Řízení procesů v organizacích se stalo jakýmsi kategorickým imperativem doby. Zavádění procesního přístupu k řízení firemních činností vyžadují standardy integrovaných systémů řízení (normy řad ISO 9001, ISO 14001, ISO 20000, ISO 27000 a další), ale i oborové zvyklosti ve formě procesů vycházejících z příkladů dobré praxe. A tak jsou přirozeně kladeny požadavky implementace procesů i na systémy ERP. Výrobci ERP systémů se předhánějí v nabídce integrovaných funkcí workflow i v podpoře implementace vzorových procesů pro jednotlivé oblasti řízení podnikových zdrojů. Přesto úloha jak efektivně propojit ERP a podnikové procesy není vůbec jednoduchá.
Rodinné stříbro
Podpora procesů integrovaná v systémech ERP je v řadě případů oborově specifická. Je legrační, když výrobce ERP tvrdí, že způsob, jak určité procesy řeší v jím dodávaném systému, nám přinese konkurenční výhodu. Jako svou přidanou hodnotu prezentuje jím zpracovanou analýzu typizovaných procesů. Přitom stejný systém, stejné procesy nabízí a dodává i našim konkurentům.
Jak se v nabídce orientovat a které procesy převzít a které naopak řešit jiným způsobem a jakým? Zde je nutné vycházet ze základního principu odlišení se od konkurence v oblastech, které představují naši vlastní konkurenční výhodu, naše rodinné stříbro. Generické procesy typu likvidace faktur přijatých to jistě nebudou, ale například proces příjmu a vyřizování objednávek již může být velmi odlišný u různých organizací ve stejném oboru. Zde se už projevují specifika a odlišnosti dané strategií firmy, její filosofií přístupu k zákazníkům i specifickými možnostmi realizace zakázek.
Vejce nebo slepice
Ať již vybíráme nový nebo upgradujeme existující ERP systém, vždy řešíme otázku, čemu dáme přednost. Jedna možnost je nejprve s co největší podrobností popsat všechny relevantní podnikové procesy a podle těchto specifikací ERP následně vybírat, případně ERP systém s použitím menšího či většího násilí ohýbat směrem k naší dokonalé procesní mapě. Opačný extrém představuje téměř 100% převzetí procesů předdefinovaných vybraným ERP systémem. Připomíná to klasickou hádanku o tom, co bylo dříve, zda vejce, nebo slepice.
Pokud jsme na začátku dobře zvážili, které procesy jsou pro nás klíčové, a požadujeme pro ně specifické řešení, máme napůl vyhráno. U všech ostatních procesů se nám s největší pravděpodobností vyplatí přizpůsobit se ERP systému, který nám v ostatních parametrech vyhoví nejlépe.
Naopak procesy specifické pro danou organizaci budeme potřebovat implementovat individuálně, odlišně od běžného řešení. Navíc musíme zvážit další požadavky na tyto klíčové procesy, zejména nároky na jejich dostupnost a také předpokládanou dynamiku jejich změn, která bude logicky vyplývat z charakteru byznysu dané organizace. Klíčové procesy bývají zpravidla nejen specifické, ale také kritické. To znamená, že v případě výpadku ICT systémů, jež tyto procesy podporují, budou vážně ohroženy byznysové cíle organizace.
Zkušenosti ukazují, že pouštět se do výběru nového ERP nebo změn v existujícím systému s cílem těsnější integrace ERP a podnikových procesů bez základní procesní analýzy nelze. Je ale důležité rozlišit, jakou míru detailu postihneme pro klíčové, kritické procesy a pro procesy standardní. Standardní procesy není obvykle potřeba ani detailně modelovat, postačí jejich základní popis a určení klíčových rolí. Specifické klíčové procesy je naopak potřeba zmapovat a popsat co možná nejpodrobněji včetně vytvoření procesního a informačního modelu s použitím vhodného nástroje.
Řešení specifických procesů
Známe naše specifické klíčové procesy a máme je popsány s dostatečnou mírou detailu. Jakým způsobem je implementovat? Možností máme několik a hodně závisí i na schopnostech zvoleného ERP systému. Vyspělejší ERP systémy poskytují značnou flexibilitu, především nastavení workflow, rozšiřování datového, resp. informačního modelu o zákazníkem definované položky a rozhraní pro napojení procesu na další systémy, např. samostatné systémy CRM (Customer Relationship Management), mailserver, redakční systémy a spisové služby CMS (Content Management Systems) apod.
Další variantou je vývoj rozšíření ERP systému na zakázku. Tato eventualita je velmi nákladná a navíc představuje značné riziko při updatech a upgradech základního ERP systému, kdy si často vyžádá další vícepráce. Stejná nevýhoda se projeví i při realizaci každého požadavku byznysu na změnu daného procesu.
V současné době se začíná ve větší míře prosazovat i další způsob realizace specifických podnikových procesů, a to použití nástrojů BPM (Business Process Management). S jejich pomocí se konkrétní proces vytvoří mimo ERP i mimo další v organizaci existující systémy, je s nimi ale těsně propojen prostřednictvím volání a sdílení služeb a dat. Řešení pomocí nástrojů BPM přináší řadu výhod, především velkou flexibilitu a schopnost rychle reagovat na měnící se požadavky byznysu na proces. Další velkou výhodou je dokonalý přehled o průběhu jednotlivých instancí procesu, a tím daná možnost řídit procesy v reálném čase. Nástroje BPM často disponují nadstavbami pro uživatelsky jednoduché definování byznys pravidel nad procesy a pro provádění podrobných analýz průběhu instancí procesu. ICT podpora procesů se tak velmi úzce propojuje s vlastním řízením byznysu.
Požadavky na ERP
Plánujeme-li hned při prvotní implementaci nebo i později propojit ERP systém s BPM řešením, je potřeba zahrnout do požadavků na ERP i požadavky na otevřenost systému, která tuto integraci umožní. Je výhoda, pokud ERP systém dokáže poskytovat určité služby prostřednictvím standardizovaného rozhraní tzv. web services. Zároveň je vhodné pro organizaci uvažující o rozvoji svých ICT systémů směrem k většímu využití BPM přijmout integrační koncepci SOA (servisně orientované architektury), která ve spojení s BPM řešením významně zvyšuje flexibilitu a řiditelnost procesů a dat, resp. informací a usnadňuje správu těchto systémů.
Autorka je vedoucí servisního oddělení systémů Helios firmy Asseco Solutions
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU