina dotazovaných firem z ČR (79,8 %) nemá zavedený interní systém správy dokumentů (tzv. document management system), nebo o tom neví. Odpovědi respondentů z celého regionu Evropa a Blízký východ dospěly k o něco lepšímu výsledku – tento systém nemá zavedeno (nebo o něm neví) 66,3 % firem.
Opravdu potřebujete vytisknout tento e-mail?
Zajímavá zjištění vyplynula ze sady otázek týkajících se ekologického smýšlení uživatelů tiskáren. Pokud firmy zastávají politiku šetrnější k životnímu prostředí, podporují své zaměstnance v omezování spotřeby papíru i tonerů. Zavádění pravidel v oblasti ekologie by podle výsledků průzkumu nemělo narážet na nepochopení zaměstnanců, protože ti už se nyní ve svých domácnostech chovají o něco „zeleněji“.
Z výzkumu dále vyplynulo:
- Většina zaměstnanců má v kanceláři k dispozici 2 a více tiskáren, přičemž nejbližší zařízení se nachází do dvou metrů od jejich pracovního stolu
- Přestože 57,5 % všech respondentů tvrdí, že pro vyhotovení konkrétního dokumentu volí tiskárnu, která je pro tuto úlohu nejvhodnější, 67,1 % dotázaných často zvolí zařízení, které se nachází nejblíže pracovnímu stolu
- Kdyby mohli zaměstnanci něco změnit na tiskové politice své firmy, nejčastěji by si vyžádali tiskárnu s více zásobníky papíru (24,4 %) a dále by uvítali přístup k multifunkčnímu zařízení, které umožňuje tisk, skenování, kopírování a faxování
(19 %)
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU