V únoru 2009 společnost Abra Software zveřejnila výsledky svého průzkumu mezi více než 500 ICT společnostmi, kterým položila jednoduchou otázku „V jaké podobě používáte elektronickou fakturaci ?“ Jakkoliv se na první pohled může zdát 46 % firem nevyužívajících žádnou formu elektronické fakturace jako špatná zpráva, při bližším pohledu a analýze důvodů je naopak zbylých 54 % velmi zajímavým číslem.
Skladba podporovaných řešení (EDI, PDF, …) ale vypovídá o značné roztříštěnosti trhu, což v praxi způsobuje různé nekompatibility – technické i legislativní. Jeden příklad za všechny: ačkoliv současný legislativní stav v zákoně o DPH jasně stanoví povinnost opatřit fakturu elektronickým podpisem, nemá 11 % firem žádný problém s tím posílat zákazníkům nepodepsané soubory PDF.
Navíc řešení založené na PDF přináší úspory jen jedné straně – výstavci – a neřeší vůbec vytěžení dat na straně příjemce. Ten tak musí i nadále fakturu přepisovat ručně, což je zdrojem chyb a tedy dalších nákladů. Uvedené informace lze zobecnit do závěru, že na trhu tehdy chybělo nějaké pokud možno univerzální řešení, které by šlo nasadit v hromadném měřítku, a proto si firmy pomáhaly tak, jak mohly.
V každém případě byla taková situace dobrou půdou pro vznik řešení, které má integrační ambice a jež by myšlenku univerzální komunikace mezi menšími a středními firmami dotáhlo do skutečné praktické podoby, samozřejmě bez nutnosti počáteční drahé implementace u každého klienta a také bez potřeby platit za každou transakci. A přesně takovým řešením je formát ISDOC, který dovoluje použití pro malé firmy, ale nevylučuje jej ani pro velké korporace.
Přichází ISDOC
Formát ISDOC je řešení odvozené od normy UBL 2.0 mezinárodního sdružení Oasis (www.oasis-open.org), které díky vzniku v České republice obsahuje národní specifika tuzemské daňové legislativy jako daňové zálohové listy či výpočet DPH metodou zdola a shora. Toto řešení vyvinula skupina firem sdružených v organizaci SPIS, jejíž členy spojuje jedna vlastnost – mají na trhu vlastní fakturační řešení, které úspěšně mnoho let prodávají. Proto má tato pracovní skupina kromě odborných zkušeností současně také schopnost nový formát ISDOC na trhu prosadit.
A díky podpoře základní myšlenky standardizace i zástupci státu, jmenovitě ministerstvy financí a vnitra, se ISDOC pravděpodobně rozšíří pro používání i ve veřejné správě. Je to samozřejmě velice logické, protože stát je z určitého úhlu pohledu také firma, která potřebuje nakupovat a prodávat svoje vstupy i výstupy, a kromě odlišností vyplývajících ze zvláštních zákonů není žádný praktický důvod používat ve veřejné správě nějaké jiné formáty dat než ve sféře soukromé.
Předchozí věta samozřejmě předpokládá dodržení všech zákonných ustanovení, která jsou pro elektronické doklady předepsány, jako je například podle zákona o DPH elektronický podpis atd. V tom se ale veřejná sféra od té soukromé nijak neliší.
Podoba ISDOC
Formát ISDOC je založen na dvou základních datových variantách. Jednou je prostý XML soubor s příponou .isdoc, jehož struktura je definovaná prostřednictvím zveřejněného XSD schématu. Takový soubor je čitelný i běžným uživatelem a splňuje zákonný požadavek elektronického podpisu, konkrétně jde o normu XMLSig, metodu enveloped.
Druhou možnou variantu představuje soubor s příponou .isdocx, který je vnitřní strukturou souborovým archivem a řeší kromě faktury ve formátu .isdoc také kterékoliv její přílohy. Ty totiž mívají velmi často právní relevanci ke konkrétnímu dokladu a jsou od něj neoddělitelné, například všeobecné obchodní podmínky, různé kalkulační listy a podobně.
A protože si při konstruování formátu ISDOC tvůrci dali za počáteční cíl umět s jeho pomocí přenést 95 procent faktur kolujících mezi českými firmami, museli nutně tuto věc řešit. Samozřejmě v souvislosti s přílohami bylo třeba hledat způsob, jak zabezpečit elektronickým podpisem i přílohy tak, aby i případná změna kterékoli z nich byla identifikovatelná a celý doklad tak mohl být seznán jako nepůvodní. Toho bylo dosaženo využitím technologie tzv. digitálních otisků, která se běžně využívá i v samotném elektronickém podpisu. V okamžiku přidání přílohy do souboru .isdocx je u ní spočítán digitální otisk, který je spolu s názvem souboru uložen do příslušné kolekce příloh, jež je součástí hlavičkové struktury faktury.
Faktura jako taková, jak již bylo řečeno, podléhá elektronickému podpisu a s ní tedy i zmíněná kolekce seznamu příloh včetně jejich digitálních otisků. Tímto způsobem je zařízeno, že pokud by kdokoliv během transportu dokladu či jeho následné archivace nějakou přílohu vyměnil či modifikoval, okamžitě se to při validaci pozná, protože digitální otisky příloh v podepsané faktuře nebudou souhlasit s otisky příloh skutečných. Například externí prohlížeč elektronických faktur ISDOCReader tuto situaci identifikuje a před takovou přílohou zobrazí červenou ikonku „Stop“.
Pro projekt ISDOC je velice důležitý také fakt, že součástí pracovní skupiny pro elektronickou fakturaci jsou i firmy s ambicí role tzv. konsolidátora, tedy prostředníka, který zprostředkovává komunikaci mezi výstavcem dokladu i jeho příjemcem a typicky přináší do jejich vztahu nějakou přidanou hodnotu – může jít například o větší bezpečnost přenosu, službu archivace dokladů atd.
Díky tomu je totiž formát vybaven jak pro přímé posílání mezi příjemcem a výstavcem, tak také pro zasílání přes třetí stranu. To znamená, že tentýž formát si mohou posílat mezi sebou malé firmy e-mailem stejně jako velké společnosti pomocí pronajatých linek svých dodavatelů propojení s jinými fakturačními partnery nebo dokonce přes Informační Systém Datových Schránek (ISDS) s fikcí doručení 10 dnů. To je pro myšlenku unifikace, na které je ISDOC postaven, rovněž velice podstatné.
Modifikace řešení
V souvislosti s návrhem formátu ISDOC je třeba zmínit i filozofii řešení „uživatelských odlišností“. Jde o to, že většina formátů, jakkoliv jsou navrženy s určitými rezervami a nadčasovostí, dříve či později na nějaký požadavek uživatelů musejí odpovědět způsobem: „Tak to bohužel, to už neumíme, museli bychom doplňovat položky, měnit verzi formátu“ atd.
ISDOC s tímto tlakem na uživatelské „odlišnosti“ ve svém návrhu počítá. Problematika je vyřešena pomocí tzv. hlavičkových a řádkových uživatelských položek. Jde o zvláštní položky, které mohou mít ve svém těle jakoukoliv další XML strukturu. Obsah těchto položek se nekontroluje oproti XSD schématu a tudíž pokud do nich výstavce něco potřebuje uložit, může to učinit podle své vůle bez nutnosti změny verze ISDOC resp. jeho XSD schématu.
Pokud si tedy například elektrárenská společnost stanoví, že potřebuje na každém řádku faktury přenášet kromě běžných položek ještě také informaci o paušálu za elektroměr v dané sazbě, tak právě popsaný mechanizmus uživatelských položek je správným řešením.
Formát ISDOC prostřednictvím Deklarace o společném postupu v oblasti elektronické fakturace ze dne 16.10.2008 podpořilo těchto 14 firem: Abra Software, LCS International, Ernst & Young, Česká spořitelna, K2 atmitec, J.K.R., Cígler Software, SAP ČR, Asseco Czech Republic, Microsoft, DC Concept, Stormware, Karat Software a Gordic. Po zveřejnění formátu 19.3.2009 se k Deklaraci písemně připojilo ještě dalších osm firem: Accord, Altec, Altus software, Microdata, Ortex, Triada, Vera a WinStrom.
Autor příspěvku je členem představenstva Abra Software a místopředsedou představenstva sdružení SPIS.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU