Z naší zkušenosti tráví obchodníci prací v CRM v průměru necelých 20 % svého času. Ve firmách, které s těmito nástroji nepracují vhodným způsobem, toto číslo dramaticky klesá. Na první pohled může jít o pozitivní zprávu, opak je však pravdou. Podle dostupných dat pak totiž obchodníci v těchto organizacích tráví přes 60 % svého času činnostmi, které nevytvářejí příjmy – například řešením e-mailů v nestrukturovaném mailboxu, plánováním hovorů, evidencí informací po tabulkách, sepisováním upomínek na další navolávání, dohledáváním informací zapsaných po blocích a podobně – a pouze třetinu času věnují práci související s prodejem.
Celá řada firem se bohužel uchyluje k implementaci robustního CRM systému. Ty jsou však navrženy pro pokrytí celé řady jiných potřeb než pro podporu a řízení obchodního týmu. Jsou těžko přizpůsobitelné potřebám konkrétní organizace a velmi často mají za následek pravý opak toho, k čemu jsou určené. Obchodníci v takovém CRM tráví nepřiměřeně velkou část své pracovní doby namísto toho, aby se věnovali klientům.
„V rámci Onlia jsme dlouhou dobu hledali CRM, které by bylo na míru vytvořené potřebám obchodních týmů. Po čase se nám podařilo najít CRM Pipedrive, které nás nadchlo svojí jednoduchostí a schopností přizpůsobit se potřebám obchodního týmu. První nasazení jsme si vyzkoušeli na vlastní firmě. A nyní s nejvyšší kvalifikací již jako Elite Partner máme za sebou nespočet projektů u našich klientů,“ říká Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio. Ta se tak stala oficiálním integračním partnerem CRM Pipedrive v České republice. Pipedrive je CRM vytvořené obchodníky pro obchodníky. Za filozofií a architekturou tohoto rychle se rozvíjejícího CRM stojí zkušení obchodníci, kteří výborně znají potřeby obchodních týmů a jejich procesy. Celosvětově dnes Pipedrive používá už 95 000 firem ve 179 zemích světa.
Co je zásadní při implementaci CRM systému
Řada lidí se domnívá, že hlavní dovedností implementačního partnera by měla být schopnost dané CRM technicky implementovat. Bohužel to je až sekundární aktivita. Tím hlavním, čím se implementační partner zabývá, jsou obchodní procesy a metodika řízení času a efektivity. „V Onliu jsme především odborníci na procesy. Našim klientům pomáháme najít správnou cestu v rámci řízení obchodních aktivit. Využíváme tak zkušenosti našich konzultantů v desítkách již realizovaných implementací. Technické nastavení CRM pak skvěle a jednoduše pokrývá potřeby dané firmy,“ dodává Nykl.
CRM systém musí být plně integrován na obchodní proces. Jako příklad můžeme uvést situaci, kdy určitá firma prodává více produktů s rozdílnou cestou zákazníka. V rámci Pipedrive je možné nastavit různé sales funnely – v terminologii Pipedrive jsou to takzvané pipelines – pro jednotlivé typy produktů. Konkrétně můžeme uvést například rozdíl v prodeji služeb a licencí pro software. V rámci daného sales funnelu CRM automaticky vytváří kroky, které musí obchodník realizovat a zaznamenat v rámci systému. A tyto kroky budou díky Pipedrive vždy zcela relevantní pro daný druh obchodního případu.
Dále je pak důležitý způsob zadávání obchodních případů do CRM. V případě Pipedrive lze jednoduše obchodní případy z jednotlivých kanálů automaticky plnit do CRM. Obchodník tak dostane obchodní případ již založený v rámci systému a dále s ním nakládá podle jeho druhu. Lze integrovat jak webové formuláře, průzkumy či chatbota, tak živý chat na webové stránce, mobilní aplikace a tak dále. Opět odpadá celá řada manuální práce a existuje kompletní přehled o původu obchodních případů.
Cílem je minimalizovat činnosti, které negenerují příjmy
Důležitým faktorem je bezesporu minimalizace případů, kdy musí obchodník opustit CRM, aby vykonal nějakou administrativní činnost. V rámci Pipedrive je dostupný Marketplace, který dokáže jednoduše pokrýt celou řadu dalších externích činností. Jako příklad můžeme uvést integraci nástrojů pro plánování a realizování videohovorů, ať už jde o Zoom, Teams nebo Google Meet. Obchodník tak nemusí kvůli plánování nebo zahájení hovoru opustit CRM. Dalšími zásadními oblastmi jsou například integrace kalendářů nebo nástrojů pro automatické rezervace času obchodníka přímo v jeho diáři. V neposlední řadě je naprosto důležitá integrace hlavního mailboxu. Nechceme, aby obchodník musel přepisovat informace z e-mailů do CRM systému ručně. Pokud se procesy správně nastaví, jde optikou obchodníka o nástroj, který se dobře a snadno používá a je přínosem pro organizaci práce.
CRM je nástroj pro řízení efektivity obchodního týmu
Jedním ze zásadních přínosů správně nastaveného CRM systému je zvýšení efektivity. U jednotlivých obchodníků však nejde jen o co nejvyšší výtěžnost, ale také o správné rozložení obchodních případů do jednotlivých fází. „Velmi často se ve firmách setkáváme s problémem, kdy má obchodník otevřeno mnoho případů a po jejich úspěšném uzavření se následně ukáže, že není dostatek obchodních případů v nižším stadiu rozpracování. Je tedy třeba otevřít další nové obchodní případy, což vede ke krátkodobému neplnění a demotivaci jak nadřízeného, tak daného obchodníka,“ říká Pavel Nykl. Pokud je CRM systém dobře nastavený, dokážeme sledovat stavy obchodních případů v rámci jednotlivých fází a správně pracovat s metodologií řízení času. Motivace obchodníků pak nestojí pouze na absolutním objemu vyhraných zakázek, ale také na objemu obchodních případů v rámci fází s nižším stupněm rozpracování. Plnění obchodního týmu poté nemá cyklické výpadky a motivace je dlouhodobě mnohem vyšší.
Optikou šéfa obchodního týmu jde v případě Pipedrive o nástroj, jenž poskytuje perfektní přehled a pomáhá v dlouhodobém řízení efektivity díky zabudovanému výkonnému reportingu. Pipedrive poskytuje okamžitý přehled o uskutečněných aktivitách jednotlivých obchodníků nebo celých týmů, o stavu daných obchodních případů či celých produktových řad, nabízí nástroje pro forecasting, pomůže vám se stanovením konverzního poměru u jednotlivých zdrojů obchodních případů a mnoho dalšího.
Pipedrive se koncentruje na rozvoj nejpotřebnějších nástrojů pro práci obchodníků, pro jejich každodenní aktivity, jakými jsou organizování schůzek, telefonování a mailing, ale také na nástroje pro generování nových obchodních příležitostí, jakými jsou například integrace na weby, sociální sítě, direct mailing nebo marketingové kampaně, vše s cílem přímé integrace na nástěnku obchodníka nebo manažera obchodního týmu.
Zvolte si partnera, který rozumí obchodním procesům
Mnoho společností si neuvědomuje, že integrační partner musí především perfektně rozumět obchodním procesům. Často se stává, že firma integruje CRM opakovaně, protože v minulosti bylo sice využito technicky správné řešení, které však vůbec neodpovídalo potřebám obchodního týmu a vedlo k frustraci jednotlivých uživatelů. „V Onliu využíváme Pipedrive především proto, že nám dává možnost pohodlně pokrýt jak potřeby menších a středních firem, tak velkých korporací. Aktuálně integrujeme CRM v rámci společnosti ČD Cargo, která má specifické a rozsáhlé potřeby. I pro společnosti této velikosti je Pipedrive skvělým řešením. Díky škálovatelnosti se využívá skvěle a jednoduše v malé firmě o pár zaměstnancích, ale i v organizacích se stovkami lidí,“ uzavírá Pavel Nykl.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU