Efektivní spolupráce s Novell Vibe

(Partnerský příspěvek)

Pracovní metody a procesy spojené s efektivní a týmovou spoluprací se v poslední době neustále mění a zdokonalují. Důraz při týmové spolupráci je kladen především na bezpečné ukládání dokumentů a řízení přístupu k těmto dokumentům, komunikaci v rámci virtuálních pracovních týmů při práci např. na rozsáhlých projektech apod.

Obecně lze požadavky na efektivní spolupráci shrnout do několika základních bodů:

• sdílet projektové informace, a to rychle a efektivně,
• spolupracovat pokud možno v reálném čase nad projektovými dokumenty,
• mít možnost editace projektových dokumentů na společném úložišti bez složitého slučování změn, verzování dokumentů a dalších činností,
• pracovat se sdíleným úkolovníkem týmu a mít přehled o svých úlohách, stavu rozpracovanosti apod.,
• mít možnost rozšířit tuto týmovou spolupráci i na jiné organizace (partneři, zákazníci, subdodavatelé),
• mít snadný a zároveň bezpečný přístup k projektovým dokumentům odkudkoli a z různých zařízení, která jsou dnes při podobné práci využívána (laptopy, tablety, chytré telefony apod.).

Základem úspěchu je na jedné straně implementace vhodného nástroje pro spolupráci a na druhé straně i určitá znalost týmu, jak dokáže potenciál tohoto nástroje využít. První část – tedy vhodná volba a následná implementace aplikace/systému je určitě ta složitější část. Patrně bude tlak na nízké náklady na pořízení systému, na jeho snadnou implementaci, správu a v neposlední řadě na maximálně jednoduché a intuitivní rozhraní pro uživatele.

Co se týká znalostí týmu, můžeme předpokládat, že v dnešní době jsou znalosti v oblasti používání podobných systémů na poměrně slušné úrovni, zejména co se týká webových technologii, různých cloudových služeb, poštovních systémů, sdílených kalendářů a úkolovníků atd.

Když jsem nastupoval do naší společnosti, první aplikace se kterou jsem se seznámil, byl firemní intranet.  Vzhledem k tomu, že naše společnost aktivně nabízí produkty a technologie Novell, ani mě nepřekvapilo, že i náš intranet je postaven právě na technologii od společnosti Novell. Jedná se o produkt Vibe, který je na trhu již řadu let a který naše společnost úspěšně implementovala nejen pro interní potřeby, ale i u našich zákazníků.

Co bylo na první pohled zřejmé, že nebudu potřebovat žádnou podporu kolegů nebo systémového oddělení. Jakmile mi byl zřízen účet pro přístup na firemní intranet a poprvé jsem se přihlásil, zobrazilo se mi naprosto intuitivní a přehledné rozhraní, lokalizované do českého jazyka. V hierarchické struktuře nabídek jsem nalezl elektronický manuál zaměstnance, tj. základní směrnice a dokumenty, telefonní seznam s kontakty zaměstnanců včetně fotografií, organizační strukturu společnosti apod.

Prostředí je kompletně webové, tj. přístup přes prohlížeč je zcela bez problému pro kolegy, kteří používají na svých počítačích systémy Linux, Windows nebo Mac OS X.

Produkt podporuje vytváření workflow, které rovněž interně využíváme, a to například pro zadávání a schvalování dovolených, interních objednávek apod. Každý zaměstnanec má přehled, co se s jeho požadavkem děje, a vazba na poštovní server zajišťuje informace o stavu vyřízené žádosti e-mailem. Pro rezervování sdílených zdrojů jako automobilů, zasedacích místností, parkovacích míst a dalších zdrojů se využije další funkcionalita Vibe a v náhledu kalendářového typu pak lehce zjistím dostupnost daného zdroje nebo zda jsem rezervaci správně provedl.

Velmi užitečným nástrojem je Vibe nejen pro projektové vedoucí, ale i pro celé týmy, které pracují na projektech.

Prozatím jsme zde hovořili o přístupu prostřednictvím webového prohlížeče ze zařízení typu PC nebo notebook. Protože ale většina zaměstnanců používá i jiná mobilní zařízení, jako jsou chytré mobilní telefony nebo tablety, je na místě se zmínit i o podpoře Vibe pro tato zařízení. A samozřejmě i v tomto ohledu budou zákazníci potěšeni, a to jak uživatelé těchto zařízení na platformě Android, tak i uživatelé Apple iOS produktů.

Vibe je také velmi robustním nástrojem z pohledu správy dokumentů.  Pro řízení a práci s dokumenty je možné sledovat historii provedených změn, plně řídit přístup k dokumentům, k dispozici je automatické verzování, plná indexace, vkládání taggů nebo směrování dokumentů řízené pomocí workflow.

V souvislosti s výše uvedenou funkcionalitou bych se chtěl nyní zaměřit na spolupráci týmů pracujících na projektech. Při vedení každého projektu je obvyklé, že se vede celá řada dokumentů, na kterých pracují i rozsáhlé týmy. Tyto týmy však nejsou pouze zaměstnanci firmy, kteří na projektu pracují. Dost často, a to zejména u větších projektů, se součástí týmu stávají i zaměstnanci zákazníka nebo jsou to pracovníci subdodavatelské firmy či více firem. Pak samozřejmě nutně vzniká potřeba spolupráce na společnými dokumenty, jako jsou výstupy projektu (analytické a implementační dokumenty) nebo běžné zápisy z pracovních týmů, projektových schůzek, řídicí komise apod. K těmto dokumentům je nutné zajistit přístup všem členům projektového týmu.

Na svém prvním projektu jsem požádal přímo správce systému Vibe o vytvoření sdíleného prostoru pro daný projekt, zavedení členů týmů (interních i externích) do adresářové služby a zajištění přístupu podle kompetencí každého člena. Po konfiguraci pak všichni členové týmu obdrželi přístupové údaje, a mohli tak vidět adresářovou strukturu, kterou jsem pro daný projekt založil. Nad touto strukturou pak velmi efektivně sdílíme veškerou projektovou dokumentaci bez nutnosti neustálého rozesílání dokumentů jako e-mailové přílohy. Dokumentace je stále aktuální, dokumenty jsou verzovány a jednoduše k nim všichni členové týmu přistupují.

Mimo sdílení dokumentů jsem na svých projektech využil i možnost řízení úkolů (task management) a tuto funkci jsme si přizpůsobili pro evidenci a správu změnových požadavků. které v průběhu projektu vznikaly. Pomocí sdílení bylo možné publikovat i tyto úkoly a každý garant za daný požadavek ze strany zákazníka tak může sledovat, kdo je vlastníkem požadavku, v jakém stavu se dílčí požadavek nachází, případně z kolika procent je již zpracován, jak jsou nastaveny termíny apod. Dalším možným využitím této funkcionality je například zavedení jednoduchého servicedesku, kdy lze pomocí Vibe a task managementu evidovat a zpracovávat servisní incidenty, které opět bude do systému vzdáleně zadávat zákazník čerpající technickou podporu.

Je vidět, že produkt Vibe má opravdu široký okruh použití jak směrem do společnosti, tak jej lze využít jako nástroj spolupráce například v rozsáhlých projektech, a díky napojení na adresářovou službu lze jednoduše a bezpečně přidat externí uživatele, jako jsou partneři, zákazníci, subdodavatelé apod., a všichni používají jednotné prostředí pro spolupráci. A to jsme ani nevyjmenovali všechny vlastnosti a funkce, kterými tento produkt disponuje. Více informací o produktu lze nalézt na webových stránkách společnosti Novell na adrese www.novell.com/products/vibe/.