Efektivní monitorování tisku s YSoft SafeQ

YSoft SafeQ Crisis Package je edice určena primárně malým a středním firmám a právě díky komplexnímu monitorování lze bez problémů zaúčtovat přesný počet skutečně vytištěných stránek (on-line účtování tisku a kopií). SafeQ podporuje účtování tisků a kopií na síťových tiskárnách a na lokálních tiskárnách. U jednotlivých výstupů eviduje typ úlohy, přesný počet stránek a tyto výstupy jsou připisovány na vrub uživateli, středisku, zařízení a případně i projektu.

Po technické stránce monitorování při on-line účtování funguje tak, že server komunikuje s tiskárnou a zjistí přesný počet skutečně vytištěných stránek. To zaručí, že u úloh, které uživatel stornuje, nebo které nebyly zcela vytištěny kvůli zaseknutému papíru apod. SafeQ zaúčtuje pouze skutečně vytištěné stránky. Při off-line účtování je úloha zaúčtována ihned po doručení na tiskárnu podle počtu stránek, které obsahuje.

Jak funguje tento monitoring v praxi? Vytištěné, kopírované či skenované stránky jsou zaznamenány na serveru do databáze, odkud je možné kdykoliv vytáhnou základní informace jako počet stran nebo komu jsou tyto výstupy připisovány (uživateli, středisku, zařízení). Jedním z údajů, které jsou k dispozici je například i náhled první stránky dokumentu.

Každá tisková úloha, která pak prochází přes server, je po interní analýze uložena fyzicky na diskový spooler (tzv. „bafrovač“), ze kterého se dá přes webové rozhraní vyvolat i po měsících od vytištění (v závislosti na velikosti pevného disku). Tyto funkce „již vytištěného tisku“ a „zařazení úlohy znovu do tisku“ lze vypnout právě v návaznosti na zákon o ochraně osobních údajů. Vzhledem k množství dat SafeQ server podrobné informace o úloze po měsíci (příp. po manuálně prodloužené době) seskupuje tak, aby byli dostupné jen statistické údaje. Architektura tiskového řešení SafeQ se skládá z databáze, diskového spooleru a samotné aplikační vrstvy.

Tiskový server SafeQ kromě řízení přístupu k tiskům a kopiím umožňuje zabezpečit přístup a zjednodušit práci se skenovanými dokumenty. Každý skenovaný dokument je odesílán na SafeQ server, kde je kontrolována identita odesílatele a dokument je dál zpracován. Díky identifikaci kartou nebo PINem u multifunkčního je odesílatel garantován a službu nelze zneužít.

Pro použití např. ve školách nebo v copy centrech je k dispozici kreditní subsystém, jenž je do tiskového řešení SafeQ plně integrován. Hlavním cílem tohoto subsystému je poskytnout uživateli službu (tisk, kopírování, skenování) za odpovídající finanční obnos. K tomu je SafeQ vybaveno systémem, který dokáže cenu za stránku opět připsat na vrub jednotlivého uživatele. Zůstatek účtu je uživateli zobrazen po přihlášení na SafeQ Terminál, Dobíjecí automat nebo u obsluhy SafeQ kreditní pokladny. Přes webové rozhraní je k dispozici pokladna, která umožňuje obsluze nabíjet i vybíjet účty, provádět reklamace apod.

Tento popsaný detailní monitoring má příznivý vliv na snížení nákladů na tisk ve firmách a jak jsme již psali v článku „Tiskové řešení SafeQ a redukce nákladů na tisk“, úspory se po implementaci pohybují kolem 40 %, což zaručuje rychlou návratnost investice do řešení YSoft SafeQ.

Detaily o tiskovém řešení YSoft SafeQ Crisis Package najdete na webu www.tiskovareseni.eu.