ofenzívou pod vlajkou kancelářského balíku Office s pořadovým číslem 11. Pojďme
se podívat na předběžnou verzi toho, čím chce produkt chystaný na přelom
letošního roku přitáhnout pozornost, a potažmo i peněžní přízeň uživatelů.
Office patří již dlouho k základním produktovým pilířům Microsoftu. Skládá se z
poměrně stabilizovaného portfolia programů, do kterého v nové verzi přibylo i
několik nováčků. Jsou to například programy InfoPath, Contact Manager nebo
OneNote k jejich popisu se dostaneme později, jelikož začneme tradičním jádrem,
které je tvořeno kvintetem ve složení Word, Excel, PowerPoint, Access a
Outlook. Exkurzi však nezačneme u jednotlivých programů, protože těch
individuálních novinek (s výjimkou Outlooku) zase tolik nemají. Není divu kde
brát pořád nápady na vylepšení programů, které se vyvíjejí dvacet let a už v
předchozích verzích obsahovaly spoustu funkcí, o nichž většina uživatelů ani
neslyšela.
Dokumenty lépe, rychleji, bezpečněji
Microsoft již delší dobu vede jednotlivé programy z kanceláře k těsné
spolupráci a snaží se orientovat jejich chování tak, aby uživatel nemusel
vymýšlet "čím" a mohl se soustředit na "co". Ke snaze provázat programy
navzájem přistupuje v poslední době ještě další důležitý aspekt plavba v moři
informací. Office přestává být izolovaným ostrovem a snaží se o podporu
technologií, které vládnou internetu. V dnešní době totiž nikdo nevystačí s
uzavřeným binárním formátem a musí počítat s nutností práce i s informacemi v
naprosto nejrůznějších formátech. Proto se celou Office táhne jako červená nit
podpora univerzálního standardizovaného formátu XML, který je vhodný pro
zpracování dat pevného i volného formátu.
XML se stává hlavním formátem dokumentů všech programů sdružených do balíku
Office, takže jsou všechny schopny XML data načítat i ukládat. Mimo to je možné
díky tomuto formátu navázat na tvorbu dokumentů celou řadu složitějších
technologických funkcí, počínaje důsledným dodržováním firemní dokumentové
kultury a flexibilním využíváním internetových a intranetových datových skladů
konče.
Důsledná a uživatelsky přehledná podpora schémat XML dává uživatelům do ruky
další silný nástroj pro dobrou organizaci práce i se zdánlivě nekonzistentními
soubory dat a informací, protože si své potřebné informační struktury může
nadefinovat každý sám. Klasický řetězec zpracování dat a publikace výstupů,
který obvykle začíná v databázích Access, pokračuje přes analýzu v Excelu,
přehledné zpracování a okomentování ve Wordu a končí prezentací v PowerPointu,
případně odesláním pomocí Outlooku, se nyní zjednoduší díky tomu, že jednotlivé
kroky probíhají nad společnou datovou základnou a není nutné data po cestě
jakkoliv formátově transformovat. Navíc díky zákaznickým schématům a využití
transformací XSLT je možné dokumenty zpracovávat a prezentovat v nejrůznějších
podobách a na nejrůznějších platformách, aniž by bylo nutno do nich ručně
zasahovat, upravovat je nebo vytvářet nové verze, což by pochopitelně zdržovalo
a mohlo by do procesu vnášet chyby a nekonzistence.
Novou oblastí zaváděnou v rámci Office 2003 jsou takzvané inteligentní
dokumenty. Jsou právě využitím výhod jazyka XML v kombinaci s programovatelným
oknem úloh, kdy je zpracování dokumentu vyžadujícího průchod určitým procesem
uvnitř firmy řízeno a kontrolováno přes začleněné úkoly. Tyto úkoly, nebo též
instrukce se jednotlivým uživatelům zobrazují na panelu úloh a vedou je
jednotlivými kroky. Vlastní dokument pak může být snadno vytvořen tak, aby v
rámci příslušného úkolu umožnil danému pracovníkovi přístup pouze do částí,
které jsou pro něj určeny.
Flexibilita řešení je podpořena centralizací umístnění šablon a inteligentních
dokumentů, takže se veškeré změny provádějí pouze na jednom místě a jednotlivé
aplikace si je z tohoto místa automaticky stahují. Technologie využívá jednak
stávající standard COM objektů, jednak novou technologii řízeného kódu .NET.
Bezesporu významnou novinkou jsou takzvané pracovní prostory dokumentů, které
odstraňují dosud velmi bolavé místo schopnost sdílet dokumenty v reálném čase
mezi jednotlivými členy pracovního týmu. Neměli byste se tedy nadále potýkat s
nepříjemnými zákazy úprav dokumentů, které si již otevřel někdo jiný. Funkce
jsou součástí služeb Windows SharePoint Services zprostředkovaných příslušnými
servery a starají se o automatickou synchronizaci obsahu a údržbu
nejaktuálnějších verzí, které všichni dostávají k dispozici, ať již pracují v
režimu on-line přímo s dokumentem na serveru, nebo s jeho off-line kopií na
samostatném počítači. Pracovní prostor dokumentů se navíc stará i o správu
verzí, dokumentaci související e-mailové komunikace a konverzace pomocí
rychlých zpráv.
A když už jsme u těch dokumentů nově se setkáváme s pojmem IRM neboli
Information Rights Management. Tato technologie je významným přínosem pro
ochranu duševního vlastnictví a má zajistit bezpečnost dokumentů na úrovni
souborů. Díky ní je možné sdílet dokumenty nebo je posílat mailem a stále mít
kontrolu nad jejich obsahem i nad tím, kdo a za jakým účelem je používá. K
realizaci této služby bude nutno provozovat odpovídající servery s technologií
SharePoint Services buď v rámci organizace, nebo využít hostování na serverech
Microsoftu a kombinovat ji se službou Microsoft Passport. Příjemce dokumentu
nemusí být vybaven programy Office, k prohlížení dokumentu mu stačí IRM Viewer,
který je zdarma. Zdá se tedy, že služba je obdobou přenositelných dokumentů
formátu Adobe Acrobat, ovšem měla by být dovedena na vyšší stupeň zabezpečení a
ověření.
Na řadě míst se v nové kanceláři setkáváme s podporou ručního psaní
prostřednictvím TabletPC. Takto můžete třeba vylepšovat malůvkami své
prezentace v PowerPointu, komentovat dokumenty ve Wordu a Excelu nebo odesílat
ručně psané e-maily. Ruční poznámky fungují ve dvou režimech jednak v podobě
"nad dokumentem", kdy si je můžete představit jako barevné nalepovací papírky,
jednak v režimu začlenění do dokumentu, kdy se začnou chovat jako běžné obrázky
nebo textová pole.
Ruční poznámky mohou být ve dvou podobách jako kreslený skeč nebo jako psaná
poznámka. Každý z režimů má svou sadu per, popisovačů a zvýrazňovačů, které
umožňují změnit barvu a šířku čáry. V rámci dokumentu se chovají jako vložené
objekty, což v praxi znamená, že se posouvají při vkládání sloupců v Excelu
nebo se pohybují s odstavci ve Wordu. V režimu Revize se poznámky chovají
stejným způsobem jako jiné komentáře a revize textu, lze je tudíž vypínat a
zapínat podle potřeby. Poznámky se dají také kopírovat mezi jednotlivými
dokumenty.
Outlook v novém
Přišel čas na novinky jednotlivých produktů z rodiny Office. Patrně největší
prostor nám zabere popis Outlooku, který těch novinek obsahuje skutečně nejvíc.
Vývojáři značně přepracovali celé prostředí poštovního programu, takže by se
vám s ním mělo pracovat podstatně lépe. Prostředí je totiž nejen barevné a díky
tomu i přehlednější, ale také lépe uspořádané, takže jsou požadované informace
mnohem dostupnější.
Na obrázcích si určitě povšimnete, že uspořádání seznamu zpráv a náhledu je
vodorovně vedle sebe, díky čemuž je obrazovka efektivněji využita. Určitě vás
také upoutá barevné odlišení položek v kalendáři a přehlednější kategorizace
poštovních zpráv pomocí barevných vlaječek. Ty mohou být označovány jednak
podle příznaku dalšího zpracování, jednak přehledně podle data doručení.
V rámci Outlooku bylo implementováno nové kontextové navigační okno a přibyly i
nové složky. S jednou z nich (v originále se jmenuje Junk mail) souvisí velice
důležitá novinka automatická správa nevyžádané pošty. Outlook nyní pracuje
nejen se seznamy zakázaných a povolených adres, ale je schopen díky speciální
technologii sám analyzovat obsah poštovních zpráv, a otravné smetí valící se na
vás z internetu ihned odsouvat do zmíněné složky. Filtr je možno nastavit v
několika stupních, podle toho, jak důkladně chcete příchozí poštu
"prokádrovat". Navíc jej Microsoft hodlá aktualizovat přes internet, pokud
spameři objeví techniky, jak filtr obelstít.
Dalším příspěvkem k ochraně soukromí je blokace externího obsahu. Tato funkce
je namířena proti technikám špiónů ověřujících platnost e-mailových adres
vyšťouraných z nejrůznějších neověřených zdrojů a používaných pro spam.
Pozitivním vedlejším efektem této filtrace může být pro uživatele s pomalým
připojením blokace stahování obrázků, které dnes stále více a zbytečněji
dekorují zejména nevyžádané poštovní zprávy. Pokud však patříte k příznivcům
obrázků, přijdete si na své alespoň v kontaktech, kde můžete k adrese připojit
i podobenku (asi kdybyste zapomněli, jak dotyčný vypadá).
Vlastní projevy existence Outlooku doznaly změny směřující ke zmenšení jeho
nápadnosti v případě, že jej zrovna moc nepotřebujete. Vývojáři například
vycházejí vstříc obvyklému stavu, že program běží neustále, a odstěhovali jeho
ikonu z programové lišty do stavového pruhu, kde zabírá méně místa a odkud
vypouští své bubliny upozorňující třeba na doručení nové pošty.
Vylepšena byla rovněž spolupráce s Exchange Serverem, kdy je detekována
propustnost a typ připojení, a podle zjištěných parametrů upravován způsob
přenosu pošty. Outlook dokáže využívat Exchange v režimu s mezipamětí a
snižovat tak problémy s propustností sítě, protože si udržuje místní kopii
schránky a synchronizace probíhá na pozadí. Nebo dokáže přistupovat k Exchange
serveru přes protokol http tím se vypořádá s omezeními firemních firewallů,
které by jej na server nepustily přímým přístupem.
Jste-li šťastným vlastníkem gigantické mailové schránky, potěší vás Microsoft
hned dvakrát. Poprvé tím, že zvětšil limit pro velikost datového souboru pošty
ze stávajících 2 GB na pěkných 20 GB, takže budete mít kam expandovat. Podruhé
mnohem propracovanějším systémem vyhledávání, kdy se jednotlivé výsledky
hledání jeví uživateli jako samostatné složky. Přitom fyzicky zůstávají
jednotlivé zprávy na původních místech, a nemusíte je tudíž přesunovat do
samostatných složek a následně se obtížně rozpomínat, kam jste je dali. Takto
si můžete například vytvořit virtuální složku důležité pošty s úkoly od vašeho
šéfa či manželky, nebo jiný pohled na zprávy s příznakem vysoké důležitosti.
Navíc kdybyste si nevěděli rady s nastavením vyhledávání, má pro vás Outlook
již připravené výběry, ze kterých můžete vycházet.
Další zajímavý pohled do poštovní schránky skýtá uspořádání podle konverzace,
kdy vám Outlook sdruží zprávy do skupin podle předmětu. Usnadní vám to
sledování vývoje určité diskuse, případně umožní nakládat s celou skupinou
najednou (třeba ji někomu poslat, ať si také užije).
Business Contact Manager
Jedním z noviců Office 2003 je program Business Contact Manager. Nejedná se o
samostatnou aplikaci, spíš o rozšíření programu Outlook, které umožňuje
sledovat kontakty se zákazníky, zaznamenávat potřebné doplňkové informace a
účelně podchycovat obchodní příležitosti. Díky integraci s Outlookem je velice
snadné tyto informace navazovat na související dokumenty a propojovat je se
schůzkami v kalendáři nebo úkoly. Zároveň je možné ke každému případu nastavit
pravidla dalšího zpracování, případně s připomenutími dalšího domluveného
kontaktu či termínu.
Díky tomuto nástroji je správa zákaznických informací centralizovaná a snadno
se udržuje přehled o celé historii komunikace i přístup k potřebným dokumentům
jako jsou smlouvy, platební doklady, poštovní komunikace a další. Business
Contact Manager se snaží být otevřený pro import dat z jiných, třeba
konkurenčních programů pro správu zákaznických informací, a zároveň podporovat
další aplikace, které na jeho činnost v procesu správy obchodního případu
navazují.
Z nashromážděných informací programu mohou těžit vedle samotných obchodníků
také firemní manažeři, kteří tak získají přehled o jejich činnost a mohou lépe
prognózovat vývojové trendy a řídit chování firmy. Business Contact Manager je
skutečně flexibilním nástrojem, protože je rovnou připraven pro vzdálený
přístup přes internet a nepotřebuje k tomu žádné specializované servery ani
komunikační zařízení.
Ostatní aplikace
Jak jsem již naznačil, neoplývají ostatní aplikace z balíku Office takovými
vylepšeními jako Outlook, a tak si je probereme dohromady. Začneme inovovaným
vzhledem. Pracovní prostředí všech programů je laděno domodra a vypadá opravdu
čistě, úhledně a hlavně přehledněji díky výraznějším ovládacím prvkům
nástrojových pruhů.
Pokračujeme prezentacemi PowerPoint podporuje propojení na slovník synonym a
poradí si s bohatší škálou formátů videosekvencí, kterými můžete oživit svoji
prezentaci. Videosekvence může být navíc zobrazována na celé obrazovce.
Vylepšena byla také distribuce prezentací. Funkce Balení pro disk CD-ROM vám
prezentaci připraví k vypálení včetně prohlížeče a informací pro automatické
spuštění po vložení nosiče do mechaniky v počítači.
Databáze Access má nyní vylepšenou podporu zálohování dat jak na místní disk,
tak i na sdílené síťové umístění. Záloha je pojmenována podle data provedení a
Access automaticky provádí komprimaci a opravy vnitřních chyb databáze.
Poměrně neobvyklou novinkou ve světě databází je implementace funkcí
automatických oprav zadávaných dat. Funguje stejně jako ve Wordu přes
inteligentní značku, čímž umožňuje uživateli snadné odmítnutí opravy. Funkce
pracuje i v návrhovém režimu formuláře, kdy kontroluje různé prohřešky návrhu
(kupříkladu duplicitní klávesové zkratky, cyklické odkazy nebo nepřidružené
popisky).
Vývojáři accessových aplikací jistě ocení možnost provázání databázových
objektů do vzájemných závislostí. Ušetří jim to spoustu hledání při změnách
nebo odstraňování objektů. Podobně šikovná je možnost přenášet vlastnosti pole
na všechny přidružené ovládací prvky pole změnu vlastností provedete pouze
jednou a všichni ostatní ji prostě zdědí.
V programu Word mě nejvíc zaujal nový speciální režim, určený pro čtení
dokumentu na obrazovce. V tomto režimu je zvětšeno písmo dokumentu, zkráceny
řádky a stránka je optimalizována pro dané rozlišení monitoru. Využíváno je též
dobrodiní vylepšené funkce ClearType vyhlazující písmo. Navíc je pro dokument
uvolněn maximální prostor na obrazovce tím, že je zjednodušeno prostředí
programu a zobrazovány jsou pouze relevantní funkce, například tlačítka
sledování změn, vyhledávání pojmů ve slovnících a podobně. Čtenář má navíc k
dispozici pomůcky pro snadnou navigaci v rozsáhlejším textu mapu dokumentu a
miniatury stránek. Režim je skutečně propracovaný a vlastní zkušeností jsem si
ověřil jeho dobrou použitelnost, protože text je opravdu velmi příjemně čitelný
i při nižším rozlišení monitoru.
Nakonec nám zbyl Excel, jenž je ve výčtu novinek ještě skromnější než Word.
Vedle společných záležitostí s XML a IRM zmiňovaných v úvodu je to snad jen
vylepšení chytrých značek a implementace Research Task Pane pro vyhledávání
informací v externích zdrojích.
Při analýze XML dat vám pomůže snadné přepínání obsahu řádku souhrnů vedle
obvyklého součtu máte k dispozici průměr, počet, počet číselných hodnot,
maximální a minimální hodnotu, směrodatnou odchylku a rozptyl.
Jak moc potřebujete novou Office?
Nakonec si necháme trochu ožehavé téma. Žádný výrobce totiž neslyší rád úvahy
na téma potřebnosti nové verze svého výrobku. Pohled musíme rozdělit do
několika skupin, protože každé z nich přinese nové vydání něco jiného. Již
delší dobu se Microsoft snaží rozdělit svět uživatelů počítačů na ty, kteří
mají jeho software předplacený, a na ty, které to teprve čeká. Předplatitelé
dostanou novou Office v rámci předplatného, a nemusejí tudíž nad upgradem
příliš "mudrovat". Myslím si, že právě kvůli nim byla verze vydána, protože je
potřeba si jejich peníze nějak zasloužit a splnit sliby pravidelných
aktualizací. Těch novinek, které by měly přimět k upgradu nepředplatitele, je
snad s výjimkou Outlooku opravdu poskrovnu.
Podíváme-li se na otázku upgradu z pohledu různých skupin uživatelů, dospějeme
celkem snadno k závěru, že nová funkcionalita Office je zaměřena především na
firemní klientelu. Pro větší a velké subjekty mohou být novinky a vylepšení v
oblasti správy a zabezpečení dokumentů skutečně nezanedbatelným přínosem,
zejména pokud se právě poohlížejí po podobném řešení nebo již přerostli své
stávající. Na druhou stranu tito zákazníci většinou ochranu proti spamu nebo
řízení zákaznických vztahů řeší jinak a novinky z této oblasti je asi nezaujmou
tolik, jako menší firmy. Pro ně jsou podobná řešení na klíč většinou nedostižně
drahá a vedení různých náhradních řešení v podobě papírových kartoték nebo v
lepším případě excelových tabulek jim připadá málo flexibilní a použitelné.
Těmto zákazníkům se určitě vyplatí zajímat se o Outlook a Business Contact
Manager.
Individuální klientele bych také doporučil k pozornosti Outlook. Jeho inovace
jsou skutečně zajímavé, funkční, potřebné a určitě se nejedná o pouhé
kosmetické úpravy. Spam je opravdovým "vředem na těle internetu", a i další
inovace lepší uspořádání, přehledná kategorizace zpráv, usnadněné vyhledávání
nebo zakázání externího obsahu jsou přínosem dokonce i pro domácí uživatele a
svědčí o tom, že se vývojářský tým skutečně pečlivě zamýšlel nad potřebami a
nářky svých klientů.
Tak to by bylo pro dnešek vše o jádru nového balíku Microsoft Office 2003.
Příště se podíváme na nové vydání ostatních produktů skupiny Office Publisher,
FrontPage, InfoPath a OneNote.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU