Muselo se to zdát být tak jednoduché rozhodnutí, vzdát se drahých licencí a provést kompletní migraci na bezplatné řešení open source OpenOffice. Při ceně za jednu licenci Microsoft Office přibližně 60 eur za uživatele mohlo německé město Freiburg se svými 2000 uživateli očekávat úsporu 120 000 eur za rok. Ale někde se stala chyba.

Po pěti letech a proinvestovaných 460 000 euro, se zoufalými uživateli stěžujícími si na vzájemnou nekompatibilitu a nemožnost vyměňovat si dokumenty, správa města povolala konzultanta společnosti ITC s certifikací Microsoft Partner. Ani jeho návrh řešení je nepotěšil: kompletní přechod nazpět na licence Microsoftu za částku minimálně 390 000 eur, při ceně za uživatelskou licenci 280 eur a dále blíže nespecifikovanou částku za odstranění následků předchozí migrace.

Je ironické, že takřka ve stejnou dobuse jiné německé město, Mnichov, pochlubilo svými výsledky stejné kroku, tedy migrace na bezplatný program, bez licencí. Ale výsledek se radikálně lišil. Ohlášené úspory byly přibližně 10 milionů eur. Vnucuje se srovnání přístupů obou měst, čím se lišily a co rozhodlo o úspěchu a neúspěchu.

Freiburg
Malé město Freiburg se soustředilo na maximální snížení nákladů. Aby se vyhnulo nutnosti větších investic do přepracování šablon a maker a do školení uživatelů, zůstalo u stávajících PC s operačním systém Windows a řadou nainstalovaných a používaných aplikací, pouze jako nový kancelářský balík zvolilo OpenOffice. Někteří uživatelé dokonce dostali možnost se migraci vyhnout. Výsledkem bylo smíšené prostředí z aplikací OpenOffice 3.2 a Microsoft Office 2000, kde tok dokumentů průběžně narážel na problémy s navzájem nekompatibilními formáty. Nedostatečně vyškolený a zoufalý personál samozřejmě z problémů jednoznačně vinil nový software.

Mnichov
Mnichov se roku 2003 vydal cestou plné migrace, žádný uživatel 14 000 stolních a přenosných počítačů se jí nemohl vyhnout. Město kompletně přešlo na PC s operačním systémem Linux a kancelářský balík OpenOffice. Sestavilo tým programátorů z komunity open source a investovalo do vývoje vlastního software, do školení uživatelů, najímalo externí experty pro průběžné vylepšování svého řešení. Celý program nesl označení LiMUX, což je současně jméno použité linuxové distribuce, odvozené od Debianu a první certifikovaná distribuce pro použití v průmyslu.

Dalším vlastním produktem byl například WollMux, plugin pro OpenOffice pro pokročilou práci se šablonami a formuláři. Management zůstával v kontaktu s vývojem a dokonce neváhal uprostřed probíhající migrace rozhodnout o přechodu na LibreOffice, jakmile bylo očividné, že získává větší podporu průmyslu než OpenOffice.

Závěr nelze na základě takto povrchního srovnání jednoznačně vytvořit, ale je očividné, že cena softwaru nikdy není tvořena pouze licenčními náklady a je potřeba počítat s náklady migrace, školení uživatelů, brát v potaz problémy s kompatibilitou v heterogenním prostředí aplikací, které nesdílejí společný nativní formát dokumentů. U přechodu na bezplatná řešení je třeba počítat s nutností finančně náročného „osvobození“ dat z proprietárních formátů, které ovšem v následujících krocích přinese naprosto svobodu volby mezi řešeními.