ERP: Nervový systém pro obec

Informační systém pro subjekty veřejné správy se obvykle člení do tří celků podle oblastí, které se jejich prostřednictvím řeší.

Jedním z nich je územní subsystém, jehož hlavní částí je registr obyvatel. Ke své práci jej využívají zejména lidé z matriky a ohlašovny, protože právě k nim směřují všichni, v jejichž životě nastala změna, ať už jde o sňatek, narození dítěte nebo změnu bydliště. Na rozdíl od matriky ohlašovna musí být v rámci každé obce.

Registr obyvatel musí být doplněn územně identifikačním registrem, který dokáže člověka přiřadit k určité adrese. V jeho databázi lze najít objekty, ulice, části města, čísla popisná… Moduly registr obyvatel a územně identifikační modul jsou proto jakási siamská dvojčata, která se nikdy nevyskytují jeden bez druhého.

Registr obyvatel také dokáže generovat vazby na rodinné příslušníky, trvalé pobyty, historii stěhování konkrétního občana či úmrtí. Je tedy evidentní, proč právě na něj navazuje matrika, jejímž prostřednictvím jsou vytvářeny matriční listy, tedy list rodný, oddací či úmrtní. Hned ve chvíli, kdy se narodíme, nás zanesou do matriky, a tím se navždy dostáváme do centrálního registru obyvatel.

Ze spárů informačního systému ven nám nepomůže ani změna jména třeba při příležitosti svatby. Hned po obřadu je nutné zajít na matriku, kde novomanželům vytisknou oddací list, a poté je nutné požádat o změnu občanského průkazu.

Jako každý dospělý občan jsme (nebo bychom měli být) rádi, že máme právo volit. Avšak k tomu, aby se volby mohly vůbec konat, je také nutný informační systém.  Na registr obyvatel je proto navázaný modul organizace voleb, který eviduje voliče, řídí tisk volebních lístků a vše ostatní, co se voleb týká. Systém organizuje volby do všech orgánů veřejné správy a pro jistotu je již připravená i administrativa pro přímou volbu prezidenta.

Ekonomický subsystém
Další je ekonomický subsystém. Využívá jej nejvíce finanční odbor. Obsahuje například modul pohledávky a místní poplatky, který logicky navazuje na registr obyvatel. Lze tak získat například údaje o plátci, jako zda se nepřestěhoval či nezemřel. Prostřednictvím informačního systému také lze najít samozřejmě dlužníka. Pokud se domnívá, že se jej povinnost platit netýká, je na omylu. Systém dlužníky bezpečně eviduje a ti se následně mohou těšit na setkání se submodulem vymáhání pohledávek.

Na pohledávky a místní poplatky je dále navázána banka a pokladna. Občan si tedy může vybrat, zda poplatek uhradí v hotovosti na místě nebo bezhotovostně přes svoji banku. Na mnoha úřadech je dnes už k dispozici také terminál umožňující platbu kartou.
Jestliže instituce dostane od občana peníze, je třeba je zaúčtovat. To se děje díky další součásti systému, modulu účetnictví.

Protože však úřad musí peníze i vydávat, existují submoduly jako kniha došlých faktur a objednávky. A když už je všechno v elektronické podobě, ani schvalování se samozřejmě nemůže odehrávat jinak. A modul, který to řeší, se jmenuje prostě schvalování.

Obec se musí nebo by se aspoň měla starat o svůj rozvoj. Proto má pro každý rok rozpočet, s nímž hospodaří. Informační systém má za úkol jej hlídat. Chcete například nové lavičky, ale dlužíte za navýšený svoz odpadu? Bohužel, letos se musí zaplatit za úklid a lavičky budou až za rok…

Obec musí také každý rok předložit závěrečný účet, který je nutné vyvěsit na úřední desce. Ten je vytvořen v modulu účetnictví, který též prostřednictvím XML komunikuje s finančním úřadem a převede údaje do Excelu, aby byly k dispozici občanům. Obec má také povinnost předávat měsíční a čtvrtletní výkazy, které se sestavují v modulu výkaznictví, o svém hospodaření do centrálního registru – CSUIS, což řeší další modul, účetnictví státu – přenosy.

Pokud mluvíme o elektronické komunikaci s nejrůznějšími institucemi, nesmíme zapomenout na tu, která se týká sociálních dávek. Tu mají obce, které sociální dávky lidem vyplácejí. Jejich informační systém tak musí umět komunikovat se státním systémem „OK nouze“. Díky této komunikaci obecní systém přesně ví, komu se dávky vyplácejí, v jaké výši a také jakou formou, zda na účet nebo v hotovosti.

Součástí subsystému ekonomika je i modul majetek, který je pro obce v současné době velmi důležitý. Od letoška totiž mají obce podobně jako podnikatelé povinnost odepisovat majetek, a to i historicky. Například pro budovy to platí až desítky let zpětně. Do konce letošního roku tak musí být v systému zadány příslušné údaje, přičemž systém musí tzv. „dooprávkovat“ předchozí roky a připravit skutečnost pro ty další. Přitom je systém skutečně neocenitelným pomocníkem, protože povinnost je povinnost a jinak by pracovníci úřadů museli tuto agentu dělat ručně.

Správní subsystém
Další částí systému je správní subsystém, který využívá především stavební úřad.

Velké obce mají v systému také celou agendu, týkající se výherních hracích automatů a také řešení přestupků. To obojí má opět vazbu na pohledávky a místní poplatky.

Všechno, o čem jsme tady hovořili, má společného jmenovatele, a to vazbu na spisovou službu. Ta zajišťuje pořádek v dokumentaci napříč všemi odděleními a na úřadech už nyní zavádí povinně.

Ačkoli všechny moduly v informačním systému mohou pracovat samostatně, jejich význam spočívá zejména ve využití vzájemných vazeb.



Autorky jsou konzultantky systému Helios Fenix společnosti Asseco Solutions