Co skrývá Office 365 (4): Co umí Microsoft Office Web Apps neboli Office v cloudu

Všechny Office Web Apps nabízejí jen základní funkce. Na rozdíl třeba od Exchange Online je třeba je brát jen jako základní bezplatnou verzi Office, a nikoliv jako kompletní náhradu za plnohodnotný kancelářský balík Microsoft Office 2010. Nicméně všechny Office Web Apps obsahují ikonku „Open in Word“ atd., která umožní dokument z cloudu okamžitě otevřít na počítači uživatele, odkud se však dál bude ukládat do cloudu.

Zachován je kompletně vzhled dokumentů i uživatelského rozhraní aplikace včetně rozhraní Ribbon. Vytvořené soubory lze ukládat do cloudu, tisknout i sdílet. Pro jejich stažení je nutné nejprve soubor zavřít. Jisté omezení se týká dokumentů se zapnutým Sledováním změn. Ty lze v Office Web Apps prohlížet, takže uvidíte, kdo a jaké změny provedl, ale nelze je tam už vytvářet ani editovat.

Word a Excel v cloudu
Word Web App nabízí všechny funkce klasického Wordu 2010 ze záložky Domů (kromě skupiny úpravy a změny stylů), vkládání tabulek, obrázků (včetně klipartů z on-line kolekce Microsoftu) a vkládání odkazů.

Excel Web App poskytuje drtivou většinu funkcí ze záložky Domů. Některé funkce jako podmíněné formátování buněk a styly buněk sice chybějí, ale Excel Web App je plně podporuje, pokud už v dokumentu jsou použité. I s pokročilými tabulkami tak lze v cloudu plnohodnotně pracovat, podporovány však nejsou některé funkce jako například Ověření dat nebo zamčené tabulky, ty je nutné zobrazit v klasickém Excelu.

Na druhou stranu zde existuje plnohodnotná podpora grafů, které lze jak vkládat, tak i přemísťovat a editovat identicky jako v klasickém Excelu. V Excel Web App funguje i slučování buněk a jejich automatické zarovnání. Navíc je možné využívat podobně jako v klasickém Excelu pravé tlačítko myši pro vyvolání kontextové nabídky.

PowerPoint Web App umožní prezentovat přímo z cloudu
Pravděpodobně nejzajímavější aplikací z Office Web Apps je PowerPoint Web App, která nabízí možnost spustit PowerPointovou prezentaci přímo v okně webového prohlížeče, a to na celou obrazovku. Prezentaci je tak možné kdykoliv v případě potřeby pustit přímo z cloudu, odkud jde také plnohodnotně ovládat pomocí prezentéru.

To ocení zejména ti, kterým už se někdy stalo, že jim při prezentaci došla baterka anebo že si zapomněli s sebou vzít poslední verzi. Pokud si ukládáte dokumenty na SharePoint Online, případně na SkyDrive, podobné problémy už vás nepotkají. PowerPoint Web App ale nabízí samozřejmě i možnost editace dokumentů.

Ze záložky Domů chybějí jen pokročilejší funkce editace písma, jako je prokládání znaků a odstavce,  převod na SmartArt či změna směru textu. Naopak zde ale nechybí velice cenná funkce změny tématu prezentace, kdy jediným kliknutím i v cloudu získáte z obyčejné prezentace profesionálně vypadající výstup. Do prezentace je také možné vkládat obrázky, kliparty, smartarty i odkazy. Navíc nechybějí ani možnosti zobrazení včetně ukázky poznámek.

OneNote Web App
OneNote Web App byla od počátku vyvíjena jako nativní součást Office 2010. OneNote 2010 totiž automaticky synchronizuje všechna data se SkyDrivem a přes něj i s telefony se systémem Windows Phone 7. OneNote Web App také jako jediná rovnou otevírá editaci poznámek, a nikoliv jen jejich zobrazení, jako je tomu u ostatních dokumentů Office.

Z desktopového OneNote zůstala celá záložka Domů kromě funkcí provázaných s Outlookem. Z možností vkládání pochopitelně zmizely záznam videa, časová razítka a připojování souborů. Kreslení sice není kvůli omezením prohlížeče podporováno pro vytváření nových ručně psaných a kreslených poznámek, nicméně takto vytvořené poznámky v aplikaci OneNote 2010 je zde možné prohlížet.

Webový přístup i pro Microsoft Dynamics CRM Online
Z cloudových alternativ desktopových aplikací, které Office 365 nabízí, je vhodné zmínit ještě řešení Microsoft Dynamics CRM Online. To sice nejčastěji využívají uživatelé přímo z Outlooku, pro který si po zřízení služby Dynamics CRM Online mohou zdarma stáhnout zásuvný modul, ale najde se i řada těch, kteří jej budou používat přes webové rozhraní.

Webové rozhraní Dynamics CRM Online je na rozdíl od Office Web Apps plnohodnotnou alternativou pro desktopového klienta. Je také identické s outlookovým rozhraním, které nabízí standardně Microsoft Dynamics CRM 2011. Ostatně tyto dva produkty mají identické funkce i při různých způsobech nasazení. Cloudová verze Dynamics CRM je koncipována jako odpovídající alternativa té „on-premise“ a u nového Dynamics CRM 2011 (a tím pádem i Online) jsou také uživatelské prostředí i základní moduly pro řízení obchodu, marketingu a péče o zákazníky koncipovány tak, že si řada firem vystačí se základními funkcemi bez dalších úprav na zakázku. Nicméně i tyto úpravy, včetně možnosti vývoje vlastních aplikací, Dynamics CRM Online podporuje.

CRM v cloudu pro menší i mezinárodní firmy
Microsoft Dynamics CRM Online cílí hlavně na SMB. Pro malou firmu je forma hostingu v zásadě jedinou variantou, jak si pořídit standardní řešení, protože namísto velké jednorázové investice platí měsíčně pouze poplatek za služby. Řešení je tedy dostupné i pro nejmenší organizace.

Stejně tak třeba v případě, že se o IT strategii rozhoduje na centrále v zahraničí, může být lokální pobočka při investicích do CRM systému zásadně limitována prioritami zahraničních kolegů. Hosting CRM není investicí, ale platbou za službu, což už může být pro centrálu akceptovatelným kompromisem.

Díky tomu, že do CRM v cloudu není nutné na počátku investovat ani korunu, se také velice rychle zvyšuje návratnost celé investice. Za cloudové služby se platí s měsíčním zpožděním, takže firmě se „investice“ do CRM systému vrátí například na ušetřeném času obchodníků ještě dříve, než jí přijde faktura za licence. Microsoft Dynamics CRM Online si přitom, podobně jako Office 365, lze vyzkoušet na 30 dnů zdarma na www.zkuscrm.cz.

Autor pracuje jako produktový manažer divize Microsoft Office