Při práci z domova se člověk může začít cítit osaměle. A víme taky, že práce z domova v lidech může probudit organizační talent, který dosud z ostychu dřímal kdesi skrytý. Sheela Subramanianová z konsorcia Future Forum upozorňuje na nutnost přizpůsobit se novodobým pracovním trendům, jelikož řada firem sice přistoupila na změnu místa výkonu práce, ale ne na změnu způsobu jejího vykonávání.
Co se dozvíte v článku
„Manažeři by se měli zaměřit spíš na výsledky než na aktivitu a docházku,“ říká rezolutně. Co to znamená pro řízení virtuálních meetingů?
Používejte spolehlivou technologii
Jen řekněte, kolik virtuálních meetingů je poznamenáno technickými nedostatky nebo tím, že účastníci technologie neumí používat? Pomyslete na ty zbytečné minuty, během nichž se někdo pokouší nasdílet obrazovku! Proto je potřeba, aby management věnoval naučení zacházení s novými technologii nezbytný čas. Co se týče volby konkrétních produktů, nejlepší budou ty, které už beztak používají, nejčastěji Zoom, Teams či Webex.
Využíváte už některé z inovativních metod šifrování?
Zvažte obsah
Všechny meetingy nejsou stejné, každý vyžaduje rozdílný přístup. Pozornost je těžké udržet i za normálních okolností, natož pak při práci na dálku. Pokud tedy váš meeting vyžaduje použití prezentací, vyhněte se obsahově přehlceným slajdům a udělejte je co nejjednodušší.
Otevřete další komunikační kanály
Myslete též na přípravu před meetingem i na záležitosti po jeho skončení. V některých firmách je využíván Slack ke sdílení podnětů ještě před samotným zahájením meetingu, přičemž někdo je vždy musí přetavit do praktické a přehledné formy, z níž lze během meetingu čerpat. Během meetingu pak nezapomeňte zaznamenávat odsouhlasené úkoly a podmínky jejich plnění, což je pro management práce na dálku zásadní.
Koho pozvat
Asynchronní video meetingy fungují lépe, pokud jsou cílené. Při zvažování, koho přizvat, uvažte, jakou má kdo roli, čím může přispět a ujistěte se, že to vědí též ostatní. Z tohoto pohledu je produktivnější pořádat více menších meetingů než jeden obsáhlý, kterého se účastní i ti, pro něž není tolik relevantní. Report společnosti Adobe uvádí, že polovina zaměstnanců je pod tlakem z pocitu, že musí být vždy k zastižení, a těžko vymezuje hranici mezi pracovním a osobním životem. Analytická společnost Gartner pak na toto konto zmiňuje potřebu vyhnout se meetingům, během nichž problém řeší široká škála účastníků, kteří se však ve finále nedokážou shodnout na řešení.
Věnujte se osobním záležitostem
Pokud se někdo necítí dobře, nechte ho o tom promluvit. Dejte prostor lidem, nejen jejich funkcím. Při dálkovém kontaktu přes monitor nabývají měkké dovednosti na významu, a i pár okamžiků věnovaných osobním záležitostem může tým posílit.
Pohrajte si s harmonogramem
Práce na dálku znamená, že lidé často pracují asynchronně. Nechcete však ztratit soudržnost týmu proto, že se někdo v asynchronním nastavení nedokáže zúčastnit meetingů kvůli jiným závazkům, například osobním. A tak než trvat na jejich pravidelných časech, scházejte se nepravidelně, abyste některým členům umožnili zapojit se alespoň někdy. Sheela Subramanianová uvádí, že 93 % zaměstnanců vyžaduje při práci flexibilitu!
Rozvolněte
Ve společnosti Orange Business Services dostali zaměstnanci během pandemie příležitost používat firemní kolaborativní nástroje i pro osobní potřeby. Může to mít svá rizika, ale také to může posílit soudržnost týmu a morálku. Aktivní vedoucí pracovník chce problémy z oblasti lidských zdrojů řešit, ne je potlačovat.
Na čase záleží
Každého meetingu se účastní hovornější zaměstnanci, kteří jsou slyšet víc, ale i ti zamlklejší, kteří prohodí jen pár slov, přesto potřebují být vyslyšeni. Přístupů, jak to řešit, je několik, zcela jistě však funguje ujistit se, že cíle meetingu jsou jasně definované už před jeho zahájením, a řídit jej tak, aby každý dostal slovo a podařilo se činit potřebná rozhodnutí v předem stanoveném čase. Máte hodinu na vyřešení tří problémů? Pak se každým zabývejte dvacet minut. Pokud jej nestihnete vyřešit, odložte jej na příště nebo se k němu vraťte na konci celkového vymezeného času. Video meetingy dokážou být únavné, zacházejte proto s časem efektivně.
Na chování také záleží
Důležité je rovněž shodnout se na pravidlech a „etiketě“ meetingu, aby každý dostal prostor vyjádřit se a naopak, aby někdo druhý neměl pocit, že jej nedostal. Pracoval jsem s firmami, v nichž za tímto účelem pro účastníky stanovovali „časový fond“, po který dostali prostor. Takto lze například předem omezit každý příspěvek na třicet vteřin.
Ať na čase nezáleží tolik
Fungovat však může i jiný přístup: některé firmy praktikují otevřenou komunikaci v podobě dlouhých neorganizovaných video meetingů bez konkrétní agendy či očekávání. Můžou též nabývat podobu virtuálních schůzek, během nichž účastníci pokračují ve své běžné pracovní agendě a příležitostně se mohou přihlásit o slovo, radu nebo zkrátka běžnou lidskou interakci. Nástroje pro vytváření takových virtuálních prostor poskytují například Teamflow nebo Asana.
Když jeden, tak všichni
Stigma proti práci na dálku přetrvává, zatímco management se snaží srovnat s novou realitou, ve které je budoucnost práce postavena na dosažených cílech spíš než na docházce. Zatím to ještě vede k tomu, že ti, kteří se meetingů v rámci hybridních pracovních modelů účastní osobně, získávají výhodu oproti těm, kteří jsou k nim připojeni na dálku. Možností, jak takovému zvýhodnění předcházet, je nastavení pravidla, že pokud se na dálku má připojit jeden člen, musí všichni.
Udržujte jednoduchost
Kolik aplikací mají vaši zaměstnanci pro kolaboraci používat? Zmiňovaný report Adobe ukázal, že pokud jich je příliš, lidé se mohou cítit pod tlakem a přiblížit se k pocitu vyhoření. Snažte se je tedy nezahlcovat přílišným množstvím nástrojů.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU