Datové schránky: V čem se osvědčily a kde je potřeba přinést zlepšení?

Jak osobně hodnotíte projekt datových nyní s více než půl ročním odstupem od jeho startu?
Nejprve si dovolím hodnotit projekt z pohledu firmy, která vytváří software komunikující s ISDS. Je patrné, že úvodní porodní bolesti již systém ISDS překonal, jeho stabilita se zlepšila a již nedochází k nečekaným výpadkům. Na druhou stranu provozovatel ISDS poměrně často provádí mimořádné i dvoudenní odstávky systému. Jaký je důvod těchto odstávek? Systém prochází určitým druhem vnitřního auditu, který má za následek úpravy systému, zároveň dochází k dalšímu rozvoji systému a nabízení dalších služeb.

Uživatele datových schránek musíme rozdělit na dvě skupiny. Na státní správu a komerční firmy. Organizace státní správy se zapojily do používání schránek rychleji a nyní již vidí jisté přínosy. Co se týká komerčních firem, tak tam je to trochu složitější. Některé považují ISDS za dobrý nápad a snaží se ho plně využívat. Nicméně většina je zdrženlivá a v podstatě pořád hledají možnosti využití a výhod tohoto systému.

Jako velký přínos vidím tlak na společnost, aby více začala používat elektronickou komunikaci. Ono se může zdát, že dnes je elektronické komunikace až dost, nicméně například v kontextu EU je potřeba se neustále posouvat kupředu.

Co považujete za nejslabší článek ISDS a s čím mají firmy největší problémy?
Jednoznačně nejslabším místem je bezpečnost. Tím nemyslím pouze zabezpečení vlastního ISDS. V tomto směru se provádějí neustále vylepšení a další opatření. Myslím tím zejména fungování jednotlivých uživatelů, kteří se přihlašují jménem a heslem a toto jméno a heslo zná více lidí. Uložení přihlašovacích certifikátů na disky počítačů atd. V tomto směru je znalost bezpečnostní ukázněnosti ještě malá a je potřeba stále informovat uživatele.

Dalším slabým místem je využitelnost pro komerční firmy. Samozřejmě komunikace s orgány veřejné správy je výhodnější, nicméně této komunikace je málo vzhledem k jejímu celkovému objemu. Například využitelnost komerčních zpráv pro zasílání faktur je velmi diskutabilní. Pokud chce firma ušetřit, tak raději investuje do zasílání faktur prostřednictvím podepsaného e-mailu než platit za komerční datové zprávy. Úspora nákladů je v tomto případě vysoká.

Jaké novinky plánuje vaše firma v souvislosti s datovými schránkami a kterým směrem by se měla tato řešení dlouhodobě zaměřit?
V tuto chvíli se jedná zejména o vylepšení modulu pro archivaci naší spisové služby EasyDOC. Mechanizmy elektronické archivace a skartace jsou v podstatě  v plenkách (resp. spíše na papíře). Dlouhodobé reálné zkušenosti chybí a je tedy potřeba být dostatečně připraveni na možné způsoby řešení daného problému. Jednak po stránce technické a technologické, tj. na jaké média ukládat, jaké systémové prostředky použít, atd., tak i po stránce procesní a metodické. Tady vyvstává mnoho otázek jako např. jak budu komunikovat s archivem, jak poznám originál od kopie z archivu, jak zaručím dlouhodobou archivaci, jak bude probíhat skartační řízení, a mnohé další.