Co skrývá Office 365 (2): Lync Online aneb videokonference a telefonování v cloudu

Základem fungování Lync Online je klientská aplikace Lync 2010 (k dispozici bude i klient pro smartphony). Lync 2010 je nutné si stáhnout do počítače a nainstalovat, uživatel už se pak ke cloudové službě přihlásí z klientské aplikace naprosto stejně, jako by to dělal třeba u Lync Serveru. Uživatelé Office 365, kteří využívají Enterprise plány, navíc mohou využít single-sign-on přes Active Directory. Lync 2010 může k přenosu videa využít libovolnou webkameru a pro záznam hlasu mikrofon. Stejně tak je však možné využít speciální USB headsety, populární videokonferenční zařízení Microsoft RoundTable či některý z podporovaných telefonních přístrojů.

Lync Online stejně jako všechny ostatní cloudové služby Microsoftu využívá zabezpečené komunikace pomocí protokolu TLS, který funguje na podobném principu jako SSL. To v případě Lyncu znamená, že jsou šifrovány všechny textové zprávy, hlasové hovory, videokonference i přenos obrazu ze vzdálené plochy. V rámci instant messagingu lze navíc nastavit i filtrování URL adres a typů souborů, aby byla firma chráněna např. proti nechtěnému šíření virů.

Instant messaging a dostupnost
Lync Online umožňuje komunikaci pomocí krátkých textových zpráv a po vzoru např. Windows Live Messengeru dovoluje také zobrazovat informaci o uživatelově dostupnosti. Ta je velice užitečná zejména v případě, kdy je Lync využíván i pro telefonování přes internet. Pokud má uživatel nastaven stav „k dispozici,“ ví volající, že mu může zavolat, a zároveň ví, že zrovna sedí u počítače, a bude tak moci na hovor odpovědět. Do seznamu uživatelů v rámci vaší firmy je přitom možné přidávat i uživatele sítě Windows Live Messenger a uživatele Lync Online či Lync Serveru z jiných firem.

Informace o dostupnosti na službě Lync Online se také automaticky zobrazuje u všech zpráv přímo v desktopové aplikaci Microsoft Outlook nebo  ve webovém klientu Outlook Web App. Podobně jako u Windows Live Messengeru je také možné nechat se informovat o přihlášení uživatele k Lync Online. Tuto informaci o změně dostupnosti si přitom můžete nastavit pro každého uživatele zvlášť, což je vhodné zejména v případech, kdy čekáte na nějakého konkrétního člověka.

Hlasové hovory a on-line schůzky
Lync Online dokáže plnohodnotně nahradit vnitrofiremní internetovou telefonii. To je výhodné zejména ve firmách, jejichž zaměstnanci často cestují do zahraničí. Přenos hlasu stejně jako přenos videa je přitom řešen pomocí vlastních adaptabilních kodeků. S ohledem na klasickou architekturu klient-server jsou navíc zajištěny relativní stabilita a stálost přenosové trasy, a tím i vysoká kvalita přenášeného hlasu.

Vytváření videokonferencí je extrémně jednoduché. V klientské aplikaci Lync 2010 stačí kliknout na „Zahájit schůzku“ a vybrat uživatele, které na ni chcete pozvat. Pozvat přitom můžete i libovolné kontakty mimo vaši firmu. Ty se připojí k videokonferenci prostřednictvím zdarma dostupné Lync Web App. Takový uživatel po pozvání na schůzku obdrží e-mailem unikátní odkaz, který si otevře v Internet Explorer, a to je vše. Nic víc není potřeba. Průběh on-line schůzky si uživatel vybavený Lync 2010 navíc může i zaznamenávat do svého počítače, což je ideální zejména při produktových školeních apod.

Sdílení plochy, přenos souborů a propojení s Exchange
V rámci videokonferencí je možné sdílet i plochu počítače, zobrazit ostatním účastníkům konkrétní dokument či prezentaci v PowerPointu, udílet jim pokyny anebo předat řízení celé konference někomu jinému. To vše opět pomocí jednoduchého kliknutí v aplikaci Lync 2010. Díky těmto pokročilým funkcím je tak velice snadné prostřednictvím Lync Online provádět školení, vést porady s virtuálním flipchartem, na který může každý psát nebo kreslit, aktivně spolupracovat třeba při tvorbě nabídek nebo třeba i úpravě fotek nebo také řešit vzdálenou IT podporu.

Lync Online lze jednoduše propojit s Exchange Online anebo i s klasickým Exchange Serverem ve verzi 2010 nebo i starší 2007. V rámci tohoto propojení se pak mohou zprávy vyměňované prostřednictvím instant messagingu zobrazovat i v doručené a odeslané poště a Lync Online může zobrazovat zprávy ze serveru Exchange (typicky zprávu Mimo kancelář). Do seznamu kontaktů v Lync Online je pak také možné přidávat i celé distribuční seznamy z Exchange Serveru, což je výhodné zejména v okamžiku, kdy chcete zorganizovat on-line poradu např. celého oddělení.

Využití Lync Online pro týmovou spolupráci
Lync Online je typicky nástrojem, který má za úkol zlepšit týmovou spolupráci. Příklady z praxe ukazují, že mnohem důležitější než samotná technologie je pak to, jak ji lidé využívají. Kupříkladu v nadnárodních firmách se těší velké oblibě instant messaging. Je to díky tomu, že uživatelé, kteří neumějí dostatečně dobře anglicky, si daleko lépe rozumějí, pokud si mohou psát a neznámá slovíčka si mohou promptně vyhledat ve slovníku nebo si nesrozumitelnou větu přečíst třeba i víckrát za sebou. U instant messagingu je také vysoce ceněná přítomnost historie komunikace.

V případě videokonferencí si zase uživatelé kromě eliminace nákladů a časových ztrát souvisejících s cestováním cení i toho, že lze podstatně snáze a operativněji sjednávat schůzky s vytíženými manažery či oborovými specialisty. Pokud má daný člověk v kalendáři volných 30 minut, je možné při videokonferenci efektivně využít 29 z nich. Při osobním setkání, byť třeba v jedné budově, ztrácíte čas už třeba tím, že se jednotliví lidé musejí sejít na jednom místě, posadit se atd.

Díky možnosti využívat Lync Web App se Lync Online velice úspěšně uplatňuje i v oblasti mezinárodní spolupráce a obchodu. V poněkud méně běžném nasazení jej využívá například český organizátor mezinárodní soutěže krásy Miss Princess of the World. Ten si prostřednictvím krátké videokonference s finalistkami z jednotlivých zemí, kterých je celkem 50, může v praxi ověřit jejich skutečné jazykové znalosti i skutečný vzhled. V běžném byznysu se pak Lync Online dá úspěšně použít třeba při přípravách na spuštění zahraniční pobočky či komunikaci s potenciálními obchodními partnery ze zahraničí. Navíc platí, že veškerá komunikace je i při využití Lync Web App stále zabezpečena.

Autor pracuje jako produktový manažer divize Microsoft Office


Videokonferencing se sdílením v Office 365.