ERP: Podívat se na les z výšky

Pojmy business intelligence (BI) a kontroling se významově poněkud překrývají a můžeme se setkat s různými definicemi. Nicméně úkolem jich obou je porozumět firemním procesům, tak aby manažer dokázal při svém rozhodování reagovat na měnící se prostředí.

Controlling i BI vycházejí z poměrně jednoduché základní myšlenky: každá firma během své činnosti shromažďuje data. Ta lze díky speciálním nástrojům zkombinovat tak, abychom dostali pohled, který není v běžném provozu zřejmý. Data tak dokážeme využít k získání přidané hodnoty pro firmu. Nástroje, které nám tento typ práce s daty umožňují, mají mít maximální efekt při relativně nevelké finanční a časové náročnosti. Co tedy kontroling nebo business intelligence umožňují?

To hlavní je zpracování minulé zkušenosti a z ní vycházející předpověď budoucnosti. Konkrétně může jít o nákupní chování zákazníků, platební morálku odběratelů, vyhodnocování skutečnosti proti plánu, určení klíčových oblastí konkrétního podnikání či provozu a přiměřenou reakci na aktuální odchylky mezi plánem a skutečností.

Zatím stále hovoříme o obou těchto nástrojích jedním dechem. Ovšem ačkoli oba slouží podobnému účelu, totožné nejsou. Business intelligence je určena pro práci s rozsáhlými daty, často obchodními, kde využíváme technologii OLAP datových kostek a matematickou statistiku nástrojů data miningu. V oblasti ekonomiky bývá dat méně a přísné požadavky financí vedou k používání analytického aparátu controllingu.

BI na houby
Výborným příkladem řešení ve smyslu BI může být předpovědní model sestavený s použitím databáze hub. Každá houba je popsána řadou atributů, jako jsou barva, vůně, tvar klobouku, sukénka… a také zda je jedlá nebo nejedlá. Databáze byla náhodně rozpůlena. Na první její části, řekněme učící, byly odpozorovány atributy hub, které nejlépe souvisejí s jejich jedlostí či nejedlostí. Takto vytvořenému expertnímu modelu pak byly předloženy houby ze druhé poloviny databáze, aby označil jejich poživatelnost.

Zkontrolovat, jak se to modelu povedlo, bylo snadné, vždyť informace o faktické jedlosti/nejedlosti byla součástí databáze. Ukázalo se, že tento nástroj BI zafungoval s přesností více než 99 procent. Ovšem i jedno procento chyb by mohlo mít v případě přípravy smaženice fatální následky, takže houby si raději necháme posoudit živým expertem – houbařem.

BI model  však klidně použijeme na obchodní rozhodnutí, kde 99% pravděpodobnost například návratnosti prostředků je opravdu vysoká.

Na rozdíl od BI kontroling analyticky zpracovává celou ekonomiku firmy se všemi jejími provozními vazbami. Umožňuje tak rozhodování na základě zodpovězení otázek:
Co jsme získali? Co nás to stálo? A jaký je tedy výsledek. Nebo také jaký majetek vlastníme? Evidujeme svou povinnost někomu něco zaplatit? Máme dostat něco od někoho zaplaceno? A zpřesňující: Který den kolik peněz dostaneme? Který den kolik peněz vydáme? A jak na tom tedy s penězi budeme? A podobně…

Cílem je uchopit ekonomická data, tak aby manažerovi účinně pomáhala v řízení firmy, nejen aby sloužila povinnému účetnictví.

Velké maličkosti
Ať jde o obchod či ekonomiku, tedy o BI či kontroling, je cílem sledovat fungování firmy z nadhledu. Je to jako situace, kdy jdete lesem a vidíte kolem sebe jen změť větví. Teprve když máte možnost vznést se nahoru a podívat se z výšky, spatříte, jak les vypadá jako celek, kudy do něj vedou cesty a kde celku prospěje vysazení školky či kde můžete naopak kácet.

Jak BI, tak kontroling jsou zásadními nástroji k řízení firmy a ve většině případů slouží především vrcholovým manažerům. Ačkoli je každý z nástrojů zaměřen na poněkud jinou oblast dat, princip práce je u obou v podstatě stejný. Pracují s OLAP kostkami, datovými sklady, analýzou a předpovědí, BI častěji s data miningem.

Za zmínku stojí i některé „praktické maličkosti“. Například business intelligence řešení umožňují snadné převedení výsledků do Excelu, protože řada manažerů je zvyklá v Excelu pracovat a může mít důvod v něm ještě něco doupravit. Příjemným doplňkem k BI jsou i takzvané gadgety na plochu počítače.

Díky jednomu z nich například může mít manažer na očích průběžně vývoj několika důležitých ukazatelů, které si snadno nastaví do malé tabulky – gadgetu, aniž je denně musí hledat v systému. Může jít o stavy skladů, prodeje dne či měsíce apod. Je to vlastně takové „okénko“ do ekonomického systému.

Jak kontroling, tak business intelligence jsou však jen pomůcky pro manažerské mozky. Oba nástroje jim pomáhají vidět situaci ve firmě z potřebného nadhledu. Rozhodnutí na základě dodaných výstupů je ale vždy jen a jen na lidech.

Autorka je manažerka komunikace společnosti Asseco Solutions