Ekonomický software pro malé až střední firmy nabízí solidní funkce i flexibilitu (1.)

Nabídka na českém trhu ekonomického softwaru pro vedení účetnictví a správu všech běžných agend malých či středních firem je velmi široká a najdou se zde jak velmi levné, tak často i překvapivě pružné programy. Za nevelký peníz nabízejí spoustu možností a nástrojů, jež pomohou zefektivnit fungování firem. Patří k nim také produkty společností Abra Software a Asseco Solutions.

Jak systém vybírat?
Volba nového ekonomického programu není úplně triviální záležitostí pro firmy žádné velikosti, tedy ani pro ty malé a střední, které si bez problémů vystačí s běžným řešením „krabicového typu“ – i takový produkt dnes musí být schopen pokrýt velkou škálu činnostní v rámci společnosti. Existující alternativy nabízejí tolik funkcí a možností, že často opravdu není snadné se v nich rychle zorientovat a zjistit, zda jsou schopny lépe či hůře pokrýt potřeby dané existujícími firemními procesy.

Jak dnes volba takového nástroje nejčastěji probíhá? Prvotním určujícím kritériem je obvykle cena, což na jednu stranu není až tak překvapivé, na druhou stranu by ale mělo být potenciálnímu zákazníkovi jasné, že nejnižší cena pro něj není nutně nejvýhodnější, pokud vybraný softwarový produkt neposkytne očekávaný efekt z hlediska zlepšení správy ekonomických a účetních agend, a nepřinese tak žádoucí zvýšení efektivity firemních procesů a potažmo neumožní udržet si nebo zlepšit konkurenceschopnost na trhu.

Tento problém se týká nejen nově vznikajících firem, které nasazují svůj první ekonomický systém, ale i těch zavedených a fungujících, které již narazily na omezení dosavadních aplikací, jež neumožňují dosáhnout adekvátní efektivity v rámci důležitých procesů.

Výběru softwaru je třeba věnovat náležitou pozornost i proto, že přechod na nový znamená v každém případě nutnost překonat řadu překážet v mnoha směrech. Týká se to i zdrojů, finančních i lidských, které jsou nezbytné k provedení migrace existujících dat, kdy je často nutné překonat i nemalé technické problémy a neobejde se to bez profesionální pomoci. Navíc je třeba počítat s tím, že pro nezanedbatelnou část uživatelů představuje zavedení nového softwaru nejen počáteční zaškolení (které zpravidla není zadarmo), ale i určité období sžívání se s novým systémem, které může trvat několik měsíců nebo i roky.

Z hlediska funkčnosti je třeba hodnotit nejen šíři základních možností, které se obvykle odvíjejí od dostupných modulů, které ten který výrobce nabízí, ale je třeba věnovat pozornost také jejich pružnosti a kvalitě jednotlivých klíčových funkcí. Cenu lze potom vykompenzovat volbou vhodného balíku, který bude obsahovat právě moduly, které pro svoji činnost skutečně využijete.

Kromě běžných modulů pro vedení údajů o obchodních partnerech, vedení účetnictví či daňové evidence, řízení skladů, banky, evidenci majetku atd. dnes hrají stále větší roli také funkcionality, jako jsou CRM (řízení vztahů se zákazníky), business intelligence či elektronická komunikace s úřady nebo dalšími softwarovými systémy. V neposlední řadě je důležitá také podpora ze strany výrobce, ať už zdarma poskytované služby, jako je telefonická nebo e-mailová podpora, nebo zpoplatněné další možnosti. V rámci celkových nákladů je nutné počítat i s položkami, jako je zmíněné proškolení uživatelů, potažmo uživatelské úpravy, byť v tomto segmentu trhu nepředstavují tak zásadní záležitost jako u vyspělých ERP. Po nákupu základních licencí je v následujících letech nezbytné platit také udržovací poplatky, které zajistí nejen pokračující podporu, ale především kontinuální přísun legislativních aktualizací, bez nichž by žádná firma nepřežila ani jediné účetní období.

Nabídka ekonomických programů na českém softwarovém trhu je velmi pestrá a široká, takže je velká šance, že pokud si ujasníte své požadavky a budete volbě programu věnovat patřičnou pozornost, podaří se vám je ze značné části uspokojit, aniž to bude znamenat závažné kompromisy či přítěž pro koncové uživatele. V tomto testu si představíme dva programy z české provenience, na něž se nedostalo v našem předchozím testu v letošním devátém vydání Computerworldu. Jedná se konkrétně o systémy Abra G2 společnosti Abra Software a Helios Red od firmy Asseco Solutions.

Pro oba zde popisované systémy platí, že ačkoliv svými základními cenami mohou snadno konkurovat většině běžných „krabicových“ ekonomických programů pro malé firmy, nabízejí mnohé zajímavé vlastnosti. Například Abra G2 nabízí velmi širokou škálu specializovaných modulů pro společnosti z různých odvětví, zatímco Helios Red podporuje elektronickou komunikaci a i on nabízí poměrně flexibilní funkcionalitu, byť jen v rámci standardních modulů.

Skladba základních modulů pokrývá veškeré běžné agendy využívané v segmentu malých až středních firem. Samozřejmě od větších a flexibilnějších ERP se liší v první řadě tím, že poskytují menší možnosti přizpůsobení, ale i v tomto směru mohou systémy příjemně překvapit.

Abra G2 10.01.08
Systém Abra G2 lze charakterizovat jako ERP určený pro menší společnosti, který na jedné straně nabízí běžnou základní funkcionalitu odpovídající obvyklým ekonomickým programům, ale na druhé straně jeho výrobce nabízí také některé velmi zajímavé a v tomto segmentu softwaru nepříliš časté možnosti v podobě řady specializovaných modulů.

Zatímco většina producentů krabicových ekonomických programů staví svou obchodní politiku z větší části na předpřipravených kompletech obsahujících různé moduly, Abra i u této nižší verze zůstává u přístupu, který se běžně uplatňuje v segmentu ERP – tj. nabízí sadu klíčových modulů v rámci tzv. jádra systému a ty další si lze libovolně volit přesně podle požadavků a jsou zpoplatňovány zvlášť. V rámci základu získáte funkční moduly Podvojné účetnictví, Adresář, DPH, Intrastat, Banka a Homebanking (s podporou cizích měn), Pokladna, Majetek, Prodej, Nákup, Evidence pošty, Dokumenty, Kniha jízd plus návrháře tiskových sestav, podporu přenosů dat mezi pobočkami, definovatelných položek, sledování změn, exportů a importů dat atd. K položkám v adresáři je možné přikládat také dokumenty, nechybí možnost tisku reportů a tvorby definovatelných exportů dat do řady využívaných formátů apod.

Příjemné je, že v rámci jádra je poskytován také velmi dobře navržený a univerzální modul CRM, umožňující systematicky zaznamenávat všechny akce a aktivity prováděné vůči konkrétním zákazníkům či partnerům, jako třeba telefonické rozhovory, e-maily atd. Dovoluje také plánování schůzek, telefonátů nebo snadnou evidenci zápůjček aut, zasedacích místností, prezentační techniky apod. K aktivitám lze i připojovat libovolné doklady a zobrazovat je v časovém plánu, který není nepodobný kalendáři v Outlooku, včetně barevného rozlišení, díky němuž je ihned zřejmé, jaký typ činnosti v jakém termínu má naplánován daný uživatel zadán a ostatní pracovníci. Modul je velmi flexibilní a přizpůsobitelný, takže může najít využití u firmy prakticky libovolného zaměření.

Pokud jde o zvlášť zpoplatněné moduly, tak za nepříliš vysoké příplatky můžete získat často vyžadované Sklady (metoda A i B), Mzdy či Pokladní terminál, nabídka modulů je však velmi široká a v daném segmentu softwaru nadstandardní.

Modul Sklady umožňuje evidovat na skladové kartě kromě základních dat i individuální odběratelské a dodavatelské kódy a názvy zboží, více jednotek (ks, kartón, paleta), sériová čísla, šarže, podporu čárových kódů atd. Zboží pak může být strukturováno do stromového menu s libovolným počtem úrovní včetně možnosti zařadit jedno zboží do více kategorií. Ke skladové kartě lze připojit fotografii nebo technický výkres, který pak lze zobrazit v pokladním prodeji, e-shopu, tiskových sestavách apod. Oceňování skladových zásob můžete provádět metodou FIFO nebo váženým průměrem. Na jednotlivých skladech nebo kartách lze nastavit i vyskladňování zboží, které zatím nebylo „papírově přijato“, s tím, že skladová cena je korektně dopočtena. Lze evidovat i umístění zboží ve skladu, ale pokud se často mění podle potřeby, je vhodné použít rozšiřující modul Polohované sklady určený k optimalizaci využití skladových prostor. Modul Sklady nabízí také rozhraní pro napojení na libovolný systém řízení výroby.

K dispozici jsou moduly, jako jsou dnes často žádaný Business Intelligence (umožňující provádět analýzu dat s grafy), Call Centrum, SCM (řízení dodavatelů), Projektová dokumentace či Splátkový prodej, a dále specializované moduly Výroba, Kompletace (jednoduchá montáž), Gastrovýroba (restaurační a závodní stravování) a Restaurace (stoly a účty) a další.

Například Call Centrum představuje logické rozšíření modulu CRM a ve spojení s telefonní ústřednou umožňuje rychle reagovat na každý příchozí telefonát od zákazníka – uživatel ihned vidí, kdo volá, v jakém stavu jsou jeho poslední objednávky, jakou má předplacenou službu, stejně jako zda vůči němu nejsou evidovány nepřiměřené pohledávky apod. Modul dovoluje sledovat vytížení jednotlivých operátorů či vytížení podle skupin klientů a díky možnosti fulltextového vyhledávání přes kontaktní osoby, firmy i provozovny je využitelný i bez propojení s ústřednou.

K dispozici je i modul Projektové řízení, který lze stále častěji vídat u velkých ERP, ale v systémech pro menší firmy jde o ojedinělou záležitost. Využívá agendy dostupné i v jiných modulech, ale poskytuje projektový pohled na data včetně časového pohledu na projekty pomocí tzv. Ganttových diagramů, pohledů na plánované a reálné náklady a další zdroje.

Možnosti systému rozšiřují schopnosti propojení s aplikacemi, jako jsou e-shop, docházkový software, identifikace osob a zboží, správa dokumentů, CAD systémy, servis vozidel nebo mobilní aplikace od partnerů výrobce. Kromě toho Abra dovoluje využívat skriptování a tzv. definovatelné položky a formuláře pro přizpůsobení softwaru individuálním požadavkům a navíc podporuje standard ISDOC pro elektronickou fakturaci.

Uživatelské rozhraní lze na první pohled bez nadsázky označit za příjemně vyhlížející a propracované, k jeho výhodám patří třeba možnost přizpůsobení vzhledu individuálním požadavkům – například členění agend je možné zobrazovat formou záložek na uživatelské ploše nebo stromově v menu, zvolit si způsob zobrazení či zvýraznění některých údajů atd. Nicméně ovládání programu má svá specifika a od uživatelů, kteří s Abrou dosud nepracovali, si to patrně bude žádat vyšší úsilí, než by tomu bylo u jiných programů.

Coby systém typu klient/server využívá Abra G2 bezplatný databázový server Firebird, který je velmi výkonný a zajišťuje rychlou odezvu systému i při několika současně otevřených agendách. Program lze označit za alespoň částečně multiplatformní řešení, neboť její serverovou část lze provozovat buďto pod Windows Serverem (2003, 2008), nebo na platformě Linux (jádro 2.4 a vyšší); klientská část pak běží na stanicích s Windows (XP, Vista, 7). Samozřejmě je podporován také síťový provoz a Abra nabízí také nástroje pro vzdálenou správu systému (eServis).

Verze G2 dovoluje práci maximálně pěti uživatelů současně a podporuje až tři pobočky. Výrobce v rámci ceníku nabízí i verzi pro více firem, a to buďto formou příplatku za jednu firmu, nebo koupí neomezené multilicence.

Abra G2 na rozdíl od některých jiných ekonomických programů nedovoluje vedle (podvojného) účetnictví vést současně také daňovou evidenci. K tomu je totiž určena nižší verze G1 určená samostatně výdělečným osobám, živnostníkům či malým firmám. Na druhé straně jsou zde vyspělejší varianty G3 a G4, které už představují skutečné ERP systémy se vším všudy, tedy i s vyšší flexibilitou a přizpůsobitelností zákaznickým požadavkům. Samozřejmě pak platí, že z hlediska migrace i adaptace běžných uživatelů je pak přechod na pokročilejší verzi o to snazší, že ovládání i architektura systémů vycházejí ze stejných principů.

Abra G2 je dnes díky škále dostupných modulů jedním z nejpružnějších ekonomických či ERP systémů pro menší firmy. Škála funkcí a nastavení sice není srovnatelná s možnostmi velkých ERP, nicméně dostupnost některých možností je i tak velmi lákavá. Je však třeba počítat také s tím, že díky formě licencování nadstavbových modulů může celková cena systému, jehož základ lze pořídit za přijatelné peníze, výrazně narůst.

Dokončení článku vám přineseme zítra…