informací, si potřebují vypracovat dovednosti nezbytné pro zvládání nadbytku
informací. V dnešní době rychle roste množství dostupných informací, zatímco
den trvá stále 24 hodin a naše mozky zůstávají zhruba ve stejném stádiu vývoje,
v jakém byly, když jeskynní člověk komunikoval pomocí zpráv vytesaných do
kamene. "Je toho kolem příliš mnoho, takže je obtížné být schopen udržet krok
se vším, co obnáší moje práce," říká Joseph DeWalt, síťový technik zaměstnaný
ve středně velkém městě na Středozápadě, jenž poznamenává, že informace, o
nichž si musí udržovat přehled, se pohybují od nejnovějších záplat operačních
systémů až k e-mailovým zprávám od uživatelů sdělujících, co nefunguje.
Práce v internetovém věku
"IT profesionálové, s nimiž jsem hovořil, si stěžují, že je to horší než
kdykoliv předtím, poněvadž se všichni nacházíme ve věku Internetu. Nedostatek
času pro rozhodování klade vyšší požadavky, než tomu bývalo kdykoliv dříve,"
říká Wayne Cascio, profesor managementu na Coloradské univerzitě v Denveru.
Web představil uživatelům nepřeberné množství informací a někteří z nich mohou
mít pocit, že něco prošvihnou, pokud před učiněním rozhodnutí neprověří všechna
dostupná data. Avšak profesionálové by si měli uvědomit, že nebudou mít k
dispozici všechny informace až do posledního bitu. Klíčovým rozhodnutím tedy
je: kdy už mám dost?
Výzkumní pracovníci, kteří zkoumali tento problém, uvádějí, že ačkoliv
technologie zapříčiňuje nadbytek informací, často může nabídnout i prostředky
umožňující s ním bojovat. Jednou ze strategií, kterou je třeba zvážit, je
vytvoření informačních "filtrů". Pro vypořádání se s množstvím dat lze použít
e-mailové filtry k vytřídění méně důležitých zpráv a předcházení tomu, aby
kohokoliv zavalila obrovská záplava dat. Další možností, jak omezit příval
e-mailových zpráv, je vymazání vašeho jména ze seznamových serverů.
Dodavatelé technologií vyvinuli produkty zamýšlené k usnadnění přístupu k
informacím. Například výzkumníci společnosti IBM mají technologii známou jako
"weboví zprostředkovatelé", která může poskytnout zákaznicky přizpůsobený
pohled na webové informace, s cílem usnadnit zacílení na informace specifické.
Avšak technická opatření nemusí být dostačující mohou problém zahlcení
informacemi ještě zhoršit, protože nezbytně neomezují, kolik informací můžete
přijmout, pouze vám pomáhají se k nim dostat.
Stanovení hranic a konečných termínů je životně důležité, neboť si nemůžete
prohlédnout všechno. Jedním ze způsobů, jak zvládnout informace, je pracovat 60
až 70 hodin týdně. Není to však ideální, protože to svědčí o tom, že ztrácíte
kontrolu nad situací. Klíčem k efektivní správě informací je zaměření se na
kvalitu dat, která přijímáte. Avšak určení kvality může být nesnadné.
Alan Lightman, profesor humanitních předmětů a lektor fyziky na Massachusetts
Institute of Technology v Cambridge, má celkem pesimistický názor na účinek
technologie na komunikaci. "Myslím si, že rychlostní informační technologie,
přestože jsou v mnoha případech užitečné, nás připravují o čas potřebný pro
zamyšlení se nad tím kdo jsme a kam jdeme," dodává Lightman. Výsledkem záplavy
informací a obecně rychlého postupu vpřed světa podnikání založeného na vyspělé
technologii, byla špatná rozhodnutí, která jsme provedli zbrkle, říká Lightman.
On sám, jenž tráví své letní dovolené na osamělém ostrově ve státě Main, kde
nejsou žádné silnice, mosty ani telefonní služby, příliš nedoufá, že dojde ke
zlepšení. Pracuje na románu s názvem Diagnóza pojednávajícím o tom, o čem se
domnívá, že bude psychologickým postižením, k němuž dojde v důsledku
rychlostních informačních technologií. "Nejsem optimista. Mohu vám říci, že můj
román nemá žádný happy end," uzavírá Lihgtman.
Hledání řešení
Lidé zacházející s informacemi nakonec musí udělat to, co bude působit v jejich
prospěch. Jednou z možných strategií je filtrace e-mailů nebo použití takových
technik, jako barevné kódování informací. Jak asi IT profesionál, jakým je
síťový inženýr Joseph DeWalt, zachází s informacemi? "Spoustu věcí čtu
naneštěstí doma," říká DeWalt. Články z časopisů a někdy i e-mail čte doma či
dokonce o dovolené, jak prohlašuje. Ačkoliv DeWalt doufá, že nové technologické
vymoženosti, například štíhlí klienti, mohou nakonec zredukovat množství
informací, které IT personál musí sledovat, současně upozorňuje na rozvoj
otevřených systémů, jež se staly příslibem osvobození podniků od vrtochů
jediného dodavatele, jakožto faktoru přispívajícího k jeho vlastní krizové
situaci. IT personál nyní musí kontaktovat několik zdrojů informací o myriádách
produktů, které jsou zaváděny, říká DeWalt. "Ve starých zlatých, ale nedobrých
časech mainframů vám stačilo dojít na jediné místo," říká DeWalt. "Nyní musíte
sledovat vše podstatné."
Způsoby Jak pokořit zahlcení
Co dělat:
- Vyviňte strategii správy informací, která bude pracovat pro vás.
- Filtrujte informace.
- Akceptujte skutečnost, že před rozhodnutím není možné prozkoumat všechna
relevantní data, pokud jsou objemy dat výjimečně vysoké.
- Pokuste se zhodnotit kvalitu dat.
- Převezměte kontrolu.
Co nedělat:
- Dovolit informacím, abyste jim museli sloužit tím, že budete pracovat 60 až
70 hodin týdně.
- Brát si mobilní telefony nebo počítače na dovolenou.
- Pokoušet se zkoumat každý kousek dostupných dat.
- Zaměřovat se na věci, jež jsou mimo vaši kontrolu, například na příliš mnoho
webovských stránek, které jsou denně aktualizovány.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU