20 triků pro Google Kalendář zvyšujících produktivitu - 2. díl

1. díl - Pracujte rychleji - a soustřeďte se

Vytvořte si chytřejší strategie plánování

9. Podívejte se, kdy je k dispozici kolega

Rozklikněte menu Jiné kalendáře nalevo od vašeho kalendáře. Pokud jste sem už někoho přidali, uvidíte zde jeho kalendář. Používá-li vaše společnost Google Apps for Business, měli byse být schopni přidat kalendáře svých kolegů. Stačí, když začnete psát něčí e-mailovou adresu a Google automaticky doplní zbytek. Vyberte si z nabízených adres, případně některou adresu doplňte celou, a barevně odlišené schůzky i události dané osoby se náhle objeví i na vašem kalendáři.

10. Zjistěte, zda jsou v danou chvíli všichni k dispozici

Ve chvíli, kdy je potřeba, aby se sešli opravdu všichni, je níže popisovaný nástroj doslova darem z nebes. Je však potřeba na chvíli změnit jazyk na angličtinu (zda britskou nebo americkou, to je na vás). Klikněte na ozubené kolečko, nastavení, a u nabídky Jazyk vyberte možnost English. Poté běžte do Laboratoře (nyní Labs), a zde zvolte možnost Enable u nástroje Smart Rescheduler. Klikněte na Save a můžete přepnout zpět do češtiny (Settings > Language > čeština). Nyní se napravo od kalendáře objevil nový modul. Vyberte si schůzku, kterou chcete domluvit, a klikněte u daného modulu na Find a new time (najít nový čas). V přehledném seznamu se vám zobrazí, kdo z kolegů, jehož účast na schůzce je nutná, má kdy volno. Modul jde dokonce tak daleko, že zobrazuje i čas, který mají různí lidé v různých časových zónách. Pokud vaše společnost využívá Google Apps for Business, uvidíte dokonce i volné místnosti ve vaší budově.

11. Skryjte události, kterých se nezúčastníte

Ať vás nematou přetrvávající položky v kalendáři týkající se schůzky, které se neúčastníte, klikněte opět na ozubené kolečko, nastavení a zde u možnosti Zobrazit události, které jste odmítli zvolte Žádné. Hned pod tímto nastavením je jiné, které vám také pomůže vyčistit váš kalendář. Google vám automaticky vepíše do kalendáře každou událost, na niž jste pozváni. To však můžete změnit kliknutím na možnost Ne... u nastavení Automaticky přidat pozvánky do mého kalendáře. Nezapomeňte svá nastavení uložit.

12. Ať Google Kalendář odpoví za vás

Neztrácejte čas odpovědí „Ne“ na každou schůzku, která se koná ve chvíli, kdy už máte jiný program. Víme o nástroji, který vám váš čas ušetří. Běžte do Laboratoře a tam vyberte Aktivovat u možnosti Automatické zamítání událostí. Uložte. Každý, kdo se vám od té doby pokusí poslat pozvánku, dostane automatickou zamítací odpověď. Ve chvíli, kdy už „busy“ nejste, však nezapomeňte funkci deaktivovat.

13. Ať vám neuteče další schůzka

Přicházíte často pozdě? Začíná si toho všímat váš šéf? Nastavte si připomenutí vaší příští schůzky velkým tučným písmem. Dosáhnete toho tím, že si do kalendáře přidáte další modul. Ten naleznete v Laboratoři. Stačí, když aktivujete možnost Další schůzka.

14. Podívejte se, kdo má čas a kdo je zaneprázdněn

Tento tip je užitečný, pokud se často setkáváte se stejným člověkem, s nímž již sdílíte kalendář. Jestliže aktivujete doplněk Dostupnost v Laboratoři, objeví se daný modul opět u pravé hrany vašeho kalendáře. Vepište zde kolegův e-mail a získáte informaci o jeho dostupnosti. Nemusíte už běžet do jeho kalendáře, kterou dle Murphyho zákonů beztak naleznete prázdnou.