SharePoint Online dokáže pomoci vybudovat firemní intranet či extranet, je nástrojem pro sdílení dokumentů a umí si poradit i s jejich workflow. Dokumenty ke schválení navíc umí zobrazit i jako úkoly Outlooku využívající Exchange nebo Exchange Online.
O zabezpečení webů i dokumentů na SharePoint Online se stará cloudová verze Microsoft Forefront Security for SharePoint, která administrátorům také zasílá pravidelná vyhodnocení zabezpečení, nepřetržitě monitoruje pokusy o průnik a detekci služby a chrání SharePoint Online před sdílením infikovaných dokumentů. Uživatelé k SharePoint Online přistupují prostřednictvím webového prohlížeče, kam se buď přihlašují prostřednictvím uživatelského jména a hesla, anebo u tarifů E1 až E4 využívají single-sign-on a propojení na firemní Active Directory, takže se nemusí přihlašovat vůbec. Veškerý obsah portálu je šifrován pomocí SSL s 256bitovým klíčem.
Vícejazyčný intranet či extranet se sociálními funkcemi
SharePoint Online je klasickým portálovým řešením. Velká část jeho aplikací proto směřuje na tvorbu intranetů či extranetů dostupných klasicky prostřednictvím webového prohlížeče. Jsou zde k dispozici osobní i týmové weby, blogy, nástroje pro provádění on-line průzkumů, uživatelské skupiny i možnost využití tlačítka: „Líbí se mi.“ Jednotlivým stránkám lze přiřazovat také vlastní značky, které pak pomohou třeba při vyhledávání.
SharePoint Online navíc může převzít i roli znalostní báze pomocí wikiwebů. Pro jednotlivé stránky lze také použít také tzv. webové části neboli předpřipravené funkční celky, které umí zobrazit například data z kalendáře, kontaktů či úkolů v Exchange Online či informace ze CRM Online. SharePoint Online navíc nabízí také integrovanou podporu vícejazyčných prostředí, a to jak na webech, tak i v rámci seznamů a formulářů. Velkou výhodou SharePoint (Online) je také možnost přímé WISIWYG editace intranetových a extranetových stránek ve webovém prohlížeči. Pomocí funkce Webové úpravy zvládne tvorbu a úpravu stránek i běžný uživatel.
Jednotlivé weby lze vytvářet v tzv. kolekcích, kterých může být na SharePoint Online až 100. Weby v kolekci webů mají společné vlastnosti, jako jsou sdílená oprávnění, galerie šablon, typy obsahu a webové části a často mají společné ovládání. Kolekce webů obsahuje jeden web nejvyšší úrovně a libovolný počet podřízených webů organizovaných v hierarchii.
Podřízený web je samostatný web SharePoint Online v kolekci webů. Také může zdědit oprávnění a strukturu ovládání od mateřského webu nebo je lze určit a spravovat samostatně. Vytváření podřízených webů lze delegovat na uživatele kolekce webů, ale kolekce webů musí vytvářet správci služeb. V praxi to může vypadat tak, že třeba každé oddělení ve firmě bude mít svou kolekci webů a vlastního správce.
Spolupráce on-line
SharePoint Online je také vhodnou platformou pro týmovou spolupráci. Umožňuje totiž sdílení a práci na dokumentech umístěných buď na webech SharePoint Online, anebo přímo v knihovnách dokumentů. Editaci velké části dokumentů aplikací Word, Excel a PowerPoint je přitom možné provádět přímo v prohlížeči s využitím Office Web Apps.
Každému dokumentu na SharePoint Online je přitom přiřazeno jedinečné ID, na základě kterého lze snadno monitorovat všechny jeho historické úpravy a změny. Pro dokumenty je také možné nastavovat zásady pro uchovávání dat a audity, které pomáhají definovat dobu platnosti uchovávání a vypršení platnosti dokumentů, poskytují možnost řízení a zabezpečení přístupu a umožňují již zmíněné sledování. V rámci funkcí pro spolupráci lze na SharePoint Online vytvářet, upravovat, ukládat a sdílet databáze Microsoft Access. Totéž lze dělat i s výkresy aplikace Microsoft Visio včetně jejich provázání s daty ve webovém prohlížení a využití Visio Services.
Platforma pro vlastní aplikace
Stejně jako klasický SharePoint Server, tak i SharePoint Online lze použít jako platformu pro vývoj vlastních aplikací. Ty lze rychle vytvářet bez použití kódu pomocí Návrháře pracovního postupu i rozšířených funkcí aplikace SharePoint Designer 2010.
Nejčastěji se využívají v SharePoint Online různá workflow například pro schvalování smluv, objednávek či faktur. Ta přitom mohou být provázána přímo s Exchange Serverem či Exchange Online, kdy se schválení. smlouvy objeví dotyčnému jako úkol v kalendáři i s nastaveným termínem splnění. Časté využití mají také formulářové služby navázané opět na nějaké workflow – např. předání kontaktu na zákazníka.
Přímá integrace s Office, Windows Phone 7 i Symbian Belle
SharePoint Online nabízí také přímou integraci s Microsoft Office od verze 2007, kdy je dokumenty ze všech aplikací možné přímo ukládat na SharePoint, bez nutnosti otevírat si připojení k SharePointu ve webovém prohlížeči. Tutéž funkci přímého přístupu k dokumentům na SharePoint Online nabízejí také všechny mobilní telefony s operačním systémem Windows Phone 7.5 Mango a brzy také všechny telefony Nokia se systémem Symbian Belle. Z ostatních aplikací a mobilních platforem je možné k dokumentům přistupovat klasicky přes webové rozhraní.
Největší silou SharePointu (Online) je kvalitní vyhledávání, které prohledává jak stránky na portálu, tak i všechny dokumenty na sdílených úložištích (viz dále). K dispozici je kontextové vyhledávání, fonetické vyhledávání i vyhledávání osob (včetně kontaktů z Exchange Online), stránek na firemním intranetu či extranetu a informací ve firemní wiki. Při provázání s CRM Online je v SharePoint Online možné vyhledávat i veškerou přiřazenou komunikaci s entitami v CRM systému.
Prostor pro SharePoint Online
SharePoint Online standardně podporuje až 300 kolekcí webů (pro tarify E1 až E4). Celkem mohou všechna data na SharePoint Online – tj. weby (i s obrázky), dokumenty, formuláře atd. – dosáhnout velikosti 10 GB. Osobní stránky a dokumenty od jednoho uživatele mohou mít nejvýše 500 MB. Administrátor přitom jednotlivým uživatelům může přiřazovat individuální kvóty, které jsou i nižší než ty standardně přednastavené. Firma má také možnost v případě potřeby dokoupit další kapacitu.
Autor pracuje jako produktový manažer divize Microsoft Office
SharePoint Online: Ukázka prostředí týmového webu.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU