ERP a business intelligence

ERP systémy, spolu s dalšími podnikovými aplikacemi typu CRM (Customer Relationship Management), podporami projektového řízení, procesními aplikacemi, DMS (Document Management Systems) a dalšími, jsou zdrojem neuvěřitelně obrovského množství dat. Data z ERP systémů se týkají nejrůznějších oblastí fungování dané organizace. Kromě značné diverzity zde máme ještě významný časový prvek, protože tato data pokrývají dlouhou historii, často delší než desetiletou. Pokud bychom chtěli z takového množství „digitálního sena“ vydolovat pověstnou „informační jehlu“ k zašívání záplat na aktuální potíže, hodily by se nám nějaké špionážní techniky.

Stojí za zmínku, že i jeden z pilířů business intelligence (BI), data miningu, má skutečně původ v technikách používaných špionážními útvary a kontrarozvědkami. Připomeňme případ, kdy deník Baltimore Sun v roce 2000 zveřejnil zprávu, jak francouzský Airbus ztratil zakázku za šest miliard dolarů pro Saudskou Arábii. Boeing tento kontrakt získal jen díky úniku informací zachycených špionážním systémem Echelon. Tento systém, umístěný v centrále NSA (National Security Agency) v Marylandu, 24 hodin denně 7 dní v týdnu monitoruje veškerou datovou i hlasovou satelitní komunikaci.

Je zřejmé, že takto obrovské množství dat není možné ukládat, na to nemá dosti velká datová centra ani NSA. Echelon proto musí data filtrovat pomocí pravidel a metod, které dokážou rychle a spolehlivě identifikovat informace, jež mohou být nějakým způsobem zajímavé či významné. Další kauza z 90. let se týkala kontraktu ve výši 1,4 miliardy dolarů za dodávku radarového systému Brazílii. Díky Echelonu zakázku získala americká společnost Raytheon namísto původně vybraného francouzského dodavatele, firmy Thomson-CSF. Tak tu máme obojí – intelligence i business.

A jak tak Echelon odhaluje tajemství jiných, jiní postupně odkrývali tajemství Echelonu. Technologie a techniky data miningu se spolu s datovými sklady (Data Warehouse), nástroji OLAP (On-line Analytical Processing), MDM (Master Data Management)  či ETL (Extract-Transform-Load) staly nosnými pilíři BI systémů.

S kanónem na vrabce?
Je zřejmé, že BI se v rámci ICT stalo samostatnou disciplínou. Pokud přijmeme definici BI ve smyslu „souboru nástrojů a postupů pro přetváření dat v informace, informací ve znalosti, které podporují dosahování primárních cílů organizace“, pak je evidentní, že nemusí jít o jednoduchou ani levnou záležitost.

Na druhou stranu, dává vůbec smysl budovat v organizaci nějaké BI systémy, pokud máme v rámci našeho ERP funkcionality pro podporu vytváření nejrůznějších reportů? Obvykle bývá tvorba reportů přímo v ERP systémech vyhrazena malému okruhu zasvěcených, případně nové reporty musí na zakázku z různých důvodů vytvářet dodavatel ERP. Často také přístup k nim má jen malý okruh zaměstnanců, a pokud střední manažer přijde s potřebou vytvořit speciální analýzu pro zlepšení práce či výkonu ve svém dílčím úseku, k relevantním vstupním informacím se přes různé překážky nedostane.

To může být pro danou organizaci velká brzda schopnosti byznysu pružně odpovídat na aktuální dění ve firmě a v jejím ekosystému (zákazníci, dodavatelé).  Pokud chceme být schopni reagovat na situaci na trhu rychle a jestliže chceme do zlepšování své tržní pozice zapojit všechny odpovědné pracovníky, pak je některá z forem BI nezbytností.

Samostatně, nebo 2v1?
Nástroje a systémy BI řada výrobců ERP systémů dodává jako samostatné moduly nebo jako jakousi integrovanou nadstavbu nad ERP, takzvané MIS (manažerské informační systémy). To se netýká jen ERP, podobné nadstavby a moduly můžeme najít i u dalších typů systémů, tj. CRM, systémů call center apod. Oproti těmto integrovaným řešením samostatně vyvíjené technologie BI, nazývané také „Best of Breed“ (doslova „nejlepší z vrhu“), lépe splňují požadavky na zahrnutí dat z dalších systémů v organizaci do požadovaných analýz i na možnosti využití těchto nástrojů širším okruhem manažerů a byznys analytiků.

Pokud jsou zdrojová data využitelná pro proaktivní řízení v organizaci distribuována ve více aplikacích a propojení nám nedovoluje jednoduchý náhled na komplexní situaci, pak je samostatné BI velkou výhodou. Do značné míry nám může pomoci, pokud dodavatel ERP systému má již s implementací BI nad tímto systémem zkušenost a jestliže ERP systém již v návrhu vlastní datové struktury s využitím BI počítá. Významně to zjednoduší vytváření datového skladu a je větší šance na to, že data z ERP systému budou využitelná i pro budoucí zpětné analýzy v rámci BI.

Přínosy integrace BI s ERP
Hlavním smyslem BI je tedy přetavení dat z ERP, případně dalších zdrojových systémů, do prediktivních analýz určených po podporu rozhodování a akceschopnosti organizace v rychle se měnícím prostředí.

Co to znamená prakticky? Především můžeme pomocí BI snadno nastavit publikaci relevantních aktuálních informací v rámci firemního portálu všem, kteří je mohou využít pro zlepšení své práce. Všichni oprávnění uživatelé vidí data hned, jakmile jsou v systémech k dispozici, a to interpretovaná ve formě informací odpovídajících jejich každodennímu rozhodování. Nepotřebují k tomu pracovat s vlastním ERP ani s jinými zdrojovými systémy, pokud je nepoužívají i k dalším úkolům. Můžeme jednoduše nastavit, kdo má přístup ke kterým informacím, a zároveň mohou analytici vytvářet vlastní náhledy, výpočty a predikce takřka on-line.

Statistiky také uvádějí, že BI ušetří asi pětinu nákladů na vytváření speciálních reportů, samozřejmě při nevyčíslitelně rychlejší a snadnější dispozici s informacemi.

S BI získá organizace schopnost reagovat na události, které teprve nastanou. Například identifikuje problém u zákazníka dříve, než na něj klient sám přijde, a předejde tak jeho naštvání či dokonce odchodu ke konkurenci. Místo tradičního pohledu na ERP systém jako nutný a zatěžující náklad se z něho díky BI stává nástroj pro vytváření zisku, mění se ve strategický zdroj. BI je tak výborným prostředkem pro další sblížení ICT s vlastním byznysem organizace.

Autorka je vedoucí servisního oddělení HELIOS Green společnosti Asseco Solutions