Budoucnost kancelářské práce má jméno Cognitive Hub

Zapojte se do výzkumu společnosti Konica Minolta a máte šanci, že i vy budete mít kancelář šitou na míru. 

Aktuálně probíhající výzkum i současné trendy v oboru nám přiblížil Matěj Dusík, R&D Strategy and Technology Manager Konica Minolta Laboratory Europe.

Co ve výzkumu zjišťujete?

Navazujeme na šetření, které jsme prováděli v loňském roce, a týkalo se práce s dokumenty. Mimo jiné jsme zjistili, že lidé by uvítali automatizaci různých rutinních operací. Teď jdeme více do hloubky. Momentálně řešíme třeba to, které pracovní pozice nakládají s velkým množstvím dokumentů v papírové formě, jak je následně zpracovávají a jaké to přináší problémy. Do fáze analýzy pak v těchto dnech přecházejí také další dva výzkumy a od září připravujeme testování konceptu Cognitive Hubu, během kterého si budou moci lidé interaktivně vyzkoušet, jak může „kancelář budoucnosti“ reálně fungovat.

Můžete Cognitive Hub blíže představit?

Nabízíme různé softwarové nástroje k digitalizaci a vytěžování dat, systémy pro správu firemních procesů a řízení dokumentů. Ty ale pracují pouze se strukturovanými daty.  Až 85 % firemních informací přitom tvoří nestrukturovaná data, jako jsou úkoly přicházející prostřednictvím e-mailu nebo informace o setkání s kolegy v chatové aplikaci. Právě proto vyvíjíme nový systém s názvem Cognitive Hub. Ten bude díky aplikacím AI rozumět i nestrukturovaným datům, která se dnes musejí zpracovávat a interpretovat ručně. S Cognitive Hubem budou uživatelé schopni například efektivně plánovat schůzky, vyhledávat a rozpoznávat relevantní informace, řídit týmové projekty nebo určovat priority svých činností.

V jaké fázi Cognitive Hub momentálně je?

Produktové portfolio Cognitive Hubu je interně schválené, technicky jsou některé části ve stádiu konceptu, u jiných už máme prototypy.  Nejrozvinutější je asistenční funkce pro digitální kancelář, která je součástí projektu WorkplaceHub.

Jaká jsou kritéria pro respondenty výzkumu?

Pracujeme s lidmi z celého světa, touto cestou se ale obracíme především na Čechy.  Důvodů je hned několik. Je praktické setkat se přímo s lidmi, pro které naše produkty vyvíjíme. Svou roli hrají rovněž ekonomické hledisko a logistika, pokud jim třeba budeme chtít prototypy reálně ukázat. Zajímáme se především o zaměstnance z malých a středně velkých podniků a participanty vybíráme podle jejich pracovní pozice. Někdy se zaměřujeme na manažery, jindy na účetní, týmové asistentky a podobně. Konkrétně při zářiovém testování prototypu Cognitive Hubu se budou pozice prolínat.

Co byste řekl k současným trendům „kancelářské“ práce?

Očekává se výrazný nárůst počtu inteligentních pracovišť, která budou vybavena systémy monitorujícími stav prostředí, emocí i preferencí pracovníků, aby se vytvářely podmínky pro optimální pracovní výkon. Například ve formě automatické regulace vytápění, klimatizace a osvětlení na základě osobní preference pracovníků. Shromážděné údaje mohou určit, jakým způsobem zaměstnanci využívají prostor a pomohou i při rozhodování o návrhu příslušných dispozic.

Co byste řekl k současným trendům „kancelářské“ práce?

Kromě obecných trendů by dnešní zaměstnavatelé měli začít myslet na vliv nastupující generace, a jaké změny mohou tyto pracovní síly přinést. V roce 2020 bude jen 20 % všech pracovníků patřit ke generaci X, 50 % budou „miléniálové“ neboli generace Y a již 10 % bude pokryto generací Z, které jsou považovány za velmi kreativní, individualistické, nezávislé a digitální. Jen s mírnou nadsázkou řečeno se narodili s technologií v ruce, komunikují se stroji stejně jako s lidmi a jsou připraveni delegovat administrativní, nekreativní a opakující se úkoly na asistenční systémy s výbavou umělé inteligence. Pro generaci Z by práce měla být zábavná. Jinými slovy, musí pracovat v kontextu, který věnuje pozornost jejich emocím. Generace Z má tendenci samostatně vytvářet a definovat své kariérní cesty místo toho, aby je měla někým předem dané.

Stále více lidí také pracuje z domu

Ano. Pracoviště se z místa, kde je práce odváděna, mění na prostor, kde jsou sdíleny nápady a kde lidé tráví volný čas. Je vyžadována stále větší flexibilita a personalizace, patrná je i snaha udržet maximální osobní pohodu. S ní se zvyšuje kreativita a snižuje stres. Ruku v ruce s osobní pohodou se rozvíjí trend „kognitivního outsourcingu“, tedy nechat počítače dělat za nás určité netriviální operace. Provedení kognitivního úkolu počítačem zvýší tempo práce nejen urychlením zpracování rozsáhlých nestrukturovaných informací, ale také podporou rozhodování, které děláme.

A zase se vracíme ke Cognitive Hubu

Protože Cognitive Hub nabízí odlišný způsob vykonávání práce. Automatizované zpracování dat, která dříve nebylo možné počítačem zpracovat, umožní lidem využít jejich kreativní schopnosti na maximum. Například vám poskytne přehled úkolů ve vztahu k jejich cílům a strategické hierarchii podniku. To pomáhá lépe určovat priority, definovat jasný smysl práce a mít o ní neustálý přehled.

To zní skoro jako zázrak

Ale je to realita. Systém nabízí řadu funkcí, které napomáhají v průběhu celého životního cyklu daného úkolu od jeho vytváření, přiřazení, provádění až ke sdílení výsledků, zpětné vazbě a generování přehledu. Tyto funkce mají dramaticky zlepšit správu úkolů a snížit přetížení. Cognitive Hub poskytuje automatizaci administrativních úkolů, které mají jasně definovaný postup. Řídicí panel umožňuje vytvářet, připojovat a upravovat digitální obsah spojený s úkolem. Není nutné ručně hledat v souborovém systému soubory a aplikace, aby bylo možno provést daný úkon.

To mluvíte o takzvaném chytrém vyhledávání? 

Přesně tak. Chytré vyhledávání znamená vyhledávání libovolného digitálního obsahu a jedná se nejen o soubory v intranetu nebo v cloudových aplikacích. Jedná se nejen o soubory, ale také o vnitřní strukturu a data v souborech, jako je například obrázek, diagram a podobně. Inteligentní vyhledávání používá aktuální kontext, řekněme právě aktivní úkol, na to, aby lépe vyhledal obsah, který uživatel potřebuje.

Zdá se, že Cognitive Hub může také změnit způsob komunikace

Systém významně pomáhá vzájemné komunikaci a spolupráci jednotlivců i celých týmů přiřazováním úkolů zaměstnancům. A inteligentní digitizér dává kooperaci na dálku nový rozměr, protože lidé z různých oblastí mohou prezentovat své myšlenky na jediném místě, obrazně řečeno na stejný „kus papíru“. Digitizér převádí informace z analogové podoby do digitální. Obvykle se skládá z grafického tabletu, skeneru a digitalizační lupy. Cognitive Hub se navíc v průběhu používaní systému učí uživatelské preference a na jejich základě se stále více personalizuje.